Utover koden: Hvordan prosjektledere skaper fremragende resultater

Noen ganger tror folk at et utviklingsprosjekt kun handler om koding. Men i virkeligheten er det en del som kan unngås – limet som holder alle ting og prosesser sammen – prosjektledelse. Mitt navn er Yulia. Jeg er prosjektleder i JetBase, og i denne artikkelen vil jeg prøve å dele min visjon av prosjektlederrollen basert på min personlige erfaring. Jeg vil forklare hva du bør se etter når du ansetter en prosjektleder eller et team med en prosjektleder, da kvaliteten på denne aktørens arbeid direkte påvirker produktets suksess. Du vil også lære om det er mulig å lansere produkter uten en dedikert prosjektleder – ved å bruke moderne verktøy og teknologier og teamets eksisterende menneskelige ressurser. God lesing!

Jeg husker da jeg bare var en kvalitetssikringsspesialist og ennå ikke prosjektleder, kom jeg til kontoret og så et nytt medlem – en juniorutvikler som ikke hadde mye erfaring med teamarbeid. Han var en hyggelig fyr, ikke så innadvendt som klisjeer om utviklere sier, så han delte sin frustrasjon med meg. Han sa: Jeg forstår tydeligvis ikke hvorfor det er en prosjektlederrolle i teamet. Jeg kan like gjerne henvende meg direkte til teknisk leder eller eier for å løse problemer eller svare på spørsmålene mine. Og jeg vet hva jeg skal gjøre på jobben og hvordan jeg skal kommunisere med teamet – så, hvorfor er prosjektlederen så nødvendig?

Det var et godt spørsmål fra en junior som selv seniorer ikke stiller seg selv. Jeg begynte å vie mer oppmerksomhet til prosjektledelse, analysere det, og sammenligne det med og uten PM-prosjektsaker. Jeg innså at prosjektlederrollen er essensiell, og den åpenbaringen presset meg – en QA-spesialist – til å bli PM.

Men spørsmålet er fortsatt her og rimelig – trenger vi en prosjektleder? Hvis vi beveger oss bort fra webutvikling og forestiller oss en familiebedrift som skoproduksjon i middelalderen, da kommunikasjonen var begrenset til én landsby og et par nabobyer, kan vi forestille oss at de ikke trengte en dedikert leder – de var en familie med felles verdier og bakgrunn.

Vurder nå prosjektet ditt. Det kan være et tilfelle at du føler at teamet ditt er en familie eller veldig nære kolleger, og kanskje ikke liker ideen om å ha en pidestall og lederens overvåkende øye på den. Sikkert kan en leder noen ganger skape mer frustrasjon som noen "ikke fra fellesskapet", men dette er den som ikke forstår sin egen rolle og misjon, og praktiserer mikrostyring i stedet for en strategisk tilnærming.

Som McKinsey & Company uttaler: "profesjonell ledelse, når den er godt identifisert og gitt de rette betingelsene for å blomstre, kan gi bedre resultater enn familieeide strukturer."

I webutvikling er prosjektledelse enda viktigere:

Disse statistikkene viser hvor høyt prosjektledelse verdsettes. Men utover tallene ønsker jeg å dele innsikt fra min egen erfaring og forklare hvordan vi i JetBase verdsetter prosjekter med og uten en prosjektleder.

Det er så mange nyanser (mer enn 50 helt sikkert) av prosjektledelse – avhengig av nisjer, teamstørrelse, produkt, produksjonens varighet, og mye mer. Men her er noen avgjørende ansvarsområder en PM kan dekke:

• Skape uhindret kommunikasjon & sømløs samordning

Selv om du plasserer alle teammedlemmene i samme rom, kan det bli en historie om å gjete katter når alle trekker i sin retning. Det er ikke alltid klart at i et utviklingsteam er rollene og sonene ganske smale og spesifikke språk overlapper ikke i det hele tatt – backend-utviklere snakker sine mantraer, frontend-utviklere sin dialekt, og selv UX/UI-folka, som er nære de sistnevnte, lever på sine kommunikasjonsnivåer. En prosjektleder bør være klar over alle disse sannhetens stemmer og samordne dem til det helhetlige bildet – de forklarer hva som foregår for teammedlemmene så vel som for interessentene, så kommunikasjonsferdigheter og evnen til å "se det større bildet" bør være på topp. Det bidrar til å unngå flaskehalser, forvirring og tap av tid (=penger).

• Tidsplanlegging & budsjettering

Tid er penger! Visste du at det tok 14 år og 102 millioner dollar å bygge Sydney Operahus, i stedet for de planlagte 4 årene og 7 millioner dollar? Det er et eksempel på ekstremt dårlig organisert tidsplanlegging. Vi kan forestille oss hvor frustrerte investorer og prosjektforfattere var av overbelastede tidsplaner og budsjetter. Det kan også skje i webutvikling, og PM-en er ansvarlig for det. De setter realistiske tidsfrister og sporer fremdrift, samt justerer prosjektet etter endringer om nødvendig, slik at ingen får overraskelser og prosjektet holder seg på sporet.

• Risikostyring & Problemløsning

Utfordringer oppstår, og prosjektledere bør identifisere dem så tidlig som mulig; de er de første som reagerer på dem slik at de ikke blir en reell katastrofe. Og selv om problemer oppstår, står ikke PM-er passive – de er klar over teknikker som kan hjelpe dem å komme ut av situasjonen. Selvfølgelig er de ikke superhelter som kommer til unnsetning, men deres virkelige styrke er å ha oversikt og være proaktive. Litt som superkrefter, er det ikke?

• Klient- & interessenthåndtering

Klienter har alltid rett, og deres største juridiske rett er å ønske seg et produkt slik de forestiller seg det. Men her er prosjektlederens rolle like avgjørende som ellers – som en person som er inne i utviklingssiden og kommunikatoren med omverdenen – forretnings-, markeds- og kundeverdenen. PM-ene snakker både utviklingsspråket og forretningsspråket, og de vet hvordan de skal dempe overdrevne forventninger fra den ene eller andre siden. De er meglere.

• Spor fremdrift & forbedre prosesser

Prosjektlederens oppdrag er ikke bare å overvåke tidsfrister, men også å analysere prosessen og sørge for at den utvikler seg og går mot en lysere slutt, og ikke mot hulen. Øynene deres er vidåpne, og de ser verdiene, målene og den vellykkede prosjektlanseringen bak seg, og hvis noe går galt, vet de hvordan de skal forbedre det.

Hvordan vi kan jobbe uten en prosjektleder

En PMs rolle er ikke så uunnværlig som det virker. La oss være ærlige: det er situasjoner der prosjektet ikke trenger en leder i det hele tatt.

En leder i en oppstartsbedrift med 3–5 personer er for mye for øyeblikket – ingen behov for en, bare en tilpasset prosjektstyringsapplikasjon som Asana og teamchat på Slack kan være tilstrekkelig. Det lille teamet følger Lean- eller Agile-tilnærminger, og grunnleggeren eller den tekniske lederen styrer prosessene.

Men når et prosjekt skalerer og antall oppgaver og deltakere vokser, er det bedre å unngå kaos og invitere en prosjektleder så snart som mulig. Denne personen vil sørge for smidige prosesser, eliminering av kommunikasjonsbarrierer og tidsriktig overholdelse av tidsfrister.

Myke eller harde, tekniske eller mellommenneskelige – det er en bukett av ferdigheter en prosjektleder må komponere i sin personlighet. Men her er mine favoritter som jeg prøver å utvikle i meg selv for å oppnå effektive resultater i prosjektene mine, og for å bli betrodd av teammedlemmer og interessenter.

1. Ikke-personlige kommunikasjonsferdigheter

Mellommenneskelig kommunikasjon er viktig, men ikke mindre enn evnen til å utarbeide rapporter, møtenotater eller retningslinjer. Og det er det en PM bør mestre – leveransene etter møter, idédugnader og diskusjoner. Disse sporene fungerer som dokumentasjonen som sporer avtaler. Uten skikkelig dokumentasjon vil prosjektet mangle retning, som en kamelkaravane i ørkenen uten å se stjerner. Hvis en prosjektleder ikke kan dokumentere prosessen godt, vil prosjektet helt sikkert mislykkes.

2. Spesifikk teknisk stakkunnskap

Det er en misforståelse at en prosjektleder kan erstatte en oppgavehåndteringsapplikasjon (Asana eller Trello for eksempel) – slett ikke! En PM vil snarere være som en fisk i havet inne i applikasjonen, ikke bare for sin egen overlevelse, men for å veilede andre. Kunnskap om Figma for prototyping eller Miro for idédugnad er et stort pluss – disse redskapene i et profesjonelt liv. Og det er mange flere å legge til – møteplanlegging, AI-assistenter, osv.

3. Dyptgående forståelse av webutviklingsfaser

For å orkestrere team og deres tidsplaner, er kunnskapen om hvordan den ene eller andre typen prosjekt innen webutvikling blir til, svært nyttig for suksesshistorier. Bare forestill deg at du startet et webapp-prosjekt og om seks måneder bestemmer du deg for å lansere et mobilprosjekt. Du vil slå sammen kreftene og bruke de samme menneskelige ressursene. En prosjektleder må vite hvordan man flytter disse ressursene fra det ene til det andre, hvordan man blander og matcher uten hodeeksplosjoner og misforståelser, og hvordan man lykkes med å lansere det ene eller andre prosjektet i tide, også i sitt eget hode.

Kunnskap om programvareutviklingens livssyklus (SDLC) er en viktig del av dette – det hjelper en PM å forstå hele prosessen, fra planlegging og design til utvikling, testing, utrulling og støtte etter utrulling. Kjennskap til SDLC gjør at en PM effektivt kan administrere ressurser på tvers av flere prosjekter og team.

4. Tilpasningsdyktighet

Betyr tilpasningsdyktighet å justere agendaen din til forskjellige tidssoner? Ja, gjerne! Men mest handler det om å dykke inn i prosjektets og bedriftens kontekst, kundenes kultur og kundens spesifikke behov. For eksempel leder jeg for tiden et helseprosjekt og et olje- og gassprosjekt. Å bytte mellom disse to bransjene var utfordrende i begynnelsen, men ganske avgjørende, så jeg trente denne ferdigheten ved å få en dyp forståelse av konteksten før prosjektet startet. Åpenhet for ny kunnskap og noen ganger utfordringer er nøkkelen til et vellykket portrett av en prosjektleder.

5. Evnen til å dekomponere oppgaver

Å forstå hvordan man tilnærmer seg komplekse prosjekter ved å bryte dem ned i mindre, detaljerte trinn er nøkkelen til å mestre prosjektledelse. Denne ferdigheten kommer fra QA-ferdigheter, men kan virkelig hjelpe prosjektledere med å oppnå suksess. I JetBase har vi en skole for tekniske ledere hvor vi underviser i dekomponeringsteknikken, og leksjoner der besøkes ofte også av PM-er. Vi har allerede snakket om det før – dekomponering spiller en avgjørende rolle i budsjettplanlegging og teamledelse. 

6. Oppmerksomhet på detaljer

Denne ferdigheten er åpenbar, men dessverre ikke verdsatt på grunn av den høye tilstedeværelsen av teknologier og AI. For eksempel stoler noen prosjektledere mer på roboter enn på seg selv, og på grunn av det blir det så mye overlapping og overarbeid. Å dobbeltsjekke dokumentasjon og rapporter tar ganske store ressurser, og det er bedre å være oppmerksom på detaljer hele tiden, ikke bare i tilfelle feil.

Faktisk er et av PM-ens hovedoppdrag å spare kundens tid og penger. Dette gjøres ikke bare ved å spore utgifter – det handler om å identifisere potensielle risikoer på et tidlig stadium og reagere proaktivt ved å foreslå effektive løsninger.

For eksempel var en av våre klienter en gang i ferd med å kjøpe dyrt utstyr. Jeg la merke til at utstyret de valgte, kanskje var inkompatibelt med andre deler av prosjektet – heldigvis var vi fortsatt i planleggingsfasen, og det var ikke for sent å finne på noe. Problemet lå i herkomsten til teknologistakken og det teknologiske utstyret – de kom fra forskjellige leverandører, og det utgjorde et problem for integrasjonen og kunne føre til unødvendige kostnader for utskiftninger i fremtiden. Så jeg varslet i beslutningsøyeblikket og foreslo et alternativ, kostnadseffektivt valg. Denne proaktive handlingen sparte klienten penger og vårt omdømme.

Penger er omdømme – å spare penger for klienter er en god måte for PM-en å representere teamet som dets ansikt. Å signalisere hvor mye de bryr seg om klientene sine, viser et godt ansikt, tillit, tilbakevendende klienter og nye, og mange flere fordeler.

Hvis vi går tilbake til denne yngre kollegaen jeg snakket om i begynnelsen av artikkelen, var han en av mange mennesker som misforsto viktigheten av prosjektlederen. Som jeg også sa tidligere, er det sannhet i hans eller deres tanker – noen ganger er overledelse eller mikrostyring ikke den beste følgesvennen for effektiv målrettet arbeid.

Mitt mål her er å forklare hva en god prosjektleder bør være – ikke at prosjektlederen bør være i hvert hjørne av webutviklingen. Og her er en veiledning til leserne – en vanlig misforståelse om prosjektledelse.

Uavhengig av at prosjektlederrollen ofte deles av andre eksperter som tekniske ledere, teamledere eller kvalitetssikringsspesialister (eller grunnleggere og eiere), forteller min erfaring meg at det er best å ikke blande for mye. Å ha en dedikert prosjektleder med spesifikke ferdigheter vil bare bringe fordeler, mens en uten spesielle ferdigheter eller erfaring kan føre til skade, overbelastning og frustrasjon.

Jeg ville aldri blitt prosjektleder selv hvis jeg ikke trodde på kraften i denne rollen og ikke hadde sett hvordan mine justeringer, overvåking og proaktivitet ble verdsatt av teammedlemmer, samt ga betydelige resultater.

Vi håper denne artikkelen har hjulpet deg med å forstå de uvurderlige fordelene med en PM i ditt utviklingsprosjekt. I JetBase er en PM ikke en bak kulissene-stilling; det er en essensiell, høynivårolle som er nært tilknyttet vår CEO og CFO. Sammen, med støtte fra hverandre, garanterer de at teamet yter sitt beste, at målene oppnås, og at byrået forbedrer seg i å møte fornøyde kunder. Hvis vår tilnærming resonerer med deg, ikke nøl med å ta kontakt – vi gleder oss til å samarbeide med deg!