Cualquier institución o negocio necesita dinero para seguir funcionando y ofrecer sus servicios. La salud pública no es una excepción. La optimización del ciclo de ingresos ayuda a garantizar que la empresa procese a los pacientes de manera eficiente y complete los procesos de facturación con la misma rapidez. Es importante lograr un equilibrio entre el funcionamiento de un mecanismo de pago bien engrasado y la provisión de suficiente atención a los pacientes. Hoy, te enseñaremos cómo lograrlo.
La guía de JetBase para la optimización del ciclo de ingresos te enseñará cómo superar los desafíos comunes en la gestión del ciclo de ingresos (RCM). Abordaremos las mejores prácticas que ajustan los ciclos de ingresos, así como desglosaremos los componentes centrales del RCM. Como suele ser el caso, depender de la tecnología moderna es la mejor manera de obtener resultados estelares.
¿Qué es la optimización del ciclo de ingresos en la atención médica?
En pocas palabras, la optimización de la gestión del ciclo de ingresos es una colección de acciones que una empresa toma para mejorar la eficacia del procesamiento de pacientes y la facturación. No se trata de apresurar al paciente a través del sistema hospitalario, sino de hacer que el lado burocrático de las cosas sea menos apremiante.
Cosas como la verificación de seguros, la presentación de reclamaciones y montones y montones de papeleo son molestias, tanto para el hospital como para el paciente. Simplificar estos procesos y permitir que los médicos se centren en el tratamiento y alivien la mente de los pacientes es un beneficio doble. La optimización del ciclo de ingresos aquí no es solo automatizar pasos, sino dar al personal las herramientas para hacer que sus propios esfuerzos sean más eficientes.
La importancia de la optimización del ciclo de ingresos
Aunque los informes muestran un aumento general de hasta el 15% en los ingresos hospitalarios y mejores márgenes, es crucial entender que esto es el resultado de un arduo trabajo. Las instituciones que logran aprovechar la optimización del ciclo de ingresos en la atención médica y minimizar los gastos tienden a obtener grandes ganancias. Sin embargo, aquellas que permiten que los gastos se salgan de control reportan pérdidas de hasta varios miles de millones al año.
Es difícil exagerar el valor de eliminar pasos innecesarios y aumentar los márgenes, especialmente cuando los números hablan por sí solos. Utilizando inteligencia artificial (IA) o capacitación continua del personal, una empresa médica debería poder reinventar sus operaciones y orientarlas hacia mayores ingresos.
Cómo la automatización y la IA mejoran la optimización del ciclo de ingresos
Las tecnologías de automatización e IA están revolucionando la optimización del ciclo de ingresos en la atención médica al agilizar los procesos administrativos, reducir el error humano y acelerar el ciclo de ingresos general. Con el advenimiento del aprendizaje automático y la automatización robótica de procesos (RPA), tareas como la facturación de pacientes, la gestión de reclamaciones y el procesamiento de pagos pueden automatizarse, liberando valiosos recursos humanos para roles más estratégicos.
Por ejemplo, el análisis impulsado por IA puede predecir denegaciones y automatizar reenvíos, aumentando la probabilidad de reclamaciones exitosas. Además, la IA puede analizar grandes conjuntos de datos para descubrir ineficiencias en la optimización del ciclo de ingresos, ofreciendo conocimientos accionables que mejoran el flujo de efectivo y reducen los días de cuentas por cobrar (AR).
Casos de uso de la optimización del ciclo de ingresos:
- Gestión de denegaciones de reclamaciones: un hospital que utiliza IA para analizar datos históricos de reclamaciones puede predecir qué reclamaciones tienen más probabilidades de ser denegadas. Al automatizar el proceso de reenvío con medidas correctivas, el hospital reduce la tasa de denegación en un 20% y mejora la recuperación de ingresos.
- Automatización de la facturación de pacientes: un gran proveedor de atención médica integra RPA en su sistema de facturación para generar y enviar facturas automáticamente. Al automatizar este proceso, la organización reduce los errores de facturación manual en un 30% y disminuye el tiempo que tardan los pacientes en recibir sus facturas en un 50%.
- Análisis predictivo impulsado por IA: una clínica de tamaño mediano adopta la IA para predecir el comportamiento de pago de los pacientes basándose en datos históricos. La clínica utiliza esta información para ofrecer planes de pago personalizados, aumentando la tasa de cobro de pacientes en un 25% y reduciendo los saldos pendientes.
- Verificación de elegibilidad automatizada: una organización de atención médica utiliza RPA para automatizar las verificaciones de elegibilidad de seguros. Esto ahorra tiempo al personal administrativo y garantiza que las reclamaciones se presenten con detalles de cobertura precisos, reduciendo las reclamaciones rechazadas en un 15%.
Puntos útiles:
- Automatización del procesamiento de reclamaciones: las herramientas impulsadas por IA pueden marcar automáticamente las reclamaciones para una resolución rápida, reduciendo significativamente el tiempo de respuesta para los reembolsos.
- Análisis predictivo: la IA puede identificar patrones en las denegaciones y el comportamiento de pago de los pacientes, permitiendo a los proveedores de atención médica ajustar los procesos de manera proactiva.
- Reducción de errores: la automatización minimiza la entrada manual de datos, reduciendo los errores humanos que pueden resultar en costosas denegaciones de reclamaciones.
- Automatización de pagos de pacientes: las herramientas de IA pueden enviar recordatorios de pago automatizados a los pacientes y ofrecer planes de pago personalizados, mejorando las tasas de cobro.
Influencia del COVID-19 en la optimización del ciclo de ingresos
La pandemia de COVID-19 ha tenido un profundo impacto en la optimización del ciclo de ingresos en la atención médica, obligando a muchas organizaciones a reevaluar sus procesos financieros e implementar soluciones más ágiles y basadas en tecnología. Con el aumento de la adopción de la telemedicina, los nuevos requisitos de codificación y los volúmenes fluctuantes de pacientes, los ciclos de ingresos se volvieron más complejos.
A medida que los proveedores de atención médica lidiaban con estos cambios, la automatización y la IA surgieron como herramientas críticas para agilizar la facturación, el procesamiento de reclamaciones y la participación del paciente. Esto aceleró el cambio hacia la transformación digital, donde los equipos de facturación remotos, la gestión de denegaciones impulsada por IA y los reembolsos por telemedicina se convirtieron en prácticas estándar.
| Área de influencia | Impacto del COVID-19 |
|---|---|
| Facturación de telemedicina | Nuevas regulaciones de codificación y modelos de reembolso introducidos. |
| Retrasos en los pagos | Mayor responsabilidad financiera del paciente debido al desempleo. |
| Eficiencia en el procesamiento de reclamaciones | Mayor demanda de automatización para procesar volúmenes crecientes de reclamaciones. |
| Cambios en la dotación de personal | Cambio a equipos de facturación y codificación remotos para la eficiencia de costos. |
| Gestión de denegaciones | Aumento de denegaciones por regulaciones nuevas y complejas y errores de codificación. |
Conocimientos valiosos:
- El COVID-19 aceleró la necesidad de la IA en la facturación de telemedicina, garantizando el cumplimiento de las regulaciones que cambian rápidamente.
- Las herramientas de automatización se han vuelto cruciales para gestionar equipos remotos y agilizar tareas como los reenvíos de reclamaciones y la participación del paciente.
- La pandemia impulsó a las organizaciones de atención médica hacia una planificación financiera más proactiva, dependiendo en gran medida del análisis de datos en tiempo real para pronosticar tendencias de ingresos y riesgos de pago.
Componentes clave de la gestión del ciclo de ingresos
Para mejorar la gestión del ciclo de ingresos, deberá tener en cuenta sus componentes clave. Antes de discutir los obstáculos y métodos del proceso, hablemos de esos componentes y por qué son importantes.
Programación y registro de pacientes
Desde el momento en que un paciente decide usar sus servicios, la optimización del ciclo de ingresos comienza a surtir efecto. Demasiadas instituciones hacen tedioso el acto de programar una cita médica o completar el papeleo. Esto desperdicia un tiempo precioso y, por lo tanto, dinero. Es importante usar plantillas simples y sistemas en línea para esto con el fin de reducir el tiempo esperado de visita.
Verificación y autorización de seguros
El seguro es una parte vital de los procedimientos médicos hoy en día, con un 92.1 por ciento de los estadounidenses usándolo en algún momento durante el año. Por lo tanto, es importante crear integraciones que procesen automáticamente el seguro de un paciente. Estas deben verificar que la póliza esté activa y que el paciente esté autorizado para usarla.
Tales integraciones deben ser escalables y admitir la verificación de muchos pacientes a la vez. Esto es más fácil de lograr con una infraestructura en la nube. También le permitirá almacenar todos los datos relevantes de una manera que los haga accesibles a todas las ramas de su institución. El uso de tales soluciones multipropósito es la esencia de la optimización de la gestión del ciclo de ingresos.
Codificación médica y captura de cargos
La codificación médica consiste en asignar códigos abreviados a procedimientos médicos estándar, lo que facilita su registro y seguimiento. Lo que, a su vez, lleva a la parte de captura de cargos de la optimización del ciclo de ingresos. Esto implica leer los datos del código para calcular los servicios prestados y compilar una factura.
Crear un sistema que extraiga automáticamente información de una base de datos basada en la abreviatura acelerará todo el proceso. De manera similar, si ciertos servicios se proporcionan a menudo en grupo, tiene sentido crear preajustes que calculen tales agrupaciones. Por ejemplo, un paciente al que se le extrae sangre probablemente se le hará un análisis de sangre específico, lo que resultará en un código agrupado.
Presentación y gestión de reclamaciones
En un mundo ideal, presentar una reclamación a las compañías de seguros de sus pacientes sería pan comido. Puede crear soluciones que rellenen automáticamente la información de un paciente y enumeren los servicios que ha prestado. Sin embargo, un error en este paso podría llevar a que una reclamación se empantanara en la burocracia y fuera rechazada varias veces antes de que finalmente se apruebe.
Por eso es importante combinar soluciones automatizadas, que dependan de la tecnología, y la capacitación del personal si desea mejorar la gestión del ciclo de ingresos. Priorizar la fusión de las habilidades de los empleados con su software y la racionalización de las partes rutinarias del trabajo es el enfoque ideal.
Contabilización y conciliación de pagos
Este paso del ciclo consiste en recibir una compensación, contabilizarla y compararla con las cantidades adeudadas. En ese punto, es vital no solo detectar una discrepancia, sino entender cómo ocurrió y cómo se puede solucionar de la manera más eficiente. Aquí le mostramos cómo mejorar la gestión del ciclo de ingresos en esta etapa: considere el análisis de IA.
Estas herramientas pueden ayudar a clasificar rápidamente los pagos e información entrantes. No solo detectarán la diferencia entre los números esperados y los números recibidos. También pueden comprender las declaraciones de las aseguradoras y resumirlas para resaltar los problemas rápidamente.
Así, acelera las resoluciones y evita la larga espera de un reembolso completo.
Gestión de denegaciones y apelaciones
En ocasiones, durante el ciclo, un hospital recibe denegaciones de reclamaciones. Obviamente, no es una opción simplemente dejar las facturas sin pagar, y esto requiere una apelación. Para este paso, la optimización del ciclo de ingresos en la atención médica comienza por comprender las razones comunes de las denegaciones. Esto se puede hacer con un análisis de datos a largo plazo.
Luego, cuando sepa claramente cuáles son las denegaciones de reclamaciones más comunes, sus soluciones pueden automatizar partes del proceso de apelación. De esta manera, cada denegación no cuesta tanto tiempo y la interrupción de su ciclo regular es mínima.
Facturación y cobros de pacientes en la optimización del ciclo de ingresos
Una vez procesadas todas las reclamaciones y pagos del seguro, es posible que un paciente aún tenga algunas deudas pendientes con el hospital. Este último paso del ciclo implica sumarlas y cobrarlas. En el sentido de la optimización del ciclo de ingresos, es una de las áreas más desafiantes, ya que el factor humano la hace impredecible.
Sin embargo, se puede simplificar con plantillas de facturas y avisos de cobro automáticos.
Desafíos comunes en la gestión del ciclo de ingresos
Como en cualquier proceso complejo, la RCM tiene sus propios riesgos y problemas únicos. Abordarlos es una parte esencial de la optimización del ciclo de ingresos, así que conozcamos los principales. Aunque es posible que te enfrentes a algunos únicos, estos cinco son los problemas estándar que la mayoría de las instituciones médicas encuentran.
Procesos ineficientes
Esto puede ir desde flujos de trabajo completamente desorganizados hasta procesos que podrían ajustarse solo un 5 o 10% para alcanzar la perfección. Independientemente de la escala, la optimización del ciclo de ingresos en la atención médica dicta que debe encontrar formas de agilizar cada proceso. Desde el cálculo de pagos hasta el envío de reclamaciones, es crucial reducir el tiempo y el esfuerzo excesivos.
Capacitación inadecuada del personal
El factor humano puede influir enormemente en su resultado final, ya que los empleados no cualificados no aprovecharán al máximo las herramientas y técnicas avanzadas que usted les proporcione. Por eso, la optimización de ingresos en la atención médica requiere mejoras continuas en su personal. Desde la capacitación in situ hasta guías completas, es importante ofrecer opciones de aprendizaje variadas.
De esta manera, se acelera el ciclo de ingresos, se previenen errores e incluso se mejora la seguridad. Un empleado familiarizado con el sistema no dejará datos expuestos accidentalmente. Además, pueden crear su propio flujo de trabajo óptimo para finalizar las tareas de pago extra rápidamente.
Problemas de cumplimiento y regulación
El procesamiento de pagos inevitablemente implicará datos sensibles del paciente, los cuales están sujetos a HIPAA, GDPR y similares. Como resultado, su optimización del ciclo de ingresos debe tener en cuenta que deben hacerse ciertas concesiones.
Esto implica el almacenamiento de datos, lo que significa que es posible que no pueda conservar la información de pago. Por lo tanto, su personal debe volver a ingresar los datos si un paciente regresa para más procedimientos, creando un trabajo adicional.
Limitaciones tecnológicas
Muchos hospitales funcionan con sistemas y hardware heredados, lo que dificulta una verdadera optimización del ciclo de ingresos. Después de todo, es limitado lo que se puede hacer sin modernizarlo todo. La renovación del sistema puede ser costosa inicialmente, pero crea mucho valor y oportunidades a largo plazo. Además, puede ahorrar subcontratando el trabajo a un equipo cualificado.
Dificultades de pago del paciente
A veces, los pacientes se muestran reacios a pagar o simplemente carecen de fondos. Navegar estas complicaciones es una necesidad, y se pueden tomar medidas para mitigar la desaceleración. Por un lado, es posible ofrecer pagos a plazos con un software automatizado que maneje el proceso.
Los hospitales también pueden configurar alertas para recordar a los pacientes las facturas vencidas. No es la parte más glamorosa de la optimización del ciclo de ingresos, pero es crucial de todos modos.
Mejores prácticas para la optimización del ciclo de ingresos
Ahora que describimos algunos de los desafíos comunes, consideremos cómo enfrentarlos. Aquellos que deseen saber cómo mejorar el ciclo de ingresos pueden simplemente seguir estos métodos para reorientar sus sistemas. Las soluciones basadas en tecnología limitarán el tiempo de procesamiento de pagos y acelerarán las partes burocráticas del ciclo. Siga leyendo para saber cómo.
Mejora del flujo de trabajo
Si bien es común que los miembros del personal tengan sus propios enfoques únicos para el trabajo, sigue siendo importante establecer pautas generales. Estas deben incluir consejos sobre cómo eliminar pasos adicionales y distribuir tareas para que la carga de trabajo de todos sea equitativa. La optimización de ingresos en la atención médica asume que todos operan en conjunto, como un mecanismo bien engrasado.
Transformación digital
Olvídese del papel y los sistemas analógicos si realmente quiere optimizar. Lleve sus sistemas en línea o, mejor aún, aproveche la computación en la nube. No solo garantizará que su información esté segura y respaldada, sino que también le permitirá utilizar soluciones modernas de alta velocidad.
La optimización del ciclo de ingresos en la atención médica no puede ocurrir sin una tecnología nueva que elimine los procesos obsoletos.
Formación y desarrollo del personal
Es importante que sus empleados se mantengan al día con cualquier cambio que realice en los sistemas internos. Puede comenzar enseñando a los empleados cómo navegar por los sistemas a diario. Pero recuerde también capacitarlos para lidiar con errores y desafíos. También es importante escuchar los comentarios de los empleados a medida que se familiarizan con sus soluciones digitales.
Son actores vitales en su optimización del ciclo de ingresos, y debe satisfacer sus necesidades e ideas.
Mejora de la codificación médica
No estamos sugiriendo que abandone su sistema de codificación en busca de la optimización de ingresos en la atención médica, ni mucho menos. En su lugar, intégrelos con su sistema de pago. Debería ser posible calcular automáticamente la factura de un paciente en segundos a partir de los procedimientos enumerados.
La gestión de combinaciones específicas de códigos que tienden a emparejarse entre sí también es una forma de acelerar el procesamiento de códigos.
Implementación de soluciones de Inteligencia Artificial (IA)
Otro punto en la adopción de tecnología para la optimización del ciclo de ingresos es el uso de la IA para procesar datos de manera más eficiente y automatizar pasos del ciclo. Esto puede incluir una comunicación sencilla con los pacientes, como recordatorios de pago o publicación de reclamaciones de seguros.
De manera similar, una IA entrenada puede manejar cómodamente el registro básico de pacientes o el registro de códigos, siguiendo las plantillas que usted establezca.
Aprovechamiento del análisis de datos
El análisis a gran escala puede ayudarle a comprender mejor el ciclo de pagos y encontrar formas de ajustarlo. Desde el análisis de las tasas de pago de seguros hasta la identificación de los aspectos que consumen más tiempo en el procesamiento de pagos, el análisis le proporciona datos concretos y una base sobre la cual construir. También ayuda a prevenir la fuga de ingresos, donde los ingresos potenciales se pierden debido a pagos no realizados o a un procesamiento ineficiente.
Automatización de la contabilización y conciliación de pagos
Hablando de eso, no es sorprendente que automatizar tareas repetitivas sea la forma más fácil de optimizar el ciclo de ingresos. No necesita que el personal envíe rutinariamente facturas y avisos cuando el software puede manejar este proceso perfectamente bien.
El desarrollo personalizado para la atención médica está fácilmente disponible y le ahorrará incontables horas y dinero.
Implementación de un sistema de gestión de reclamaciones
Con miles de pacientes al día, los grandes hospitales deberían buscar formas de agilizar su comunicación con las compañías de seguros. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de reclamaciones, que ofrece formas de acelerar la presentación y el procesamiento de las reclamaciones.
El sistema debería permitirle ver fácilmente el estado de muchas reclamaciones a la vez, filtrarlas y realizar acciones masivas.
Medición del éxito de la optimización del ciclo de ingresos
Una vez que implemente estas prácticas para la optimización del ciclo de ingresos en la atención médica, es importante evaluar su efecto en su institución. Obviamente, querrá ver mejoras importantes como resultado de estos cambios. A continuación, le indicamos cómo rastrearlos y manejar el período posterior a la optimización.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) a seguir
Existe un conjunto estándar de KPI que le ayudará a evaluar qué tan bien funciona su sistema. No los enumeraremos todos, sino solo los más importantes, como:
- El primero refleja cuánto tiempo le toma recibir un pago en promedio. Esto significa que una métrica más baja es ideal, ya que significa un flujo de caja rápido y eficiente sin tiempo dedicado a apelaciones.
- La segunda estadística es similar, ya que las reclamaciones limpias son aquellas que simplemente se pagan a pedido. No se ven obstaculizadas por apelaciones o denegaciones. Si su número aumenta, usted hizo bien la optimización del ciclo de ingresos.
Por el contrario, las tasas de apelación/denegación deben mantenerse lo más bajas posible por razones obvias. Si está utilizando un sistema automatizado, es probable que las vea disminuir.
Sin embargo, también podría tener sentido ajustar los algoritmos para ver si más cambios los reducirán aún más.
Por último, las deudas incobrables son aquellas que quedan impagas permanentemente y usted no quiere que aumenten, nunca. Una vez que implemente algunas prácticas de optimización del ciclo de ingresos en la atención médica, las deudas incobrables deberían disminuir permanentemente.
Evaluaciones de rendimiento periódicas
Si bien los KPI muestran qué tan bien funciona su sistema y cuánto lo beneficia, dijimos anteriormente que los empleados son igual de esenciales para la optimización del ciclo de ingresos. Es crucial incluir verificaciones de rendimiento y asegurarse de que el personal se mantenga al día con el sistema cambiado.
No importa cuánta automatización realice, deben proporcionar un trabajo de alta calidad para impulsar los KPI.
Planes de mejora continua
No se detenga después de una sola ronda de mejoras, ya que las actualizaciones de software programadas regularmente pueden mantener las métricas en la dirección correcta. Esto se trata tanto de implementar nuevas funciones como simplemente de reconfigurar su software de vez en cuando para probar cosas nuevas. Su optimización del ciclo de ingresos puede dar excelentes resultados de inmediato, pero experimentar es una gran oportunidad para mejorarlos.
Si desea que la optimización de su ciclo de ingresos sea exitosa, puede recurrir a un equipo con experiencia. JetBase ha pasado más de una década creando soluciones personalizadas y ayudando a empresas con transformaciones digitales. Podemos implementar funciones de IA para su ciclo de ingresos, mejorarlo con análisis de datos y llevar su empresa a la nube. Contáctenos ahora para comenzar a trabajar en su proyecto.
Costos de optimización del ciclo de ingresos en el sector sanitario
Optimizar el ciclo de ingresos en el sector sanitario conlleva inversiones a corto plazo y beneficios de ahorro de costes a largo plazo. La implementación de herramientas de automatización, análisis basados en IA y programas de formación exhaustivos para los equipos de facturación requiere un desembolso financiero inicial, pero los beneficios en eficiencia y la reducción de los costes operativos suelen justificar el gasto.
Los costes típicos incluyen la adquisición de software, la personalización para flujos de trabajo específicos y el mantenimiento continuo del sistema. Sin embargo, los ciclos de ingresos optimizados reducen los días de cuentas por cobrar, mejoran las tasas de aprobación de reclamaciones y aumentan los cobros de pagos de pacientes, lo que resulta en mejoras financieras significativas para las organizaciones de atención médica.
| Elemento de Costo | Inversión Estimada |
|---|---|
| Software de Automatización | $50,000 - $200,000 (dependiendo del tamaño y alcance del proveedor) |
| Herramientas de Análisis de IA | $25,000 - $100,000 para herramientas avanzadas de análisis predictivo |
| Capacitación de Empleados | $10,000 - $50,000 para capacitación en nuevos sistemas y procesos |
| Mantenimiento y Soporte | 10-20% de los costos de software anualmente para el mantenimiento del sistema |
| ROI de la Optimización | Reducción del 20-40% en días AR, mejora en las tasas de cobro |
Perspectivas valiosas sobre los costos de optimización del ciclo de ingresos:
- El costo inicial de la automatización puede ser elevado, pero las organizaciones de atención médica suelen ver un retorno de la inversión (ROI) dentro del primer año a través de reembolsos más rápidos y una reducción de errores.
- Los conocimientos impulsados por la IA ofrecen beneficios de costos a largo plazo al mejorar la gestión de denegaciones y permitir una previsión más precisa, reduciendo el riesgo financiero.
- Un programa de optimización del ciclo de ingresos bien implementado puede reducir los costos operativos al automatizar tareas repetitivas y disminuir las necesidades de personal para la facturación y el procesamiento de reclamaciones.
