Ud over kode: Hvordan projektledere skaber fremragende resultater

Nogle gange tror folk, at et udviklingsprojekt kun handler om kodning. Men i virkeligheden er der en del, som opmærksomheden kan undgå – limen, der holder alle ting og processer sammen – projektledelse. Mit navn er Yulia. Jeg er projektleder hos JetBase, og i denne artikel vil jeg forsøge at dele min vision af projektlederrollen baseret på min personlige erfaring. Jeg vil forklare, hvad du skal kigge efter, når du ansætter en projektleder eller et team med en projektleder, da kvaliteten af denne 'spiller's arbejde direkte påvirker dit produkts succes. Du vil også lære, om det er muligt at lancere produkter uden en dedikeret projektleder – ved at bruge moderne værktøjer og teknologier og teamets eksisterende ressourcer. God læselyst!

Jeg husker, da jeg blot var Quality Assurance-specialist og endnu ikke projektleder, kom jeg ind på kontoret og så et nyt medlem – en juniorudvikler, som ikke havde meget erfaring med teamwork. Han var en flink fyr, ikke så introvert som klichéer om udviklere siger, så han delte sin frustration med mig. Han sagde: Jeg forstår simpelthen ikke, hvorfor der er denne projektlederrolle i teamet. Jeg kan bedre henvende mig direkte til den tekniske leder eller ejeren for at løse problemer eller få svar på mine spørgsmål. Og jeg ved, hvad jeg skal gøre på arbejdet, og hvordan jeg skal kommunikere med teamet – så, hvorfor er en projektleder så nødvendig?

Det var et godt spørgsmål fra en junior, som selv seniorer ikke stiller sig selv. Jeg begyndte at lægge mere mærke til projektledelse, analysere det og sammenligne det med projektcases med og uden PM. Jeg indså, at projektlederrollen er essentiel, og den erkendelse skubbede mig – en QA-specialist – til at blive en PM.

Men spørgsmålet er stadig her og rimeligt – har vi brug for en projektleder? Hvis vi bevæger os væk fra webudvikling og forestiller os en familievirksomhed som skoproduktion i middelalderen, hvor kommunikationen var begrænset til én landsby og et par nabobyer, kan vi forestille os, at de ikke havde brug for en dedikeret leder – de er en familie med fælles værdier og baggrund.

Overvej nu dit projekt. Det kan være, at du føler, at dit team er som en familie eller meget tæt på kolleger i faget og måske ikke bryder dig om tanken om at have en piedestal og lederens overvågende øje på den. En leder kan helt sikkert nogle gange skabe mere frustration som en, der “ikke er fra fællesskabet”, men dette er den, der ikke forstår sin egen rolle og mission og praktiserer mikromanagement i stedet for en strategisk tilgang.

Som McKinsey & Company anfører: “professionel ledelse kan, når den er velidentificeret og får de rette betingelser for at trives, give bedre resultater end strukturer, der kun består af familien.”

Inden for webudvikling er projektledelse endnu mere kritisk:

Disse statistikker viser, hvor meget projektledelse værdsættes. Men udover tallene vil jeg gerne dele indsigt fra min egen erfaring og forklare, hvordan vi hos JetBase værdsætter projekter med og uden en projektleder.

Der er så mange nuancer (mere end 50, helt sikkert) af projektledelse – afhængigt af nicher, teamets størrelse, produktet, produktionens varighed og meget mere. Men her er nogle af de afgørende ansvarsområder, en PM kan dække:

• Skab uhindret kommunikation & gnidningsfri koordinering

Selv hvis du samler alle teammedlemmer i samme rum, kan det være som at hyrde katte, hvor alle trækker i hver sin retning. Det er ikke altid klart, at roller og ansvarsområder i udviklingsteamet er ret snævre, og de specifikke sprog overlapper slet ikke – backends taler deres mantraer, frontends deres dialekt, og selv tæt på sidstnævnte lever UX/UI-folkene på deres egne kommunikationsniveauer. En projektleder bør være opmærksom på alle disse 'sandhedens stemmer' og koordinere dem til det samlede billede – de forklarer, hvad der foregår, både til teammedlemmer og til interessenter, så kommunikationsevner og evnen til at 'se det store billede' bør være på sit højeste. Det hjælper med at undgå flaskehalse, forvirring og tidsspilde (=penge).

• Tidsplanlægning & Budgettering

Tid er penge! Vidste du, at det tog 14 år og 102 millioner dollars at bygge Sydney Operahus i stedet for de planlagte 4 år og 7 millioner dollars? Det er et eksempel på ekstremt dårligt organiseret tidsplanlægning. Vi kan forestille os, hvor frustrerede investorer og projektforfattere var over overbelastede tidsplaner og budgetter. Det kan også ske inden for webudvikling, og PM'en er ansvarlig for det. De sætter realistiske tidsfrister og følger fremskridt samt justerer projektet efter ændringer, hvis det er nødvendigt, så ingen bliver overraskede, og projektet holder kursen.

• Risikostyring & Problemløsning

Udfordringer opstår, og projektledere bør identificere dem så tidligt som muligt; de er de første, der reagerer på dem, så de ikke udvikler sig til en reel katastrofe. Og selv hvis problemerne er der, holder PM'erne sig ikke tilbage – de kender til teknikker, der kan hjælpe med at komme ud af situationen. De er selvfølgelig ikke superhelte, der kommer til undsætning, men deres virkelige styrke er at have overblik og være proaktive. Lidt superkræfter, alligevel, ikke sandt?

• Kunde- & Interessentstyring

Kunder har altid ret, og deres største ret er at ønske sig et produkt, som de forestiller sig det. Men her er projektlederens rolle lige så afgørende som alle andre steder – som en person, der er en del af udviklingssiden og kommunikatøren med omverdenen – forretningsverdenen, markedet og kunderne. PM'erne taler både udviklingssprog og forretningssprog, og de ved, hvordan man dæmper for høje forventninger fra den ene eller den anden side. De er mæglere.

• Følg fremskridt &  Forbedre processer

Projektlederens mission er ikke kun at overvåge deadlines, men også at analysere processen og sikre, at den skrider frem og går mod et lysere mål og ikke ender blindt. Deres øjne er vidt åbne, og de ser værdierne, målene og en succesfuld projektlancering, og hvis noget går galt, ved de, hvordan de skal forbedre det.

Hvordan vi kan arbejde uden en projektleder

En PM's rolle er ikke så uundværlig, som den ser ud til. Lad os være ærlige: Der er situationer, hvor projektet slet ikke har brug for en leder.

En leder i en startup med 3-5 personer er for meget for øjeblikket – der er ikke brug for en, blot en tilpasset projektstyringsapplikation som Asana og teamchat i Slack kan være tilstrækkeligt. Det lille team følger Lean- eller Agile-tilgange, og grundlæggeren eller den tekniske leder styrer processerne.

Men når et projekt skalerer, og antallet af opgaver og deltagere vokser, er det bedre at undgå kaos og invitere en projektleder så hurtigt som muligt. Denne vil sikre gnidningsfri processer, eliminering af kommunikationsbarrierer og rettidig overholdelse af deadlines.

Bløde eller hårde, tekniske eller interpersonelle – der er en buket af færdigheder, en projektleder skal sammensætte i sin personlighed. Men her er mine favoritter, som jeg forsøger at udvikle i mig selv for at levere effektive resultater i mine projekter og for at blive betroet af teammedlemmer og interessenter.

1. Formelle kommunikationsevner

Interpersonel kommunikation er vigtig, men ikke mindre end evnen til at udarbejde rapporter, mødereferater eller retningslinjer. Og det er det, PM'en skal mestre til perfektion – leverancerne efter møder, brainstormingsessioner og diskussioner. Disse spor fungerer som dokumentation, der sporer aftaler. Uden ordentlig dokumentation vil projektet mangle retning som en kamelkaravane i ørkenen uden at se stjerner. Hvis en projektleder ikke kan dokumentere processen godt, vil projektet helt sikkert fejle.

2. Specifik viden om teknisk stack

Der er en misforståelse om, at en projektleder kan erstatte en opgavestyringsapplikation (f.eks. Asana eller Trello) – slet ikke! En PM vil snarere være som en fisk i vandet inden for applikationen, ikke kun for sin egen overlevelse, men også for at guide andre. Kendskab til Figma til prototyping eller Miro til brainstorming er et stort plus – disse redskaber i et professionelt liv. Og der er mange flere at tilføje – mødeplanlægning, AI-assistenter osv.

3. Dybtgående forståelse af webudviklingsfaser

For at orkestrere teams og deres tidsplaner er kendskabet til, hvordan den ene eller anden type projekt inden for webudvikling kommer til live, meget hjælpsomt i succeshistorier. Forestil dig, at du startede et webapp-projekt, og om seks måneder beslutter du dig for at lancere et mobilprojekt. Du vil samle kræfterne og bruge de samme menneskelige ressourcer. En projektleder skal vide, hvordan man skifter disse ressourcer fra det ene til det andet, hvordan man blander og matcher uden 'hovedeksplosioner' og misforståelser og for at lancere det ene eller det andet projekt til tiden, også i deres eget hoved.

Kendskabet til **Software Development Life Cycle (SDLC)** er en central del af dette – det hjælper en PM med at forstå hele processen, fra planlægning og design til udvikling, test, udrulning og support efter udrulning. Kendskab til SDLC giver en PM mulighed for effektivt at styre ressourcer på tværs af flere projekter og teams.

4. Tilpasningsevne

Betyder tilpasningsevne at justere din dagsorden til forskellige tidszoner? Ja, absolut! Men det handler mest om at dykke ned i projektets og virksomhedens kontekst, kundens kultur og kundespecifikke forhold. Som for eksempel administrerer jeg i øjeblikket et sundhedsprojekt og et olie- og gasprojekt. At skifte mellem disse to industrier var udfordrende i starten, men ret afgørende, så jeg trænede denne færdighed ved at opnå en dyb forståelse af konteksten, før projektet startede. Åbenhed over for ny viden og nogle gange udfordringer er nøglen til et succesfuldt portræt af en projektleder.

5. Evnen til at dekomponere opgaver

At forstå, hvordan man griber komplekse projekter an ved at opdele dem i mindre, detaljerede trin, er nøglen til at mestre projektledelse. Denne færdighed stammer fra færdigheder fra QA-området, men kan virkelig hjælpe projektledere med at opnå succes. Hos JetBase har vi en skole for tech leads, hvor vi underviser i dekomponeringsteknikker, og lektionerne der besøges ofte også af PM'er. Vi har allerede talt om det før – dekomponering spiller en afgørende rolle i budgetplanlægning og teamledelse. 

6. Sans for detaljer

Denne færdighed er åbenlys, men desværre ikke værdsat på grund af den høje tilstedeværelse af teknologier og AI. For eksempel stoler nogle projektledere mere på robotter end på sig selv, og på grund af det er der så meget overlap og overarbejde. At dobbelttjekke dokumentation og rapporter tager mange ressourcer, og det er bedre at være opmærksom på detaljer hele tiden, ikke kun i tilfælde af fejl.

Faktisk er en af PM'ens hovedopgaver at spare klienternes tid og penge. Dette gøres ikke kun ved at spore udgifter – det handler om at identificere potentielle risici i deres tidlige stadier og reagere proaktivt ved at foreslå effektive løsninger.

For eksempel var vores kunde engang ved at købe dyrt udstyr. Jeg bemærkede, at det udstyr, de valgte, muligvis var uforeneligt med andre dele af projektet – heldigvis var vi stadig i planlægningsfasen, og det var ikke for sent at rette op på det. Problemet lå i oprindelsen af den teknologiske stack og det teknologiske udstyr – de kom fra forskellige leverandører, og det udgjorde et problem for integration og kunne føre til unødvendige omkostninger til udskiftninger i fremtiden. Så jeg signalerede i beslutningsøjeblikket og foreslog en alternativ, omkostningseffektiv mulighed. Denne proaktive handling sparede kunden penge og vores ry.

Penge er omdømme – at spare penge for kunder er en god måde for PM'en at repræsentere teamet som dets ansigt udadtil. At signalere, hvordan de bekymrer sig om deres klienter, viser et godt ansigt, skaber tillid, tiltrækker tilbagevendende kunder og nye, og mange flere fordele.

Hvis vi går tilbage til den yngre kollega, jeg talte om i begyndelsen af artiklen, var han en af mange, der misforstod projektlederens betydning. Som jeg også sagde før, er der sandhed i hans eller deres tanker – nogle gange er overledelse eller mikromanagement ikke den bedste ledsager til effektivt målrettet arbejde.

Mit mål her er at forklare, hvad en god projektleder bør være – ikke at projektlederen skal være i hvert et hjørne af webudvikling. Og her er endnu en vejledning til læserne – en almindelig misforståelse om projektledelse.

Uanset at projektlederens rolle ofte deles af andre eksperter som tech leads, team leads eller QA-specialister (eller grundlæggere og ejere), fortæller min erfaring mig, at det er bedre ikke at blande for meget. At have en dedikeret projektleder med visse færdigheder vil kun medføre fordele, mens en uden særlige færdigheder eller erfaring kan medføre skade, overbelastning og frustration.

Jeg ville aldrig selv være blevet projektleder, hvis jeg ikke troede på styrken i denne rolle og ikke havde set, hvordan mine justeringer, overvågning og proaktivitet blev værdsat af teammedlemmerne og samtidig førte til betydelige resultater.

Vi håber, at denne artikel har hjulpet dig med at forstå de uvurderlige fordele ved en PM i dit udviklingsprojekt. Hos JetBase er en PM ikke en rolle bag kulisserne; det er en essentiel, højtstående rolle, der er tæt forbundet med vores CEO og CFO. Sammen, med gensidig støtte, garanterer de, at teamet yder sit bedste, at mål opnås, og at bureauet forbedrer sig i at møde tilfredse kunder. Hvis vores tilgang resonerer med dig, så tøv ikke med at kontakte os – vi glæder os til at samarbejde med dig!