A veces, la gente piensa que un proyecto de desarrollo se trata solo de codificación. Sin embargo, en realidad, hay una parte que la atención puede eludir — el pegamento que une todas las cosas y procesos — la gestión de proyectos. Mi nombre es Yulia. Soy gerente de proyectos en JetBase, y en este artículo, intentaré compartir mi visión sobre el rol del gerente de proyectos basándome en mi experiencia personal. Explicaré qué debes considerar al contratar a un gerente de proyectos o un equipo con un gerente de proyectos, ya que la calidad del trabajo de este 'jugador' influye directamente en el éxito de tu producto. También aprenderás si es posible lanzar productos sin un gerente de proyectos dedicado, utilizando herramientas y tecnologías modernas y los recursos humanos existentes de tu equipo. ¡Que disfrutes la lectura!
¿Es Tan Necesario Contar con un Gerente de Proyectos Durante la Codificación?
Recuerdo cuando era solo especialista en Control de Calidad y aún no gerente de proyectos, llegué a la oficina y vi a un nuevo miembro: un desarrollador junior que no tenía mucha experiencia en trabajo en equipo. Era un buen chico, no tan introvertido como dicen los clichés sobre los desarrolladores, así que compartió conmigo su frustración. Dijo: "Claramente no entiendo por qué existe este rol de gerente de proyectos en el equipo. Es mejor que me dirija directamente al líder técnico o al propietario para resolver los problemas o responder a mis preguntas. Y sé qué hacer en el trabajo y cómo comunicarme con el equipo, entonces, ¿por qué es tan necesario el gerente de proyectos?"
Fue una buena pregunta de un junior que incluso los seniors no se hacen a sí mismos. Comencé a prestar más atención a la gestión de proyectos, a analizarla y a compararla con casos de proyectos con y sin PM. Me di cuenta de que el rol de gerente de proyectos es esencial, y esa revelación me impulsó, a mí, una especialista en QA, a convertirme en PM.
Pero la pregunta sigue aquí y es razonable: ¿necesitamos un gerente de proyectos? Si nos alejamos del desarrollo web e imaginamos un negocio familiar, como la producción de calzado en la época de la Edad Media, cuando la comunicación se limitaba a una aldea y un par de aldeas vecinas, podemos imaginar que no necesitaban un gerente dedicado: son una familia con valores y antecedentes compartidos.
Ahora, considera tu proyecto. Podría ser que sientas que tu equipo es una familia o muy cercano a colegas artesanos, y tal vez no te guste la idea de tener un pedestal y el ojo supervisor del gerente sobre él. Ciertamente, a veces un gerente puede generar más frustración como alguien "ajeno a la comunidad", pero este es el que no comprende su propio rol y misión y practica la microgestión en lugar de un enfoque estratégico.
Como afirma McKinsey & Company: “una gestión profesional, cuando está bien identificada y se le dan las condiciones adecuadas para prosperar, puede producir mejores resultados que las estructuras exclusivamente familiares.”
En el desarrollo web, la gestión de proyectos es aún más crítica:
Estas estadísticas muestran cuánto se valora la gestión de proyectos. Pero más allá de los números, quiero compartir ideas de mi propia experiencia y explicar cómo en JetBase valoramos los proyectos con y sin gerente de proyectos.
¿Qué Hacen Realmente los Gerentes de Proyectos?
Hay muchísimos matices (más de 50 con seguridad) de la gestión de proyectos, dependiendo de los nichos, el tamaño del equipo, el producto, la duración de la producción y muchos más. Pero aquí hay algunas áreas cruciales de responsabilidad que un PM podría cubrir:
- Crear Comunicación Sin Obstáculos y Alineación Perfecta
Si incluso pones a todos los miembros del equipo en la misma sala, puede convertirse en una historia de "pastorear gatos" cuando cada uno tira en su propia dirección. A veces no está claro que, en un equipo de desarrollo, los roles y las áreas son bastante estrechos y los lenguajes específicos no se superponen en absoluto: los backends hablan sus mantras, los frontends en su dialecto, e incluso los chicos de UX/UI, cercanos a estos últimos, viven en sus propios niveles de comunicación. Un gerente de proyectos debe ser consciente de todas esas voces de la verdad y alinearlas con la imagen completa: explican lo que sucede tanto a los miembros del equipo como a los interesados, por lo que las habilidades de comunicación y la capacidad de "ver el panorama general" deben estar al máximo. Esto ayuda a evitar cuellos de botella, confusiones y pérdida de tiempo (=dinero).
- Programación y Presupuesto
¡El tiempo es dinero! ¿Sabías que la Ópera de Sídney tardó 14 años y costó 102 millones de dólares en construirse, en lugar de los 4 años y 7 millones de dólares previstos? Ese es un ejemplo de una programación extremadamente mal organizada. Podemos imaginar lo frustrados que estuvieron los inversores y los autores del proyecto por el exceso de plazos y presupuestos. Eso también puede ocurrir en el desarrollo web, y el PM es responsable de ello. Establecen plazos realistas y hacen un seguimiento del progreso, además de ajustar el proyecto a los cambios si es necesario, para que nadie tenga sorpresas y el proyecto se mantenga encaminado.
- Gestión de Riesgos y Resolución de Problemas
Surgen desafíos y los gerentes de proyectos deben identificarlos lo antes posible; son los primeros en reaccionar ante ellos para que no se conviertan en un desastre real. E incluso si los problemas ya están presentes, los PM no se quedan al margen: conocen técnicas que pueden ayudar a salir de la situación. Por supuesto, no son superhéroes que vienen al rescate, pero su verdadero poder es tener supervisión y ser proactivos. Algo así como superhabilidades, de todos modos, ¿no?
- Gestión de Clientes e Interesados
Los clientes siempre tienen razón, y su mayor derecho es desear un producto tal como lo imaginan. Pero aquí el rol del gerente de proyectos es tan crucial como en cualquier otro lugar, como persona que está dentro del lado del desarrollo y comunicador con el mundo exterior: el mundo de los negocios, el mercado y los clientes. Los PMs hablan tanto el lenguaje de desarrollo como el lenguaje de negocios y saben cómo poner en tierra algunas expectativas extra de una u otra parte. Son mediadores.
- Seguimiento del Progreso y Mejora de Procesos
La misión del gerente de proyectos no es solo monitorear los plazos, sino también analizar el proceso y asegurarse de que progrese y se dirija hacia un final más prometedor y no a la oscuridad. Sus ojos están bien abiertos y ven detrás de sí los valores, los objetivos y el lanzamiento exitoso del proyecto, y si algo sale mal, saben cómo mejorarlo.
Cómo Podemos Trabajar Sin un Gerente de Proyectos
El rol de un PM no es tan indispensable como parece. Seamos honestos: hay situaciones en las que el proyecto no necesita un gerente en absoluto.
Un gerente en una startup con 3 a 5 personas es demasiado por el momento; no es necesario, basta con una aplicación de gestión de proyectos ajustada como Asana y un chat de equipo en Slack. El equipo pequeño sigue enfoques Lean o Agile y el fundador o líder técnico gestiona los procesos.
Pero cuando un proyecto escala y el número de tareas y participantes crece, es mejor evitar el caos e invitar a un gerente de proyectos lo antes posible. Este garantizará la fluidez de los procesos, la eliminación de barreras de comunicación y el cumplimiento puntual de los plazos.
Las Habilidades Imprescindibles que un PM Debe Tener para Obtener los Mejores Resultados
Blandas o duras, técnicas o interpersonales, hay un abanico de habilidades que un gerente de proyectos debe integrar en su personalidad. Pero aquí están mis favoritas, las que intento desarrollar en mí para lograr resultados efectivos en mis proyectos y ganarme la confianza de mis compañeros de equipo y de los interesados.
1. Habilidades de Comunicación Documental y Formal
La comunicación interpersonal es importante, pero no menos que la capacidad de redactar informes, actas de reuniones o directrices. Y eso es lo que el PM debería 'dominar a la perfección': los entregables después de las reuniones, sesiones de lluvia de ideas y discusiones. Esos registros sirven como la documentación que rastrea los acuerdos. Sin una documentación adecuada, el proyecto carecerá de dirección, como una caravana de camellos en el desierto sin ver las estrellas. Si un gerente de proyectos no puede documentar bien el proceso, el proyecto fracasará con seguridad.
2. Conocimiento Específico del Stack Tecnológico
Existe un malentendido de que un gerente de proyectos puede reemplazar una aplicación de gestión de tareas (Asana o Trello, por ejemplo) — ¡en absoluto! Más bien, un PM se sentirá como pez en el agua dentro de la aplicación, no solo para su propia supervivencia sino para guiar a otros. El conocimiento de Figma para prototipos o Miro para lluvias de ideas es un gran plus, son utensilios de la vida profesional. Y hay muchos más a añadir: programación de reuniones, asistentes de IA, etc.
3. Comprensión Profunda de las Etapas del Desarrollo Web
Para orquestar equipos y sus tiempos, ser consciente de cómo cobra vida uno u otro tipo de proyecto en el desarrollo web es muy útil en las historias de éxito. Imagina que iniciaste un proyecto de aplicación web y en seis meses decides lanzar un proyecto móvil. Unirás fuerzas y utilizarás los mismos recursos humanos. Un gerente de proyectos debe saber cómo trasladar esas fuerzas de uno a otro, cómo mezclar y combinar sin conflictos importantes ni malentendidos, y lanzar con éxito uno u otro proyecto a tiempo, también en su mente.
El conocimiento del Ciclo de Vida del Desarrollo de Software (SDLC) es una parte clave de esto: ayuda a un PM a comprender todo el proceso, desde la planificación y el diseño hasta el desarrollo, las pruebas, la implementación y el soporte posterior a la implementación. La familiaridad con el SDLC permite a un PM gestionar eficientemente los recursos en múltiples proyectos y equipos.
4. Adaptabilidad
¿La adaptabilidad significa ajustar tu agenda a diferentes zonas horarias? ¡En cierto modo, sí! Pero sobre todo se trata de sumergirse en el contexto del proyecto y del negocio, la cultura del cliente y las especificidades del cliente. Por ejemplo, actualmente estoy gestionando un proyecto de atención médica y un proyecto de petróleo y gas. Cambiar entre esas dos industrias fue un desafío al principio, pero bastante crucial, así que entrené esta habilidad mediante una profunda comprensión del contexto antes de que comenzara el proyecto. La apertura a nuevos conocimientos y, a veces, a los desafíos es la clave para un retrato exitoso de un Gerente de Proyectos.
5. La Capacidad de Descomponer Tareas
Comprender cómo abordar proyectos complejos dividiéndolos en pasos más pequeños y detallados es clave para dominar la gestión de proyectos. Esta habilidad proviene del conjunto de habilidades de QA, pero podría realmente ayudar a los gerentes de proyectos a lograr el éxito. En JetBase tenemos una escuela de líderes técnicos donde enseñamos la técnica de la descomposición, y las lecciones allí también son frecuentemente visitadas por PMs. Ya hablamos de ello antes: las descomposiciones detalladas juegan un papel crucial en la planificación del presupuesto y la gestión del equipo.
6. Atención al Detalle
Esta habilidad es obvia, pero lamentablemente no se valora debido a la alta presencia de tecnologías e IA. Por ejemplo, algunos gerentes de proyectos confían más en los robots que en sí mismos, y debido a eso, hay mucha superposición y exceso de trabajo. Volver a verificar la documentación y los informes consume bastantes recursos, y es mejor prestar atención a los detalles en todo momento, no solo en caso de errores.
Ahorro de Dinero: Cómo, como PM, Ayudé a Nuestro Cliente a Evitar Gastos Innecesarios
De hecho, una de las principales misiones del PM es ahorrar tiempo y dinero a los clientes. Esto no solo se logra mediante el seguimiento de gastos, sino también identificando riesgos potenciales en sus etapas tempranas y reaccionando de manera proactiva al sugerir soluciones efectivas.
Por ejemplo, una vez, nuestro cliente estaba a punto de comprar equipo costoso. Noté que el equipo que eligieron podría ser incompatible con otras partes del proyecto — afortunadamente, todavía estábamos en la etapa de planificación y no era demasiado tarde para actuar. El problema radicaba en la procedencia del stack tecnológico y del equipo tecnológico: provenían de diferentes proveedores y eso planteaba un problema de integración y podría generar costos innecesarios de reemplazo en el futuro. Así que, en el momento de la toma de decisiones, di la señal de alarma y sugerí una opción alternativa y rentable. Esta acción proactiva ahorró dinero al cliente y salvó nuestra reputación.
El dinero es reputación; ahorrar dinero a los clientes es una buena manera para que el PM represente al equipo como su cara. Indicar cómo se preocupan por sus clientes muestra una buena imagen, genera confianza, clientes que regresan y nuevos, y muchos más beneficios.
Mitos Comunes Sobre los Gerentes de Proyectos y Su Refutación
Si volvemos a este colega más joven del que hablaba al principio del artículo, él era una de las muchas personas que malinterpretaban la importancia del gerente de proyectos. Como también dije antes, hay algo de verdad en sus pensamientos: a veces la sobregestión o la microgestión no son los mejores compañeros para un trabajo eficiente y orientado a objetivos.
Mi objetivo aquí es explicar qué debería ser un buen gerente de proyectos, no que el gerente de proyectos deba estar en cada rincón del desarrollo web. Y aquí hay otra guía para los lectores: una idea errónea común sobre la gestión de proyectos.
| Mito №1: Necesitamos un Gerente de Proyectos solo después del lanzamiento del proyecto | Realidad: El PM es crucial desde el principio. |
| Existe la creencia de que el rol del PM es esencial solo una vez que el proyecto está en marcha, pero esto está lejos de la verdad. Desde la etapa de planificación, la participación del gerente de proyectos ayuda a preparar el proyecto para el éxito. El PM define el alcance tempranamente, establece expectativas con los interesados y garantiza la coherencia con los objetivos del proyecto. | |
| Mito №2: Incluso mi abuela puede planificar; no hay necesidad especial de un gerente de proyectos | Realidad: La planificación estratégica y la gestión de riesgos de un PM son esenciales. |
| La fase de planificación es donde la experiencia de un PM realmente brilla. El PM crea un plan de proyecto detallado, anticipa riesgos y practica acciones preventivas. Detrás de ellos hay años de experiencia en planificación o al menos un aprendizaje específico del tema, por lo que son 'jugadores' de confianza en lugar de propietarios aleatorios de roles y tareas gerenciales. Tienen una responsabilidad, y se la toman en serio. | |
| Mito №3: Una vez que el proyecto está en marcha, el trabajo del PM está hecho | Realidad: El PM es esencial para monitorear el progreso y adaptar el plan durante todo el camino |
| Es fácil asumir que el trabajo del PM termina una vez que el proyecto avanza bien. Pero es entonces cuando el PM es aún más necesario porque rastrean el progreso y monitorean los plazos. Garantizan que se cumplan los estándares de calidad y que cualquier problema se resuelva. Sin un PM que haga seguimiento al proyecto, las cosas pueden salirse rápidamente de control. | |
| Mito №4: Un PM solo es necesario para proyectos grandes y complejos | Realidad: Incluso los proyectos pequeños se benefician de la gestión de un PM |
| Muchos asumen que los PMs solo son necesarios para proyectos con infraestructura adicional y docenas de desarrolladores en el equipo. Pero los proyectos pequeños también se benefician de una buena gestión de proyectos, especialmente de un gerente de proyectos bien preparado que no generará una sobregestión y ayudará a los miembros del equipo a centrarse en sus tareas en lugar de en la comunicación. | |
| Mito №5: El rol de un PM termina después de la entrega del proyecto | Realidad: La participación del PM se extiende también a la etapa posterior a la entrega |
| Una subestimación común del rol del PM es que su responsabilidad termina cuando el mercado (o el cliente) recibe el producto. Esto es un total malentendido, ya que el PM permanece involucrado también en la etapa posterior a la entrega. Porque deben asegurar la satisfacción del cliente, gestionar cualquier ajuste final y que el proyecto cumpla sus objetivos. | |
En Resumen
Independientemente del hecho de que el rol del gerente de proyectos a menudo es compartido por otros expertos como líderes técnicos, líderes de equipo o especialistas en QA (o fundadores y propietarios), mi experiencia me dice que es mejor no mezclar demasiado. Contar con un gerente de proyectos dedicado con ciertas habilidades solo traerá beneficios, mientras que tener uno sin habilidades o experiencia especiales puede causar daños, sobrecarga y frustración.
Nunca me habría convertido en gerente de proyectos si no hubiera creído en la fuerza de este rol y no hubiera visto cómo mis ajustes, supervisión y proactividad eran apreciados por los miembros del equipo, y cómo lograban resultados positivos.
Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender los inestimables beneficios de un PM en tu proyecto de desarrollo. En JetBase, un PM no es un puesto entre bastidores; es un rol esencial y de alto nivel estrechamente alineado con nuestro CEO y CFO. Juntos, con el apoyo mutuo, garantizan que el equipo dé lo mejor de sí, que se logren los objetivos y que la agencia mejore en la consecución de clientes satisfechos. Si nuestro enfoque resuena contigo, no dudes en ponerte en contacto — ¡estamos emocionados de colaborar contigo!
