Bortom koden: Hur projektledare driver framgång

Ibland tror folk att ett utvecklingsprojekt enbart handlar om kodning. Men i verkligheten finns det en del som kan undgå uppmärksamhet – limmet som håller ihop alla saker och processer – projektledning. Mitt namn är Yulia. Jag är projektledare på JetBase, och i den här artikeln kommer jag att dela min syn på projektledarrollen baserat på min personliga erfarenhet. Jag kommer att förklara vad du bör titta på när du anlitar en projektledare eller ett team med en projektledare, eftersom kvaliteten på den här nyckelspelarens arbete direkt påverkar din produkts framgång. Du får också veta om det är möjligt att lansera produkter utan en dedikerad projektledare – genom att använda moderna verktyg och teknologier och teamets befintliga personalresurser. Trevlig läsning!

Jag minns när jag bara var en Quality Assurance-specialist och ännu inte projektledare. Jag kom till kontoret och såg en ny medlem – en junior utvecklare som inte hade så mycket erfarenhet av teamarbete. Han var en trevlig kille, inte så introvert som klyschorna om utvecklare säger, så han delade med sig av sin frustration till mig. Han sa: Jag förstår verkligen inte varför det finns en projektledarroll i teamet. Jag vänder mig hellre direkt till den tekniska ledaren eller ägaren för att lösa problem eller få svar på mina frågor. Och jag vet vad jag ska göra på jobbet och hur jag ska kommunicera med teamet – så, varför är en projektledare så nödvändig?

Det var en bra fråga från en junior som inte ens seniorer ställer sig själva. Jag började ägna mer uppmärksamhet åt projektledning, analysera det och jämföra projekt med och utan PM. Jag insåg att projektledarrollen är avgörande, och den insikten fick mig – en QA-specialist – att bli PM.

Men frågan kvarstår och är relevant – behöver vi en projektledare? Om vi bortser från webbutveckling och föreställer oss ett familjeföretag, till exempel skoproduktion under medeltiden, när kommunikationen var begränsad till en by och ett par grannbyar, kan vi tänka oss att de inte behövde en dedikerad chef – de var en familj med gemensamma värderingar och bakgrund.

Tänk nu på ditt projekt. Det kan vara så att du upplever ditt team som en familj eller mycket nära kollegor och kanske inte gillar tanken på att ha en piedestal och chefens granskande öga på den. Visst kan en chef ibland skapa mer frustration som någon ”inte från gemenskapen”, men det är den som inte förstår sin egen roll och mission och utövar mikromanagement istället för en strategisk approach.

Som McKinsey & Company konstaterar: ”en professionell ledning, när den är väl identifierad och ges rätt förutsättningar att blomstra, kan ge bättre resultat än enbart familjestrukturer.”

Inom webbutveckling är projektledning ännu viktigare:

Denna statistik visar hur mycket projektledning uppskattas. Men bortom siffrorna vill jag dela med mig av insikter från min egen erfarenhet och förklara hur vi på JetBase värderar projekt med och utan projektledare.

Det finns så många nyanser (mer än 50 säkert) av projektledning – beroende på nischer, teamets storlek, produkten, produktionstiden och mycket mer. Men här är några avgörande ansvarsområden som en PM kan täcka:

• Skapa friktionsfri kommunikation och sömlös anpassning

Även om du sätter alla teammedlemmar i samma rum kan det bli en ”valla katter”-historia när alla drar åt sitt håll. Det är ibland oklart att inom utvecklingsteamet är roller och områden ganska snäva och specifika språk överlappar inte alls – backend-utvecklare talar sina mantran, frontend-utvecklare sin dialekt, och även de som är nära de sistnämnda, UX/UI-folket, lever på sina kommunikationsnivåer. En projektledare bör vara medveten om alla dessa ”sanningens röster” och anpassa dem till helhetsbilden – de förklarar vad som händer för teammedlemmarna såväl som för intressenter, så kommunikationsförmåga och förmågan att ”se den större bilden” bör vara på max. Det hjälper till att undvika flaskhalsar, förvirring och tidsförluster (=pengar).

• Schemaläggning & Budgetering

Tid är pengar! Visste du att det tog 14 år och 102 miljoner dollar att bygga Sydney Opera House istället för de planerade 4 åren och 7 miljoner dollar? Det är ett exempel på extremt dåligt organiserad schemaläggning. Vi kan föreställa oss hur investerare och projektansvariga var frustrerade över överbelastade tidslinjer och budgetar. Det kan också hända inom webbutveckling, och PM:en är ansvarig för det. De sätter realistiska tidsramar och följer framstegen samt anpassar projektet efter förändringar vid behov, så att ingen drabbas av överraskningar och projektet håller sig på rätt spår.

• Riskhantering & Problemlösning

Utmaningar uppstår och projektledare bör identifiera dem så tidigt som möjligt; de är de första som reagerar på dem så att de inte utvecklas till en verklig katastrof. Och även om problem uppstår håller sig PM:er inte undan – de känner till tekniker som kan hjälpa till att ta sig ur situationen. Naturligtvis är de inga superhjältar som kommer till undsättning, men deras verkliga styrka är att ha överblick och vara proaktiva. Typ superkrafter, eller hur?

• Kund- & Intressenthantering

Kunder har alltid rätt, och deras största lagliga rätt är att önska sig en produkt som de föreställer sig den. Men här är projektledarens roll lika avgörande som någon annanstans – som en person som befinner sig på utvecklingssidan och är kommunikatören med omvärlden – affärsvärlden, marknaden och kunderna. PM:erna talar både utvecklingsspråk och affärsspråk, och de vet hur man hanterar överflödiga förväntningar från endera sidan. De är medlare.

• Följa framsteg &  Förbättra processer

Projektledarens uppdrag är inte bara att övervaka deadlines utan också att analysera processen och se till att den fortskrider och går mot ett ljusare slut och inte in i en grotta. Deras ögon är vidöppna och de ser värderingarna, målen och en lyckad projektlansering bakom sig, och om något går fel vet de hur de ska förbättra det.

Hur vi kan arbeta utan en projektledare

En PM:s roll är inte så oumbärlig som den verkar. Låt oss vara ärliga: det finns situationer när projektet inte alls behöver en chef.

En chef på en startup med 3–5 personer är för mycket för tillfället – inget behov av en sådan, bara en anpassad projektledningsapplikation som Asana och teamchatt i Slack kan räcka. Det lilla teamet följer Lean- eller Agile-metoder och grundaren eller den tekniska ledaren hanterar processerna.

Men när ett projekt skalas upp och antalet uppgifter och deltagare växer är det bättre att undvika kaos och snarast möjligt bjuda in en projektledare. Denna person säkerställer smidiga processer, eliminering av kommunikationsbarriärer och att deadlines hålls i tid.

Mjuk eller hård, teknisk eller mellanmänsklig – det finns en bukett av färdigheter som en projektledare måste sammanställa i sin personlighet. Men här är mina favoriter som jag försöker utveckla hos mig själv för att uppnå effektiva resultat i mina projekt och för att bli betrodd av teammedlemmar och intressenter.

1. Icke-personliga kommunikationsfärdigheter

Mellanmänsklig kommunikation är viktig, men inte mindre viktig är förmågan att sammanställa rapporter, mötesanteckningar eller riktlinjer. Och det är vad PM:en ska klara av med lätthet – leveranserna efter möten, brainstorming-sessioner och diskussioner. Dessa spår fungerar som dokumentation som spårar överenskommelser. Utan korrekt dokumentation kommer projektet att sakna riktning, som en kamelkaravan i öknen utan att se stjärnorna. Om en projektledare inte kan dokumentera processen väl, kommer projektet att misslyckas med all säkerhet.

2. Specifik teknisk stackkunskap

Det finns en missuppfattning att en projektledare kan ersätta en uppgiftshanteringsapplikation (som Asana eller Trello till exempel) – inte alls! Snarare kommer en PM att vara som en fisk i vattnet inuti applikationen, inte bara för sin egen överlevnad utan för att guida andra. Kunskap om Figma för prototyper eller Miro för brainstorming är ett stort plus – dessa verktyg i ett professionellt liv. Och det finns många fler att lägga till – mötesplanering, AI-assistenter, etc.

3. Fördjupad förståelse för webbutvecklingsstadier

För att orkestrera team och deras tidsplanering är medvetenhet om hur en eller annan typ av webbutvecklingsprojekt blir verklighet mycket hjälpsamt för framgång. Föreställ dig att du startade ett webbappprojekt och om sex månader bestämmer dig för att lansera ett mobilprojekt. Ni kommer att slå ihop era krafter och använda samma personalresurser. En projektledare måste veta hur man överför dessa krafter från ett projekt till ett annat, hur man mixar och matchar utan att det uppstår stora problem och missförstånd, och att även i sitt eget huvud lyckas lansera det ena eller andra projektet i tid.

Kunskap om **Software Development Life Cycle (SDLC)** är en nyckeldel här – det hjälper en PM att förstå hela processen, från planering och design till utveckling, testning, driftsättning och support efter driftsättning. Bekantskap med SDLC gör det möjligt för en PM att effektivt hantera resurser över flera projekt och team.

4. Anpassningsförmåga

Betyder anpassningsförmåga att anpassa din agenda till olika tidszoner? Visserligen ja! Men främst handlar det om att dyka in i projektets och affärens kontext, kundernas kultur och specifika kundbehov. Som till exempel att jag för närvarande hanterar ett vårdprojekt och ett olje- och gasprojekt. Att växla mellan dessa två branscher var utmanande i början men ganska avgörande, så jag tränade denna färdighet genom att djupt förstå kontexten innan projektet startade. Öppenheten för ny kunskap och ibland utmaningar är nyckeln till ett framgångsrikt porträtt av en projektledare.

5. Förmågan att dekomponera uppgifter

Att förstå hur man närmar sig komplexa projekt genom att bryta ner dem i mindre, detaljerade steg är nyckeln till att behärska projektledning. Denna färdighet kommer från QA-områdets kompetenser men kan verkligen hjälpa projektledare att uppnå framgång. På JetBase har vi en skola för tekniska ledare där vi lär ut dekomponeringstekniken, och lektionerna besöks ofta även av PM:er. Vi har redan pratat om det tidigare – dekomponering spelar en avgörande roll i budgetplanering och teamhantering. 

6. Uppmärksamhet på detaljer

Denna färdighet är självklar men uppskattas tyvärr inte på grund av den höga närvaron av teknologier och AI. Till exempel litar vissa projektledare mer på robotar än på sig själva, och på grund av det uppstår det mycket överlappning och överarbete. Att dubbelkontrollera dokumentation och rapporter tar ganska mycket resurser, och det är bättre att vara uppmärksam på detaljer hela tiden, inte bara vid misstag.

Faktum är att en av PM:ens huvuduppdrag är att spara klienternas tid och pengar. Detta görs inte bara genom att spåra utgifter – det handlar om att identifiera potentiella risker i ett tidigt skede och reagera proaktivt genom att föreslå effektiva lösningar.

Till exempel skulle en av våra klienter en gång köpa dyr utrustning. Jag märkte att utrustningen de valt kunde vara inkompatibel med andra delar av projektet – lyckligtvis var vi fortfarande i planeringsstadiet och det var inte för sent att agera. Problemet låg i ursprunget för den teknologiska stacken och den tekniska utrustningen – de kom från olika leverantörer och det skapade ett problem för integrationen och kunde leda till onödiga kostnader för ersättningar i framtiden. Så jag signalerade i beslutsögonblicket och föreslog ett alternativt, kostnadseffektivt alternativ. Denna proaktiva åtgärd sparade klienten pengar och räddade vårt rykte.

Pengar är anseende – att spara pengar för klienter är ett bra sätt för PM:en att representera teamet som dess ansikte utåt. Att signalera hur de bryr sig om sina klienter visar ett gott anseende, skapar förtroende, återkommande klienter och nya, samt många fler fördelar.

Om vi återgår till den yngre kollega jag talade om i början av artikeln, var han en av många som missförstod vikten av projektledaren. Som jag också sa tidigare finns det sanning i hans eller deras tankar – ibland är överstyrning eller mikromanagement inte den bästa följeslagaren för effektivt målinriktat arbete.

Mitt mål här är att förklara vad en bra projektledare bör vara – inte att projektledaren ska finnas i varje vrå av webbutveckling. Och här är ytterligare en vägledning för läsarna – en vanlig missuppfattning om projektledning.

Oavsett att projektledarens roll ofta delas av andra experter som tekniska ledare, teamledare eller QA-specialister (eller grundare och ägare), säger min erfarenhet att det är bättre att inte blanda för mycket. Att ha en dedikerad projektledare med vissa färdigheter kommer bara att ge fördelar, medan en utan speciella färdigheter eller erfarenhet kan leda till skada, överbelastning och frustration.

Jag skulle aldrig ha blivit projektledare om jag inte trodde på kraften i denna roll och inte hade sett hur mina justeringar, översikter och proaktivitet uppskattades av teammedlemmarna, och även gav fantastiska resultat.

Vi hoppas att den här artikeln har hjälpt dig att förstå de ovärderliga fördelarna med en PM i ditt utvecklingsprojekt. På JetBase är en PM inte en position bakom kulisserna; det är en avgörande, högnivåroll tätt sammankopplad med vår VD och ekonomichef (CFO). Tillsammans, med stöd från varandra, garanterar de att teamet gör sitt bästa, att målen uppnås och att byrån förbättras i att möta nöjda klienter. Om vårt tillvägagångssätt tilltalar dig, tveka inte att kontakta oss – vi ser fram emot att samarbeta med dig!