Discutir el costo de implementar un HCE es imposible sin considerar los numerosos beneficios asociados a él, que compensan los gastos iniciales.
Por ejemplo, la investigación clínica sugiere que los HCE pueden mejorar la comunicación entre los clínicos. Un estudio encontró que la proporción de clínicos que estuvieron de acuerdo en que la comunicación mejoró aumentó del 72% al 93% en 12 meses después de la implementación. Otro estudio informó que el 80% de los médicos ven los HCE como una fuerza positiva en el manejo de enfermedades.
A pesar de estas ventajas, ciertas regiones y países, como Etiopía, reportan una disposición para implementar HCE en solo el 52.8%. Esto es el resultado tanto de la aprehensión sobre el costo de implementar HCE en entornos hospitalarios como de la falta de conocimientos técnicos. La guía de hoy tiene como objetivo remediar eso, mostrando formas de limitar los gastos y simplificar la integración para fines médicos.
¿Qué es un sistema HCE y cuáles son los costos involucrados?
Los HCE, o Historiales Clínicos Electrónicos, contienen toda la información relevante del paciente en formato digital. Un sistema HCE es el software que permite a los médicos almacenar, gestionar y asegurar esos registros.
Cuando hablamos del costo de los HCE, normalmente nos referimos al precio de construir este software o adquirir una licencia, así como a los costos de mantenimiento continuos. Además, dependiendo de su infraestructura, podría ser necesario incluir actualizaciones de hardware y gastos de integración. Mover datos de un sistema heredado a un software completamente nuevo puede aumentar el costo de implementación del HCE.
Desglose del costo de implementación del HCE
Antes de continuar, enumeremos las categorías de gastos estándar asociadas con los HCE. Esto incluye:
- Licencias/creación de software
- Compras de hardware
- Integración y migración
- Capacitación del personal
- Mantenimiento
Selección y licencias del sistema
La primera elección que haga también influirá en el costo final de los sistemas HCE para hospitales.
Soluciones HCE listas para usar
Puede optar por un sistema de “mercado masivo” que tenga características básicas y requiera el pago de una tarifa de suscripción mensual. Esto reduce el costo de adopción inicial, pero termina costando más después de algunos años de uso. También carece de la flexibilidad del software personalizado, ofreciendo una funcionalidad generalizada.
Soluciones HCE personalizadas
Construir su propio sistema requiere una inversión inicial considerable, pero ofrece el beneficio de elegir con precisión cómo funcionará, cuál será la pila tecnológica y cómo crecerá a lo largo de los años. Como resultado, tendrá un sistema con cierta longevidad que no requerirá pagos adicionales y puede ayudarle a obtener una ventaja sobre la competencia.
Requisitos de hardware
Algunos hospitales utilizan sistemas heredados que no serán compatibles con el software HCE más reciente, lo que requiere inversiones en hardware. Otros pueden ser fáciles de integrar, pero podrían beneficiarse de tener dispositivos dedicados.
Estaciones de trabajo y tabletas
Tener estos en número suficiente puede aumentar el costo de implementar HCE, ya que desea que cada departamento tenga acceso al sistema, con los dispositivos relevantes reservados para ese propósito. Como resultado, podría estar considerando comprar docenas de nuevas piezas de hardware.
Servidores y equipos de red
Soportar un intrincado sistema HCE que conecte hospitales y departamentos probablemente requerirá más hardware del que tiene actualmente. La excepción a esto serían las instituciones que ya cuentan con redes importantes y pueden hacer que los dos sistemas compartan el hardware.
Costos de integración y migración de datos
Conectar su software y bases de datos existentes al nuevo sistema HCE y transferir todos los datos de forma segura y a prueba de errores es un proceso que consume mucho tiempo. También requiere una buena cantidad de recursos y conocimientos técnicos, lo que aumenta el costo de los sistemas HCE.
Gastos de capacitación y soporte
También tendrá que destinar una parte de su presupuesto para capacitar al personal, ya que la falta de soluciones estandarizadas y programas de soporte es uno de los principales desafíos aquí. Además, si va a utilizar una solución lista para usar, gastará un poco en consultas de soporte para obtener la ayuda adecuada.
Mantenimiento y actualizaciones continuas
Una vez que su sistema esté implementado, hay un último punto que añadir al costo total del HCE, ya que el software inevitablemente requerirá actualizaciones para incorporar nueva tecnología y características adicionales. Mientras tanto, el hardware en el que se ejecuta requerirá mantenimiento, lo que eleva aún más los gastos.
| Categoría (para software personalizado) | Costo promedio |
|---|---|
| Gastos de desarrollo | $150,000 - $500,000 |
| Costo de hardware | $5,000 - $50,000 anualmente |
| Costo de implementación del HCE | $10,000 - $50,000 |
| Costo de incorporación | $3,000 - $15,000 |
| Costo de actualización de software | $1,500 - $5,000 anualmente |
| Costo de mantenimiento del HCE | $24,000 - $60,000 anualmente |
Factores que influyen en el costo de implementación del HCE
El costo de sus sistemas de Historiales Clínicos Electrónicos siempre se verá afectado por un cierto rango de factores cambiantes, que pueden ser utilizados a su favor cuando sea necesario.
Tamaño y complejidad de su organización
Cuanto más grande sea su empresa, con más datos y puntos de entrada trabajará, y más resiliente deberá ser el software. Como resultado, el costo promedio de implementación del HCE aumenta a medida que crece el tamaño del negocio.
Requisitos de personalización
Ajustar la estructura estándar del sistema HCE para adaptarla a su negocio también conllevará gastos adicionales, ya que cada nueva característica o ajuste de compatibilidad tiene su propio precio. Por lo tanto, si su prioridad principal es mantener bajo el costo de implementación del HCE, considere optar por un sistema simple.
Cumplimiento normativo y estándares de la industria
El software médico tiene estrictas normas regulatorias que seguir, como las leyes SaMD, HIPAA e ISO 13485. Como resultado, los sistemas personalizados requieren cierta inversión para asegurar que cumplan plenamente con la ley, evitando cualquier problema en el futuro.
Integraciones y asociaciones con terceros
Otro factor crucial en el desglose de los costos de implementación del HCE es la inclusión de software y bases de datos de terceros, que son imprescindibles en el campo médico. Necesitará trabajar con otras organizaciones para obtener los datos médicos de los pacientes. Asociarse con ellas es tanto un costo adicional como una forma potencial de dividir los gastos o recuperarlos con asociaciones pagadas.
Cronograma de implementación y asignación de recursos
Si tiene un plazo ajustado para desarrollar e integrar el sistema HCE, deberá ampliar el presupuesto para acomodar el trabajo extra que realizará su equipo. Por el contrario, dar a los desarrolladores un poco más de tiempo podría significar que pueda mantener el costo de implementación del HCE más bajo.
Costos de mantenimiento del HCE
“¿Cuánto cuesta un sistema HCE de antemano?” y “¿Cuál es su costo total?” tendrán dos respuestas diferentes porque debe tener en cuenta los gastos de mantenimiento en los que incurra el software. Estos incluyen:
- Trabajo rutinario del sistema
- Actualizaciones y parches
- Soporte
Mantenimiento regular del sistema
Asegurar la integridad de los datos, mantener las interacciones API funcionando sin problemas y, en general, cuidar la estabilidad de su sistema son todos aspectos esenciales del mantenimiento. Se tienen en cuenta directamente en el desglose de los costos de implementación del HCE y deben estar en su presupuesto.
Actualizaciones y parches de software
Cualquier software eventualmente se vuelve obsoleto si no recibe nuevas características y soporte para tecnologías más recientes. Cree una hoja de ruta para las actualizaciones de su sistema HCE y úsela para evaluar el presupuesto necesario para ellas, así como su contenido potencial.
Costos de soporte al usuario y mesa de ayuda
Los sistemas HCE son bastante complejos, y obtener consultas que ayuden a los usuarios a adaptarse a estas nuevas herramientas es otra línea más en la hoja de gastos. Al utilizar un producto con licencia, es posible que el costo del soporte básico esté incluido en la tarifa de suscripción, pero no siempre es así.
| Tipo de costo | Gastos promedio |
|---|---|
| Mantenimiento regular | $6,000 - $15,000 anualmente |
| Actualizaciones y parches | $12,000 - $30,000 anualmente |
| Soporte al usuario | $6,000 - $15,000 anualmente |
Beneficios para justificar los costos de implementación del HCE
Hemos hablado extensamente sobre el costo de implementar HCE, así que cambiemos de tema y centrémonos en las razones por las que ese costo vale absolutamente la pena.
Eficiencia operativa mejorada
La investigación demuestra que la eficiencia de la organización médica no solo está influenciada por el número de personal, sino también por la aplicación de sistemas útiles, como los HCE. Estos permiten a los médicos dedicar menos tiempo al trabajo administrativo, proporcionando una atención más rápida a los pacientes.
Mejora de la seguridad del paciente y coordinación de la atención
La velocidad no es lo único que mejoran los HCE, ya que ayudan a los médicos a colaborar y a mantenerse completamente informados sobre las necesidades de un paciente, previniendo casos de reacciones adversas a los medicamentos. Contar con datos completos sobre el historial médico de los pacientes es una ventaja fundamental de los sistemas HCE.
Mejor cumplimiento normativo y gestión de riesgos
El cumplimiento es parte del costo del HCE, pero también es uno de sus beneficios, ya que ayuda a garantizar que su almacenamiento y gestión de datos estén en línea con las regulaciones legales. Esto ayuda a mitigar los riesgos típicos en el campo de la atención médica y a evitar casos de negligencia.
Beneficios financieros y ROI de los sistemas HCE
Los datos muestran que el uso de sistemas HCE puede ayudar a generar entre $10,000 y $20,000 por cama anualmente para los hospitales. Esto requiere un esfuerzo consciente de la organización para utilizar los datos del HCE y optimizar su flujo de trabajo. Pero este tipo de retorno vale más que la pena.
Cómo elaborar su presupuesto de HCE
Aquí tiene algunos consejos útiles para mantener su presupuesto bajo control al abordar los sistemas HCE con cuidado.
Eligiendo entre soluciones basadas en la nube y locales
La mayoría de las organizaciones no tendrán fácilmente suficiente hardware de servidor para soportar un sistema HCE extenso. Por lo tanto, la elección típica, y la que mantiene moderado el costo de implementación del HCE, es optar por un proveedor de la nube. Además, estos vienen con abundantes recursos y una gestión de infraestructura sencilla, dos grandes ventajas.
Considerando los costos ocultos de la implementación del HCE
Recuerde que los gastos imprevistos deben incluirse en su presupuesto, dejando un margen de maniobra. Esto puede incluir la actualización de sus sistemas heredados para que sean compatibles con este nuevo software, la mejora del hardware o simplemente el trabajo en las transferencias de datos.
Comprendiendo la fijación de precios de los sistemas HCE populares
Si decide no desarrollar su propio sistema HCE personalizado, los dos modelos de precios típicos que puede esperar son:
- Basado en suscripción;
- Compra de licencia por adelantado.
El primero es un pago mensual o anual simple, pero tiende a acumularse con los años, lo que lo convierte en una opción a largo plazo costosa. Mientras tanto, una licencia por adelantado puede ser cara y requerir pagos de mantenimiento anuales, pero es probable que resulte en menores gastos a largo plazo.
Soluciones HCE populares y sus modelos de precios
Elegir entre soluciones listas para usar y personalizadas puede ser difícil, considerando la multitud de factores, así que aquí tiene una introducción a sus cualidades.
Soluciones HCE listas para usar
El software listo para usar suele tener los mismos inconvenientes independientemente de la categoría. Carece de flexibilidad, le obliga a trabajar con un proveedor específico y le fuerza a confiar la seguridad de los datos a un tercero.
Ventajas y costos
En cuanto al desglose de los costos de implementación del HCE, los sistemas HCE con licencia tienen la ventaja de tener el costo distribuido durante un período prolongado en lugar de un pago único. También están diseñados para ser lo más compatibles posible, facilitando la adopción.
Mejor para prácticas pequeñas y medianas
Lo que podría ser tanto una ventaja como una desventaja para el software HCE listo para usar es que generalmente está diseñado para un uso simplista en condiciones estandarizadas. Por lo tanto, es adecuado principalmente para empresas más pequeñas, donde los flujos de trabajo innovadores o complejos no son comunes.
Soluciones HCE personalizadas
Requiriendo una sólida inversión tanto de recursos como de dinero, las soluciones personalizadas pueden no ser una opción para aquellos con un presupuesto limitado. Sin embargo, ofrecen la capacidad de actualizarlas según lo considere oportuno, utilizar su pila tecnológica preferida y controlar estrictamente el procesamiento de datos.
Soluciones personalizadas para organizaciones más grandes
Fundamentalmente, puede ajustar los sistemas HCE personalizados casi infinitamente para adaptarlos al negocio que los paga. Esto incluye características únicas, integración a medida con infraestructura propietaria y funciones de seguridad mejoradas.
Implicaciones de costos y beneficios a largo plazo
Con estos, el costo de implementación del HCE es elevado de inmediato, pero muy transparente y fácil de controlar. Podrá limitar el desarrollo del sistema en función de la disponibilidad de su presupuesto y generar un sólido ROI aplicando una solución a medida que mejore sus servicios.
Calculando el costo total de implementación del HCE
Ahora que hemos analizado todos los detalles del costo de implementación del HCE, intentemos calcular cómo serán los gastos finales.
Costos directos vs indirectos
Cosas como las tarifas de licencia o los presupuestos de desarrollo son gastos directos bastante obvios, pero no son el costo total de instalar un sistema HCE. También deberá tener en cuenta los pagos de soporte, el mantenimiento a largo plazo, la compra de hardware necesario, etc.
Costos de la fuerza laboral y recursos necesarios
Otra parte importante del costo de implementación del HCE es lo que gastará en los equipos de desarrollo o mantenimiento. Esto también se combina con los gastos de hardware y opciones de almacenamiento, que generalmente se pueden reducir optando por el alojamiento en la nube, un enfoque más económico.
Evaluando el Retorno de la Inversión (ROI)
Es importante entender que no está invirtiendo dinero en vano, ya que los sistemas HCE recuperarán su inversión optimizando sus operaciones y aumentando la calidad de los servicios. Para calcular lo que el HCE ha hecho por usted, recopile datos analíticos extensos y compare el antes y el después.
Desafíos y obstáculos clave en la implementación del HCE
Implementar un sistema HCE completamente nuevo no siempre sale según lo planeado, así que terminemos discutiendo los posibles obstáculos que debe evitar.
Gestionando los costos del HCE de manera eficiente
No querrá que el costo de implementación del HCE se salga de control, lo que puede ocurrir con un desarrollo mal gestionado o proyectos demasiado ambiciosos. Elabore un plan y adhiérase a él, adaptando el trabajo a sus capacidades.
Navegando los requisitos de cumplimiento normativo
Si bien los equipos de desarrollo calificados suelen saber cómo mantener su aplicación en cumplimiento con la legislación relevante, podrían tener puntos ciegos para regiones y características específicas. Por lo tanto, es mejor contratar a un consultor legal si puede incluirlo en su presupuesto. Esto asegurará que su producto esté completamente en línea con las regulaciones.
Superando las barreras tecnológicas y la resistencia al cambio
Los datos sugieren que la reticencia del personal es una de las barreras para la adopción de sistemas HCE, ya que algunos profesionales pueden estar más acostumbrados a la tecnología antigua o no estar dispuestos a cambiar de métodos tradicionales. Esto se puede resolver ofreciendo capacitación y charlas de incorporación para mostrar las ventajas del HCE.
Desafíos de capacitación y desarrollo de habilidades
Es cierto que la capacitación que resuelve el problema de la resistencia puede ser complicada en sí misma. Debe desarrollar un curso que se adapte a todos o dividirlo en planes de capacitación especializados. Este es el mejor enfoque, ya que enfermeras y médicos de diferentes especialidades tendrán experiencias variadas con el sistema.
¿Necesita ayuda con la implementación de HCE?
Así concluye nuestro desglose de costos de implementación del HCE, pero nuestra capacidad para ayudar no se detiene ahí. Con más de una década de experiencia práctica en la creación de software personalizado y la adaptación de infraestructuras para soportar la optimización, JetBase es líder en desarrollo de software. Tenemos experiencia en el campo médico, creando soluciones SaaS expansivas y plataformas flexibles.
Trabajar con nosotros significa obtener una calidad de primera, comunicación profesional y la realización de sus ideas. Así que, si necesita HCE, necesita JetBase, y estamos a solo un mensaje de distancia.
