Optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé : Huit façons pour votre entreprise

Toute institution ou entreprise a besoin d'argent pour fonctionner et fournir ses services. La santé publique ne fait pas exception. L'optimisation du cycle de revenus permet de s'assurer que l'entreprise traite les patients efficacement et gère les processus de facturation tout aussi rapidement. Il est important de trouver un équilibre entre le fonctionnement d'un mécanisme de paiement bien huilé et la prestation de soins suffisants aux patients. Aujourd'hui, nous allons vous apprendre comment y parvenir.

Le guide de JetBase sur l'optimisation du cycle de revenus vous apprendra comment surmonter les défis courants de la gestion du cycle de revenus (RCM). Nous aborderons les meilleures pratiques qui resserrent les cycles de revenus, ainsi que les composants essentiels du RCM. Comme c'est souvent le cas, s'appuyer sur la technologie moderne est le meilleur moyen d'obtenir des résultats stellaires.

En termes simples, l'optimisation de la gestion du cycle de revenus est un ensemble d'actions qu'une entreprise entreprend pour améliorer l'efficacité du traitement des patients et de la facturation. Il ne s'agit pas de faire passer le patient rapidement par le système hospitalier, mais plutôt de rendre le côté bureaucratique des choses moins contraignant.

Des éléments comme la vérification de l'assurance, la soumission des réclamations et des tonnes et des tonnes de paperasse sont des tracas, tant pour l'hôpital que pour le patient. Rationaliser ces processus et permettre aux médecins de se concentrer sur le traitement et de rassurer les patients présente un double avantage. L'optimisation du cycle de revenus ici ne consiste pas seulement à automatiser les étapes, mais à donner au personnel les outils nécessaires pour rendre leurs propres efforts plus efficaces.

Bien que les rapports montrent une hausse générale allant jusqu'à 15 % des revenus hospitaliers et de meilleures marges, il est crucial de comprendre que c'est le résultat d'un travail acharné. Les institutions qui parviennent à tirer parti de l'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé et à minimiser les dépenses ont tendance à gagner gros. Cependant, celles qui laissent les dépenses échapper à tout contrôle signalent des pertes allant jusqu'à plusieurs milliards par an.

Il est difficile de surestimer la valeur de la suppression des étapes superflues et de l'augmentation des marges, surtout lorsque les chiffres parlent d'eux-mêmes. En utilisant l'intelligence artificielle (IA) ou la formation continue du personnel, une entreprise médicale devrait être en mesure de réinventer ses opérations et de les orienter vers des revenus plus élevés.

Les technologies d'automatisation et d'IA révolutionnent l'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé en rationalisant les processus administratifs, en réduisant les erreurs humaines et en accélérant le cycle de revenus global. Avec l'avènement de l'apprentissage automatique et de l'automatisation robotique des processus (RPA), des tâches telles que la facturation des patients, la gestion des réclamations et le traitement des paiements peuvent être automatisées, libérant ainsi des ressources humaines précieuses pour des rôles plus stratégiques.

Par exemple, les analyses basées sur l'IA peuvent prédire les refus et automatiser les nouvelles soumissions, augmentant ainsi la probabilité de réclamations réussies. De plus, l'IA peut analyser de vastes ensembles de données pour déceler les inefficacités dans l'optimisation du cycle de revenus, offrant des informations exploitables qui améliorent les flux de trésorerie et réduisent les jours de comptes débiteurs (AR).

Cas d'utilisation de l'optimisation du cycle de revenus :

1. Gestion des refus de réclamations : Un hôpital qui utilise l'IA pour analyser les données historiques de réclamations peut prédire quelles réclamations sont les plus susceptibles d'être refusées. En automatisant le processus de nouvelle soumission avec des mesures correctives, l'hôpital réduit le taux de refus de 20 % et améliore le recouvrement des revenus.
2. Automatisation de la facturation des patients : Un grand fournisseur de soins de santé intègre la RPA dans son système de facturation pour générer et envoyer automatiquement les factures. En automatisant ce processus, l'organisation réduit les erreurs de facturation manuelles de 30 % et diminue de 50 % le temps nécessaire aux patients pour recevoir leurs factures.
3. Analyse prédictive basée sur l'IA : Une clinique de taille moyenne adopte l'IA pour prédire les comportements de paiement des patients en fonction des données historiques. La clinique utilise cette information pour proposer des plans de paiement personnalisés, augmentant le taux de recouvrement des patients de 25 % et réduisant les soldes impayés.
4. Vérification automatisée de l'éligibilité : Une organisation de soins de santé utilise la RPA pour automatiser les vérifications d'éligibilité à l'assurance. Cela fait gagner du temps au personnel administratif et garantit que les réclamations sont soumises avec des détails de couverture précis, réduisant les réclamations rejetées de 15 %.

Points utiles :

• Automatisation du traitement des réclamations : Les outils basés sur l'IA peuvent marquer automatiquement les réclamations pour une résolution rapide, réduisant considérablement le délai de remboursement.
• Analyse prédictive : L'IA peut identifier des modèles dans les refus et les comportements de paiement des patients, permettant aux prestataires de soins de santé d'ajuster les processus de manière proactive.
• Réduction des erreurs : L'automatisation minimise la saisie manuelle des données, réduisant les erreurs humaines qui peuvent entraîner des rejets de réclamations coûteux.
• Automatisation du paiement des patients : Les outils d'IA peuvent envoyer des rappels de paiement automatisés aux patients et proposer des plans de paiement personnalisés, améliorant les taux de recouvrement.

La pandémie de COVID-19 a eu un impact profond sur l'optimisation du cycle de revenus dans le secteur de la santé, obligeant de nombreuses organisations à réévaluer leurs processus financiers et à mettre en œuvre des solutions plus agiles et axées sur la technologie. Avec l'augmentation de l'adoption de la télésanté, les nouvelles exigences de codage et les volumes de patients fluctuants, les cycles de revenus sont devenus plus complexes.

Alors que les prestataires de soins de santé étaient aux prises avec ces changements, l'automatisation et l'IA sont apparues comme des outils essentiels pour rationaliser la facturation, le traitement des réclamations et l'engagement des patients. Cela a accéléré le passage à la transformation numérique, où les équipes de facturation à distance, la gestion des refus basée sur l'IA et les remboursements de télémédecine sont devenus des pratiques courantes.

Informations précieuses :

• Le COVID-19 a accéléré le besoin d'IA dans la facturation de la télésanté, garantissant la conformité avec des réglementations en évolution rapide.
• Les outils d'automatisation sont devenus cruciaux pour gérer les équipes à distance et rationaliser des tâches telles que les nouvelles soumissions de réclamations et l'engagement des patients.
• La pandémie a poussé les organisations de soins de santé vers une planification financière plus proactive, en s'appuyant fortement sur l'analyse de données en temps réel pour prévoir les tendances des revenus et les risques de paiement.

Pour améliorer la gestion du cycle de revenus, vous devrez tenir compte de ses composants clés. Avant d'aborder les obstacles et les méthodes du processus, examinons ces composants et pourquoi ils sont importants.

Planification et enregistrement des patients

Dès l'instant où un patient décide d'utiliser vos services, l'optimisation du cycle de revenus commence à prendre effet. Trop d'institutions rendent l'acte de prendre un rendez-vous chez le médecin ou de remplir les formulaires fastidieux. Cela fait perdre un temps précieux et, par conséquent, de l'argent. Il est important d'utiliser des modèles simples et des systèmes en ligne pour cela afin de réduire le temps d'attente prévu.

Vérification et autorisation d'assurance

L'assurance est une partie vitale des procédures médicales de nos jours, avec 92,1 % des Américains l'utilisant à un moment donné de l'année. Ainsi, il est important de créer des intégrations qui traitent automatiquement l'assurance d'un patient. Celles-ci devraient vérifier que la police est active et que le patient est autorisé à l'utiliser.

De telles intégrations doivent être évolutives et prendre en charge la vérification pour de nombreux patients à la fois. Cela est plus facile à réaliser avec une infrastructure cloud. Cela vous permettra également de stocker toutes les données pertinentes de manière à les rendre accessibles à toutes les branches de votre institution. L'utilisation de telles solutions polyvalentes est l'essence même de l'optimisation de la gestion du cycle de revenus.

Codage médical et capture des charges

Le codage médical consiste à attribuer des codes abrégés aux procédures médicales standard, ce qui facilite leur enregistrement et leur suivi. Ce qui, à son tour, mène à la partie capture des charges de l'optimisation du cycle de revenus. Cela implique de lire les données de code pour calculer les services rendus et établir une facture.

La création d'un système qui extrait automatiquement les informations d'une base de données en fonction de l'abréviation accélérera l'ensemble du processus. De même, si certains services sont souvent fournis en groupe, la création de préréglages qui calculent de tels regroupements est judicieuse. Par exemple, un patient qui se fait prélever du sang subira probablement des analyses sanguines spécifiques, ce qui entraînera un code groupé.

Soumission et gestion des réclamations

Dans un monde idéal, la soumission d'une réclamation aux compagnies d'assurance de vos patients serait un jeu d'enfant. Vous pouvez créer des solutions qui remplissent automatiquement les informations d'un patient et répertorient les services que vous avez fournis. Cependant, une erreur à cette étape pourrait entraîner l'enlisement d'une réclamation dans la bureaucratie et son rejet à plusieurs reprises avant qu'elle ne soit finalement acceptée.

C'est pourquoi il est important de combiner des solutions automatisées et technologiques avec la formation du personnel si vous souhaitez améliorer la gestion du cycle de revenus. Prioriser la fusion des compétences des employés avec votre logiciel et rationaliser les parties routinières du travail est l'approche idéale.

Comptabilisation et rapprochement des paiements

Cette étape du cycle consiste à recevoir une compensation, à la totaliser et à la comparer aux montants dus. À ce stade, il est vital non seulement de repérer une divergence, mais de comprendre comment elle s'est produite et comment elle peut être corrigée le plus efficacement possible. Voici comment améliorer la gestion du cycle de revenus à ce stade : envisagez l'analyse par l'IA.

De tels outils peuvent aider à trier rapidement les paiements entrants et les informations. Ils ne feront pas que repérer la différence entre les chiffres attendus et les chiffres reçus. Ils peuvent également comprendre les relevés des assureurs et les résumer pour mettre rapidement en évidence les problèmes.

Ainsi, vous accélérez les résolutions et évitez la longue attente d'un remboursement complet.

Gestion des refus et des appels

Parfois, au cours du cycle, un hôpital reçoit des refus de réclamations. Il n'est évidemment pas possible de simplement laisser les factures impayées, et cela nécessite un appel. Pour cette étape, l'optimisation du cycle de revenus des soins de santé commence par la compréhension des raisons courantes de refus. Cela peut être fait avec une analyse de données à long terme.

Ensuite, lorsque vous savez clairement quels refus de réclamations sont les plus courants, vos solutions peuvent automatiser certaines parties du processus d'appel. De cette façon, chaque refus ne coûte pas autant de temps, et la perturbation de votre cycle régulier est minimale.

Facturation et recouvrement des patients dans l'optimisation du cycle de revenus

Lorsque toutes les réclamations et les paiements d'assurance sont traités, il est possible qu'un patient ait encore des dettes impayées envers l'hôpital. Cette dernière étape du cycle consiste à les totaliser et à les recouvrer. En matière d'optimisation du cycle de revenus, c'est l'un des domaines les plus difficiles, car le facteur humain le rend imprévisible.

Cependant, cela peut être simplifié avec des modèles de réclamations de factures et des avis de recouvrement automatiques.

Comme tout processus complexe, le RCM a ses propres risques et problèmes. Les aborder est une partie essentielle de l'optimisation du cycle de revenus, alors apprenons à connaître les principaux. Bien que vous puissiez être confronté à des défis uniques, ces cinq sont les problèmes standard que la plupart des institutions médicales rencontrent.

Processus inefficaces

Cela peut aller de flux de travail complètement désorganisés à des processus qui pourraient être améliorés de seulement 5 à 10 % pour atteindre la perfection. Quelle que soit l'échelle, l'optimisation du cycle de revenus des soins de santé vous oblige à trouver des moyens de rationaliser chaque processus. Du calcul des paiements à l'envoi des réclamations, il est crucial de réduire le temps et les efforts excessifs.

Formation inadéquate du personnel

Le facteur humain peut grandement influencer votre résultat net, car des employés non qualifiés ne tireront pas le meilleur parti des outils et techniques avancés que vous leur donnez. C'est pourquoi l'optimisation des revenus dans le secteur de la santé exige des améliorations continues de votre personnel. De la formation sur site aux guides complets, il est important d'offrir des options d'apprentissage variées.

De cette façon, vous accélérez le cycle de revenus, prévenez les erreurs et même renforcez la sécurité. Un employé familier avec le système ne laissera pas accidentellement des données exposées. De plus, il peut créer son propre flux de travail optimal pour effectuer les tâches de paiement très rapidement.

Problèmes de conformité et de réglementation

Le traitement des paiements impliquera inévitablement des données sensibles sur les patients, qui relèvent de la HIPAA, du RGPD, etc. Par conséquent, votre optimisation du cycle de revenus doit tenir compte du fait que certains compromis doivent être faits.

Cela implique le stockage des données, ce qui signifie que vous ne pourrez peut-être pas conserver les informations de paiement. Par conséquent, votre personnel doit ressaisir les données si un patient revient pour d'autres procédures, ce qui crée un travail supplémentaire.

Limitations technologiques

De nombreux hôpitaux fonctionnent sur des systèmes et du matériel hérités, ce qui rend une véritable optimisation du cycle de revenus difficile. Après tout, il n'y a pas grand-chose que vous puissiez faire sans tout moderniser. La refonte du système peut être coûteuse au début, mais elle crée beaucoup de valeur et d'opportunités à long terme. De plus, vous pouvez économiser en externalisant le travail à une équipe qualifiée.

Difficultés de paiement des patients

Parfois, les patients sont réticents à payer ou manquent simplement de fonds. Naviguer dans ces complications est une nécessité, et vous pouvez prendre des mesures pour atténuer le ralentissement. D'une part, il est possible de proposer des paiements échelonnés avec un logiciel automatisé gérant le processus.

Les hôpitaux peuvent également configurer des alertes pour rappeler aux patients les factures en souffrance. Ce n'est pas la partie la plus spectaculaire de l'optimisation du cycle de revenus, mais une partie cruciale néanmoins.

Maintenant que nous avons décrit certains des défis courants, examinons comment y faire face. Ceux qui veulent savoir comment améliorer le cycle de revenus peuvent simplement suivre ces méthodes pour réorienter leurs systèmes. Les solutions basées sur la technologie limiteront le temps de traitement des paiements et accéléreront les parties bureaucratiques du cycle. Lisez la suite pour savoir comment.

Amélioration du flux de travail

Bien qu'il soit courant que les membres du personnel aient leurs propres approches uniques du travail, il est toujours important d'établir des directives générales. Celles-ci devraient inclure des conseils sur la suppression des étapes supplémentaires et la répartition des tâches afin que la charge de travail de chacun soit équilibrée. L'optimisation des revenus dans le secteur de la santé suppose que tout le monde fonctionne en tandem, comme un mécanisme bien huilé.

Transformation numérique

Oubliez le papier et les systèmes analogiques si vous voulez vraiment optimiser. Mettez vos systèmes en ligne ou, mieux encore, profitez du cloud computing. Cela garantira non seulement que vos informations sont sauvegardées en toute sécurité, mais vous permettra également d'utiliser des solutions modernes et à haute vitesse.

L'optimisation du cycle de revenus des soins de santé ne peut pas se faire sans que la nouvelle technologie supprime les processus obsolètes.

Formation et développement du personnel

Il est important que vos employés suivent le rythme de toutes les modifications que vous apportez aux systèmes internes. Vous pouvez commencer par apprendre aux employés à naviguer dans les systèmes au quotidien. Mais n'oubliez pas de les former également à gérer les erreurs et les défis. Il est important d'écouter également les commentaires des employés à mesure qu'ils se familiarisent avec vos solutions numériques.

Ils sont des acteurs essentiels dans l'optimisation de votre cycle de revenus, et vous devez tenir compte de leurs besoins et de leurs idées.

Amélioration du codage médical

Nous ne suggérons pas d'abandonner votre système de codage à la poursuite de l'optimisation des revenus dans le secteur de la santé, loin de là. Au lieu de cela, intégrez-les à votre système de paiement. Il devrait être possible de calculer automatiquement la facture d'un patient en quelques secondes après les procédures énumérées.

Gérer des combinaisons spécifiques de codes qui ont tendance à s'apparier est également un moyen d'accélérer le traitement des codes.

Mise en œuvre de solutions d'intelligence artificielle (IA)

Un autre point concernant l'adoption de la technologie pour l'optimisation du cycle de revenus est l'utilisation de l'IA pour traiter les données plus efficacement et automatiser les étapes du cycle. Cela peut inclure une communication simple avec les patients, comme des rappels de paiement ou la publication de réclamations d'assurance.

De même, une IA entraînée peut gérer confortablement l'enregistrement de base des patients ou la journalisation des codes, en suivant les modèles que vous avez définis.

Exploiter l'analyse des données

Les analyses à grande échelle peuvent vous aider à mieux comprendre le cycle de paiement et à trouver des moyens de le resserrer. De l'analyse des taux de paiement des assurances à l'identification des aspects les plus chronophages du traitement des paiements, l'analyse vous fournit des données concrètes et une base sur laquelle vous appuyer. Elle aide également à prévenir la fuite de revenus, où des revenus potentiels sont perdus en raison de paiements manqués ou d'un traitement inefficace.

Automatisation de la comptabilisation et du rapprochement des paiements

En parlant de cela, il n'est pas surprenant que l'automatisation des tâches répétitives soit le moyen le plus simple d'optimiser le cycle de revenus. Vous n'avez pas besoin de personnel pour envoyer régulièrement des factures et des avis lorsque le logiciel peut gérer ce processus sans problème.

Le développement personnalisé pour la santé est facilement disponible et permettra d'économiser d'innombrables heures ainsi que de l'argent.

Mise en œuvre d'un système de gestion des réclamations

Avec des milliers de patients par jour, les grands hôpitaux devraient chercher des moyens de rationaliser leur communication avec les compagnies d'assurance. C'est là qu'intervient le logiciel de gestion des réclamations, offrant des moyens d'accélérer la soumission et le traitement des réclamations.

Le système devrait vous permettre de voir facilement le statut de nombreuses réclamations à la fois, de les filtrer et d'effectuer des actions groupées.

Après avoir mis en œuvre ces pratiques pour l'optimisation du cycle de revenus des soins de santé, il est important d'évaluer leur effet sur votre institution. Vous voulez évidemment voir des améliorations majeures à la suite de ces changements. Voici comment les suivre et gérer la période post-optimisation.

Indicateurs clés de performance (KPI) à suivre

Il existe un ensemble standard de KPI qui vous aideront à évaluer le bon fonctionnement de votre système. Nous ne les énumérerons pas tous, mais seulement les plus importants, tels que :

• Le premier reflète le temps moyen qu'il vous faut pour recevoir un paiement. Cela signifie qu'une métrique plus faible est idéale, car elle indique un flux de trésorerie rapide et efficace sans temps passé sur les appels.
• La deuxième statistique est similaire, car les réclamations "propres" sont celles qui sont simplement payées sur demande. Elles ne sont pas encombrées d'appels ou de refus. Si leur nombre augmente, vous avez bien optimisé le cycle de revenus.

En revanche, les taux d'appel/de refus doivent être maintenus aussi bas que possible pour des raisons évidentes. Si vous utilisez un système automatisé, vous les verrez probablement diminuer.

Cependant, il pourrait également être judicieux d'ajuster les algorithmes pour voir si d'autres changements le réduiront encore davantage.

Enfin, les créances irrécouvrables sont celles qui restent impayées en permanence et vous ne voulez jamais les voir augmenter. Une fois que vous avez mis en œuvre certaines pratiques d'optimisation du cycle de revenus des soins de santé, les créances irrécouvrables devraient diminuer de façon permanente.

Évaluations régulières des performances

Bien que les KPI montrent l'efficacité de votre système et les avantages qu'il vous apporte, nous avons dit plus tôt que les employés sont tout aussi essentiels à l'optimisation du cycle de revenus. Il est crucial d'inclure des vérifications de performance et de s'assurer que le personnel suit le rythme du système modifié.

Peu importe le niveau d'automatisation que vous mettez en œuvre, ils doivent fournir un travail de haute qualité pour améliorer les KPI.

Plans d'amélioration continue

Ne vous arrêtez pas après une seule série d'améliorations, car des mises à jour logicielles régulièrement programmées peuvent maintenir les métriques dans la bonne direction. Il s'agit à la fois de mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités et de reconfigurer simplement votre logiciel de temps en temps pour tester de nouvelles choses. Votre optimisation du cycle de revenus peut donner d'excellents résultats immédiatement, mais l'expérimentation est une excellente opportunité de les améliorer.

Si vous souhaitez que l'optimisation de votre cycle de revenus réussisse, vous pouvez vous tourner vers une équipe expérimentée. JetBase a passé plus d'une décennie à créer des solutions personnalisées et à aider les entreprises dans leurs transformations numériques. Nous pouvons implémenter des fonctionnalités d'IA pour votre cycle de revenus, l'améliorer avec l'analyse de données et faire passer votre entreprise au cloud. Contactez-nous dès maintenant pour commencer votre projet.

L'optimisation du cycle de revenus des soins de santé implique à la fois des investissements à court terme et des avantages à long terme en termes de réduction des coûts. La mise en œuvre d'outils d'automatisation, d'analyses basées sur l'IA et de programmes de formation complets pour les équipes de facturation nécessite une dépense financière initiale, mais les retours en termes d'efficacité et de réduction des coûts opérationnels justifient souvent la dépense.

Les coûts typiques incluent l'acquisition de logiciels, la personnalisation pour des flux de travail spécifiques et la maintenance continue du système. Cependant, des cycles de revenus optimisés réduisent les jours de comptes débiteurs, améliorent les taux d'approbation des réclamations et augmentent le recouvrement des paiements des patients, ce qui entraîne des améliorations financières significatives pour les organisations de soins de santé.

Informations précieuses sur les coûts d'optimisation du cycle de revenus :

• Le coût initial de l'automatisation peut être élevé, mais les organisations de soins de santé constatent généralement un retour sur investissement (ROI) au cours de la première année grâce à des remboursements plus rapides et à une réduction des erreurs.
• Les informations basées sur l'IA offrent des avantages en termes de coûts à long terme en améliorant la gestion des refus et en permettant des prévisions plus précises, réduisant ainsi les risques financiers.
• Un programme d'optimisation du cycle de revenus bien mis en œuvre peut réduire les coûts opérationnels en automatisant les tâches répétitives et en diminuant les besoins en personnel pour la facturation et le traitement des réclamations.