Optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé : Huit façons pour votre entreprise

toute institution ou entreprise a besoin d'argent pour continuer à fonctionner et fournir ses services. La santé publique ne fait pas exception. L'optimisation du cycle de revenus aide à s'assurer que l'entreprise traite les patients efficacement et se conforme aux processus de facturation tout aussi rapidement. Il est important de trouver un équilibre entre le fonctionnement d'un mécanisme de paiement bien huilé et la fourniture de soins suffisants aux patients. Aujourd'hui, nous allons vous apprendre comment faire exactement cela.

Le guide de JetBase pour l'optimisation du cycle de revenus vous apprendra à surmonter les défis courants de la gestion du cycle de revenus (RCM). Nous aborderons les meilleures pratiques qui resserrent les cycles de revenus, ainsi que les composants clés du RCM. Comme c'est souvent le cas, s'appuyer sur la technologie moderne est le meilleur moyen d'obtenir des résultats exceptionnels.

En termes simples, l'optimisation de la gestion du cycle de revenus est un ensemble d'actions qu'une entreprise entreprend pour améliorer l'efficacité du traitement des patients et de la facturation. Il ne s'agit pas de précipiter le patient à travers le système hospitalier, mais plutôt de rendre le côté bureaucratique des choses moins pressant.

Des éléments tels que la vérification des assurances, la soumission de réclamations et des tonnes de paperasse sont des tracas, tant pour l'hôpital que pour le patient. Rationaliser ces processus et laisser les médecins se concentrer sur le traitement et apaiser l'esprit des patients constitue un double avantage. L'optimisation du cycle de revenus ici ne consiste pas seulement à automatiser des étapes, mais à donner au personnel les outils pour rendre ses propres efforts plus efficaces.

Alors que les rapports montrent une augmentation générale allant jusqu'à 15 % des revenus hospitaliers et de meilleures marges, il est crucial de comprendre que cela résulte d'un travail acharné. Les institutions qui parviennent à tirer parti de l'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé et à minimiser les dépenses ont tendance à gagner gros. Toutefois, celles qui laissent les dépenses s'emballer enregistrent des pertes pouvant atteindre plusieurs milliards par an.

Il est difficile de surestimer la valeur de l'élimination des étapes excessives et de l'augmentation des marges, surtout lorsque les chiffres parlent d'eux-mêmes. En utilisant l'intelligence artificielle (IA) ou une formation continue du personnel, une entreprise médicale devrait être en mesure de réinventer ses opérations et de les orienter vers un revenu plus élevé.

Les technologies d'automatisation et d'IA révolutionnent l'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé en rationalisant les processus administratifs, en réduisant les erreurs humaines, et en accélérant le cycle de revenus global. Avec l'avènement de l'apprentissage automatique et de l'automatisation des processus robotiques (RPA), des tâches telles que la facturation des patients, la gestion des réclamations et le traitement des paiements peuvent être automatisées, libérant des ressources humaines précieuses pour des rôles plus stratégiques.

Par exemple, des analyses alimentées par l'IA peuvent prédire des refus et automatiser les re-soumissions, augmentant la probabilité de succès des réclamations. De plus, l'IA peut analyser d'énormes ensembles de données pour découvrir des inefficacités dans l'optimisation du cycle de revenus, offrant des informations exploitables qui améliorent le flux de trésorerie et réduisent les jours de créances (AR).

Cas d'utilisation de l'optimisation du cycle de revenus :

1. Gestion des refus de réclamation : Un hôpital qui utilise l'IA pour analyser les données historiques des réclamations peut prédire quelles réclamations sont les plus susceptibles d'être refusées. En automatisant le processus de re-soumission avec des mesures correctives, l'hôpital réduit le taux de refus de 20 % et améliore la récupération des revenus.
2. Automatisation de la facturation des patients : Un grand fournisseur de soins de santé intègre la RPA dans son système de facturation pour générer et envoyer automatiquement des factures. En automatisant ce processus, l'organisation réduit les erreurs de facturation manuelles de 30 % et réduit le temps que les patients prennent pour recevoir leurs factures de 50 %.
3. Analytique prédictive alimentée par l'IA : Une clinique de taille moyenne adopte l'IA pour prédire les comportements de paiement des patients en fonction des données historiques. La clinique utilise cette information pour offrir des plans de paiement personnalisés, augmentant le taux de recouvrement des patients de 25 % et réduisant les soldes impayés.
4. Vérification d'éligibilité automatisée : Une organisation de santé utilise la RPA pour automatiser les vérifications d'éligibilité des assurances. Cela fait gagner du temps au personnel administratif et garantit que les réclamations sont soumises avec des détails de couverture précis, réduisant ainsi les réclamations rejetées de 15 %.

Points utiles :

• Automatisation du traitement des réclamations : Les outils alimentés par l'IA peuvent marquer automatiquement les réclamations pour une résolution rapide, réduisant considérablement le temps de traitement des remboursements.
• Analytique prédictive : L'IA peut identifier des modèles dans les refus et les comportements de paiement des patients, permettant aux fournisseurs de soins de santé d'ajuster proactivement leurs processus.
• Réduction des erreurs : L'automatisation minimise la saisie manuelle des données, réduisant les erreurs humaines qui peuvent entraîner des rejets de réclamations coûteuses.
• Automatisation des paiements des patients : Les outils d'IA peuvent envoyer des rappels de paiement automatisés aux patients et offrir des plans de paiement personnalisés, améliorant les taux de recouvrement.

La pandémie de COVID-19 a eu un impact profond sur l'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé, obligeant de nombreuses organisations à réévaluer leurs processus financiers et à mettre en œuvre des solutions plus agiles et axées sur la technologie. Avec l'adoption accrue de la télésanté, de nouvelles exigences de codage et des volumes de patients fluctuants, les cycles de revenus sont devenus plus complexes.

Alors que les fournisseurs de soins de santé luttaient avec ces changements, l'automatisation et l'IA sont devenues des outils essentiels pour rationaliser la facturation, le traitement des réclamations et l'engagement des patients. Cela a accéléré le passage à la transformation numérique, où les équipes de facturation à distance, la gestion des refus alimentée par l'IA et les remboursements de télémédecine sont devenus des pratiques standard.

Informations précieuses :

• La COVID-19 a accéléré le besoin d'IA dans la facturation de télésanté, assurant la conformité avec des réglementations en évolution rapide.
• Les outils d'automatisation sont devenus cruciaux pour gérer les équipes à distance et rationaliser des tâches telles que les re-soumissions de réclamations et l'engagement des patients.
• La pandémie a poussé les organisations de santé à adopter une planification financière plus proactive, en s'appuyant fortement sur l'analyse des données en temps réel pour prévoir les tendances de revenus et les risques de paiement.

Pour améliorer la gestion du cycle de revenus, vous devrez tenir compte de ses composants clés. Avant de discuter des difficultés et des méthodes du processus, discutons de ces composants et de leur importance.

Planification et enregistrement des patients

Dès qu'un patient décide d'utiliser vos services, l'optimisation du cycle de revenus commence à se mettre en place. Trop d'institutions rendent la prise de rendez-vous ou le remplissage de la paperasse fastidieux. Cela entraîne un gaspillage de temps précieux et, par conséquent, d'argent. Il est important d'utiliser des modèles simples et des systèmes en ligne pour réduire le temps attendu avant la visite. 

Vérification et autorisation d'assurance

L'assurance fait partie intégrante des procédures médicales de nos jours, 92,1 % des Américains l'utilisant à un moment donné de l'année. Il est donc important de créer des intégrations qui traitent automatiquement l'assurance d'un patient. Celles-ci doivent vérifier que la police est active et que le patient est autorisé à l'utiliser.

De telles intégrations doivent être évolutives et prendre en charge la vérification de plusieurs patients à la fois. Cela est plus facile à réaliser avec une infrastructure cloud. Cela vous permettra également de stocker toutes les données pertinentes de manière à ce qu'elles soient accessibles à toutes les branches de votre institution. Utiliser de telles solutions polyvalentes est l'essence même de l'optimisation de la gestion du cycle de revenus.

Codage médical et capture des charges

Le codage médical consiste à attribuer des codes abrégés à des procédures médicales standard, facilitant ainsi leur enregistrement et leur suivi. Ce qui, à son tour, mène à la capture des charges dans l'optimisation du cycle de revenus. Cela implique la lecture des données de code pour calculer les services rendus et établir une facture.

Créer un système qui extrait automatiquement des informations d'une base de données en fonction des abréviations accélérera l'ensemble du processus. De même, si certains services sont souvent fournis en groupe, créer des présélections qui calculent de tels regroupements a du sens. Par exemple, un patient qui se fait faire une analyse de sang aura probablement des examens sanguins spécifiques, entraînant un code groupé.

Soumission et gestion des réclamations

Dans un monde idéal, soumettre une réclamation aux compagnies d'assurance de vos patients serait un jeu d'enfant. Vous pouvez créer des solutions qui remplissent automatiquement les informations d'un patient et répertorient les services que vous avez fournis. Cependant, une erreur à cette étape pourrait entraîner un enlisement d'une réclamation dans la bureaucratie et un rejet multiple avant qu'elle ne soit finalement acceptée.

C'est pourquoi il est important de combiner des solutions automatisées et technologiques avec une formation du personnel si vous souhaitez améliorer la gestion du cycle de revenus. Prioriser un mélange de compétences des employés avec votre logiciel et rationaliser les parties routinières du travail est l'approche idéale.

Publication et rapprochement des paiements

Cette étape du cycle consiste à recevoir des compensations, à les additionner et à les comparer aux montants dus. À ce stade, il est vital non seulement de détecter une divergence, mais aussi de comprendre comment elle s'est produite et comment elle peut être résolue de la manière la plus efficace. Voici comment améliorer la gestion du cycle de revenus à ce stade : envisagez une analyse basée sur l'IA.

De tels outils peuvent aider à trier rapidement les paiements et informations entrants. Ils ne se contenteront pas de repérer la différence entre les montants prévus et les montants reçus. Ceux-ci peuvent également comprendre les états des assureurs et les résumer pour mettre en évidence les problèmes rapidement. 

Ainsi, vous accélérerez les résolutions et éviterez l'attente prolongée d'un remboursement complet.

Gestion des refus et appels

Il arrive qu'au cours du cycle, un hôpital reçoive des refus de réclamation. Il est évidemment hors de question de laisser des factures impayées, ce qui nécessite un appel. Pour cette étape, l'optimisation du cycle de revenus de la santé commence par comprendre les raisons courantes des refus. Cela peut être fait par une analyse de données à long terme.

Ensuite, lorsque vous savez clairement quelles réclamations sont les plus souvent refusées, vos solutions peuvent automatiser les parties du processus d'appel. De cette façon, chaque refus ne prend pas autant de temps, et la perturbation de votre cycle normal est minimale.

Facturation des patients et recouvrements dans l'optimisation du cycle de revenus

Lorsque toutes les réclamations et les paiements d'assurance sont traités, il est possible qu'un patient ait encore des dettes envers l'hôpital. Cette dernière étape du cycle consiste à les additionner et à les recouvrer. En matière d'optimisation du cycle de revenus, c'est l'un des domaines les plus difficiles car le facteur humain le rend imprévisible. 

Cependant, cela peut être simplifié avec des modèles de factures et des avis de recouvrement automatiques.

Comme c'est le cas avec tout processus complexe, la gestion du cycle de revenus (RCM) présente ses propres risques et problèmes uniques. Les aborder est une partie essentielle de l'optimisation du cycle de revenus, alors familiarisons-nous avec les problèmes fondamentaux. Bien que vous puissiez être confronté à certains problèmes uniques, ces cinq là sont les problèmes standard auxquels la plupart des établissements médicaux sont confrontés.

Processus inefficaces

Cela peut aller de flux de travail complètement désorganisés à des processus qui pourraient être resserrés de seulement 5 à 10 % pour atteindre la perfection. Quelle que soit l'ampleur, l'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé dicte que vous devez trouver des moyens de rationaliser chaque processus. Que ce soit pour calculer les paiements ou envoyer des réclamations, il est essentiel de réduire le temps et les efforts excessifs.

Formation du personnel inadéquate

Le facteur humain peut influencer considérablement vos résultats, car des employés peu qualifiés n'exploiteront pas au mieux les outils et techniques avancés que vous leur donnez. C'est pourquoi l'optimisation des revenus dans le secteur de la santé nécessite des améliorations continues de votre personnel. De la formation sur site aux guides complets, il est important d'offrir des options d'apprentissage variées.

De cette manière, vous accélérez le cycle de revenus, prévenez les erreurs et même améliorez la sécurité. Un employé familier avec le système ne laissera pas accidentellement les données exposées. De plus, il peut créer son propre flux de travail optimal pour terminer les tâches de paiement plus rapidement.

Problèmes de conformité et réglementaires

Le traitement des paiements impliquera inévitablement des données sensibles des patients, qui relèvent des réglementations HIPAA, GDPR et autres. Par conséquent, votre optimisation du cycle de revenus doit tenir compte du fait que certains compromis doivent être faits. 

Cela implique le stockage des données, ce qui signifie que vous ne pourrez peut-être pas conserver les informations de paiement. Par conséquent, votre personnel devra réintroduire les données si un patient revient pour d'autres procédures, créant ainsi un travail supplémentaire.

Limitations technologiques

Beaucoup d'hôpitaux fonctionnent avec des systèmes et du matériel obsolètes, rendant l'optimisation réelle du cycle de revenus difficile. Après tout, il y a une limite à ce que vous pouvez faire sans tout moderniser. La refonte du système peut initialement coûter cher, mais elle crée beaucoup de valeur et d'opportunités à long terme. De plus, vous pouvez économiser en sous-traitant le travail à une équipe qualifiée.

Difficultés de paiement des patients

Parfois, les patients sont réticents à payer ou manquent tout simplement de fonds. Naviguer dans ces complications est une nécessité, et vous pouvez prendre des mesures pour atténuer le ralentissement. Pour commencer, il est possible de proposer des paiements échelonnés avec des logiciels automatisés s'occupant du processus. 

Les hôpitaux peuvent également mettre en place des alertes pour rappeler aux patients leurs factures en retard. Ce n'est pas la partie la plus brillante de l'optimisation du cycle de revenus, mais néanmoins cruciale.

Maintenant que nous avons décrit certains des défis courants, examinons comment y faire face. Ceux qui souhaitent savoir comment améliorer le cycle de revenus peuvent simplement suivre ces méthodes pour réorienter leurs systèmes. Les solutions basées sur la technologie limiteront le temps de traitement des paiements et accéléreront les parties bureaucratiques du cycle. Lisez la suite pour découvrir comment.

Amélioration des flux de travail

Bien qu'il soit courant que les membres du personnel aient leurs propres approches uniques au travail, il est toujours important d'établir des lignes directrices générales. Celles-ci devraient inclure des conseils sur l'élimination des étapes superflues et la répartition des tâches afin que la charge de travail de chacun soit équitable. L'optimisation des revenus dans le secteur de la santé suppose que tout le monde fonctionne en tandem, comme un mécanisme bien huilé.

Transformation numérique

Oubliez le papier et les systèmes analogiques si vous voulez vraiment optimiser. Mettez vos systèmes en ligne ou, mieux encore, profitez de l'informatique en nuage. Cela garantira non seulement que vos informations sont sauvegardées en toute sécurité, mais vous permettra également d'utiliser des solutions modernes et à haute vitesse. 

L'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé ne peut pas se faire sans des technologies nouvelles coupant des processus obsolètes.

Formation et développement du personnel

Il est important que vos employés suivent le rythme de tout changement que vous apportez aux systèmes internes. Vous pouvez commencer par apprendre aux employés à naviguer dans les systèmes au quotidien. Mais n'oubliez pas de les former également à gérer les erreurs et les défis. Il est important d'écouter également les retours des employés à mesure qu'ils s'habituent à vos solutions numériques. 

Ils sont des acteurs essentiels de votre optimisation du cycle de revenus, et vous devez prendre en compte leurs besoins et leurs idées.

Amélioration du codage médical

Nous ne suggérons pas d'abandonner votre système de codage à la recherche d'une optimisation des revenus dans le secteur de la santé, loin de là. Au lieu de cela, intégrez-les à votre système de paiement. Il devrait être possible de calculer automatiquement la facture d'un patient en quelques secondes après l'exécution des procédures listées. 

Gérer des combinaisons spécifiques de codes qui ont tendance à s'associer est également un moyen d'accélérer le traitement des codes.

Mise en œuvre de solutions d'intelligence artificielle (IA)

Un autre point sur l'adoption de la technologie pour l'optimisation du cycle de revenus est l'utilisation de l'IA pour traiter les données plus efficacement et automatiser des étapes du cycle. Cela peut inclure une communication simple avec les patients, comme des rappels de paiement ou la publication de réclamations d'assurance. 

De même, une IA formée peut facilement gérer l'enregistrement de base des patients ou l'enregistrement des codes, en suivant les modèles que vous avez définis.

Exploitation des analyses de données

Les analyses à grande échelle peuvent vous aider à mieux comprendre le cycle de paiement et à trouver des moyens de l'accélérer. De l'analyse des taux de paiement des assurances à l'identification des aspects les plus chronophages du traitement des paiements, l'analytique vous donne des données concrètes et un socle sur lequel bâtir. Cela aide également à prévenir les fuites de revenus, où des revenus potentiels sont perdus en raison de paiements manqués ou d'un traitement inefficace.

Automatisation de la publication et du rapprochement des paiements

À cet égard, il n'est pas surprenant que l'automatisation des tâches répétitives soit la façon la plus simple de procéder à l'optimisation du cycle de revenus. Vous n'avez pas besoin de faire envoyer régulièrement des factures et des avis par votre personnel lorsque le logiciel peut s'occuper de ce processus sans problème. 

Le développement personnalisé pour le secteur de la santé est facilement accessible et vous fera économiser d'innombrables heures ainsi que de l'argent.

Mise en œuvre d'un système de gestion des réclamations

Avec des milliers de patients par jour, les grands hôpitaux devraient rechercher des moyens de rationaliser leur communication avec les compagnies d'assurance. C'est là qu'intervient le logiciel de gestion des réclamations, offrant des moyens d'accélérer la soumission et le traitement des réclamations. 

Le système devrait vous permettre de voir facilement le statut de plusieurs réclamations à la fois, de les filtrer et d'effectuer des actions en masse.

Après avoir mis en œuvre ces pratiques pour l'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé, il est important d'évaluer leur impact sur votre institution. Vous souhaitez évidemment observer des améliorations majeures à la suite de ces changements. Voici comment suivre ces améliorations et gérer la période post-optimisation.

Indicateurs clés de performance (KPI) à suivre

Il existe un ensemble standard de KPI qui vous aidera à évaluer le bon fonctionnement de votre système. Nous ne listerons pas tous, mais seulement les plus importants, tels que :

• Le premier reflète combien de temps il vous faut en moyenne pour recevoir un paiement. Cela signifie qu'un indicateur plus bas est idéal, car cela signifie un flux de trésorerie rapide et efficace sans temps passé sur des appels.
• La deuxième statistique est similaire, car les réclamations propres sont celles qui sont simplement payées sur demande. Elles ne sont pas alourdies par des appels ou des refus. Si leur nombre augmente, vous avez bien optimisé le cycle de revenus.

En revanche, les taux d'appels/refus doivent être maintenus aussi bas que possible pour des raisons évidentes. Si vous utilisez un système automatisé, vous devriez probablement les voir diminuer. 

Cependant, il peut également être judicieux d'ajuster les algorithmes pour voir si d'autres changements permettront de les faire baisser encore plus.

Enfin, les mauvaises créances sont celles qui restent impayées de manière permanente et vous ne voulez jamais les voir augmenter. Une fois que vous avez mis en œuvre certaines pratiques d'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé, les mauvaises créances devraient diminuer durablement.

Évaluations régulières des performances

Bien que les KPI montrent comment fonctionne votre système et à quel point il vous profite, nous avons dit plus tôt que les employés sont tout aussi essentiels à l'optimisation du cycle de revenus. Il est crucial d'inclure des contrôles de performance et de s'assurer que le personnel suit le rythme du système modifié. 

Peu importe combien d'automatisation vous faites, ils doivent fournir un travail de haute qualité afin de renforcer les KPI.

Plans d'amélioration continue

Ne vous arrêtez pas après un seul tour d'améliorations, car des mises à jour logicielles régulières peuvent maintenir les indicateurs dans la bonne direction. Il s'agit non seulement d'implémenter de nouvelles fonctionnalités, mais aussi simplement de reconfigurer votre logiciel de temps en temps pour tester de nouvelles choses. Votre optimisation du cycle de revenus peut donner d'excellents résultats immédiatement, mais expérimenter est une excellente occasion de les améliorer.

Si vous souhaitez que votre optimisation du cycle de revenus soit un succès, vous pouvez faire appel à une équipe expérimentée. JetBase a passé plus d'une décennie à créer des solutions personnalisées et à aider les entreprises avec des transformations numériques. Nous pouvons implémenter des fonctionnalités d'IA pour votre cycle de revenus, l'améliorer grâce à des analyses de données et amener votre entreprise dans le cloud. Contactez-nous dès maintenant pour commencer à travailler sur votre projet.

Optimiser le cycle de revenus dans le secteur de la santé comporte à la fois des investissements à court terme et des bénéfices économiques à long terme. La mise en œuvre d'outils d'automatisation, d'analytique basée sur l'IA, et de programmes de formation complets pour les équipes de facturation nécessite un investissement initial, mais les retours en efficacité et la réduction des coûts opérationnels justifient souvent cette dépense.

Les coûts typiques incluent l'acquisition de logiciels, la personnalisation pour des flux de travail spécifiques, et la maintenance continue du système. Cependant, des cycles de revenus optimisés réduisent les jours de créance, améliorent les taux d'approbation des réclamations et renforcent les recouvrements de paiements des patients, entraînant des améliorations financières significatives pour les organisations de santé.

Informations précieuses sur les coûts de l'optimisation du cycle de revenus :

• Le coût initial de l'automatisation peut être élevé, mais les organisations de santé voient généralement un retour sur investissement (ROI) dans la première année grâce à des remboursements plus rapides et à la réduction des erreurs.
• Les insights alimentés par l'IA offrent des avantages économiques à long terme en améliorant la gestion des refus et en permettant des prévisions plus précises, réduisant le risque financier.
• Un programme d'optimisation du cycle de revenus bien mis en œuvre peut réduire les coûts opérationnels en automatisant des tâches répétitives et en abaissant les besoins en personnel pour la facturation et le traitement des réclamations.