Den ultimate guiden om EHR-kostnader og hvordan du setter opp budsjettet ditt

Det er umulig å diskutere kostnadene ved å implementere EPJ uten å vurdere de mange fordelene som er forbundet med det, og som veier opp for de innledende utgiftene.

For eksempel antyder klinisk forskning at EPJ kan forbedre kommunikasjonen mellom klinikere. En studie fant at andelen klinikere som mente at kommunikasjonen ble bedre, steg fra 72 % til 93 % i løpet av 12 måneder etter implementering. En annen studie rapporterte at 80 % av legene ser EPJ som en positiv kraft i sykdomshåndtering.

Til tross for disse fordelene rapporterer enkelte regioner og land, som Etiopia, en implementeringsgrad for EPJ på kun 52,8 %. Dette er et resultat av både frykt for kostnadene ved å implementere EPJ i sykehusmiljøer og mangel på teknisk kompetanse. Dagens guide har som mål å bøte på dette, ved å vise måter å begrense utgiftene på og forenkle integrasjonen for medisinske formål.

EPJ, eller elektroniske pasientjournaler, inneholder all relevant pasientinformasjon i et digitalt format. Et EPJ-system er programvaren som gjør det mulig for leger å lagre, administrere og sikre disse journalene.

Når vi snakker om kostnadene for EPJ, mener vi vanligvis prisen for å bygge denne programvaren eller kjøpe en lisens, samt løpende vedlikeholdskostnader. I tillegg, avhengig av infrastrukturen din, kan det hende at den må inkludere maskinvareoppdateringer og integrasjonsutgifter. Flytting av data fra et eldre system til en helt ny programvare kan øke implementeringskostnaden for EPJ.

Før vi fortsetter, la oss liste opp de standard utgiftskategoriene forbundet med EPJ. Dette inkluderer:

Systemvalg og lisensiering

Det første valget du tar, påvirker også den endelige kostnaden for EPJ-systemer for sykehus.

Ferdige EPJ-løsninger

Du kan velge et "massemarkedssystem" som har grunnleggende funksjoner og krever en månedlig abonnementsavgift. Dette reduserer kostnaden for innledende anskaffelse, men ender opp med å koste ekstra etter noen års bruk. Det mangler også fleksibiliteten til tilpasset programvare, og tilbyr generalisert funksjonalitet.

Tilpassede EPJ-løsninger

Å bygge ditt eget system krever en betydelig forhåndsinvestering, men kommer med fordelen av å kunne velge nøyaktig hvordan det skal fungere, hvilken teknologistakk som skal brukes, og hvordan det vil vokse over årene. Som et resultat får du et system med lang levetid som ikke krever ekstra betalinger og kan hjelpe deg med å få et forsprang på konkurrentene.

Maskinvarekrav

Noen sykehus kjører eldre systemer som ikke vil støtte nyere EPJ-programvare, noe som krever investeringer i maskinvare. Andre kan være enkle å integrere med, men kan dra nytte av å ha dedikerte enheter.

Arbeidsstasjoner og nettbrett

Å ha tilstrekkelig antall av disse kan øke kostnaden for å implementere EPJ, da du ønsker at hver avdeling skal ha tilgang til systemet, med relevante enheter reservert for dette formålet. Som et resultat kan du måtte kjøpe dusinvis av nye maskinvarekomponenter.

Servere og nettverksutstyr

Å støtte et komplekst EPJ-system som kobler sammen sykehus og avdelinger, vil sannsynligvis kreve mer maskinvare enn du har nå. Unntaket er institusjoner som allerede har store nettverk på plass og kan la de to systemene dele maskinvaren.

Integrasjons- og datamigreringskostnader

Å koble eksisterende programvare og databaser til det nye EPJ-systemet og overføre alle data på en sikker og feilfri måte, er en tidkrevende prosess. Det krever også en del tekniske ressurser og kunnskap, noe som øker kostnaden for EPJ-systemer.

Utgifter til opplæring og support

Du må også sette av en del av budsjettet til å onboarde personalet, da mangelen på standardiserte løsninger og støtteprogrammer er en av hovedutfordringene her. I tillegg, hvis du skal bruke en hyllevare, vil du bruke litt på supportforespørsler for å få riktig hjelp.

Løpende vedlikehold og oppgraderinger

Når systemet er på plass, er det et siste punkt å legge til den totale kostnaden for EPJ, da programvaren uunngåelig vil kreve oppdateringer for å inkludere ny teknologi og tilleggsfunksjoner. Samtidig vil maskinvaren det kjører på kreve vedlikehold, noe som ytterligere øker utgiftene.

Kostnaden for dine elektroniske pasientjournalsystemer vil alltid bli påvirket av en rekke skiftende faktorer, som kan brukes til din fordel når det er nødvendig.

Størrelsen og kompleksiteten til organisasjonen din

Jo større selskapet ditt er, desto mer data og inngangspunkter vil du jobbe med, og desto mer robust må programvaren være. Som et resultat øker den gjennomsnittlige kostnaden for EPJ-implementering etter hvert som bedriftsstørrelsen vokser.

Krav til tilpasning

Å tilpasse standard EPJ-systemstrukturen til din virksomhet vil også medføre ekstra utgifter, da hver nye funksjon eller kompatibilitetsjustering kommer med sin egen prislapp. Så hvis hovedprioriteten din er å holde kostnadene for EPJ-implementering lave, bør du vurdere å velge et enkelt system.

Overholdelse av regelverk og bransjestandarder

Medisinsk programvare har strenge regulatoriske regler å følge, som SaMD-lover, HIPAA og ISO 13485. Som et resultat krever tilpassede systemer en viss kostnad for å sikre at de er fullt lovlige, og unngår fremtidige problemer.

Tredjepartsintegrasjoner og partnerskap

En annen avgjørende faktor i kostnadsoversikten for EPJ-implementering er inkludering av tredjepartsprogramvare og databaser, som er et must innen medisinfeltet. Du må samarbeide med andre organisasjoner for å få pasienters medisinske data. Partnerskap med dem er både en ekstra kostnad og en potensiell måte å dele utgiftene på eller dekke dem med betalte partnerskap.

Implementeringstidslinje og ressursallokering

Hvis du har en stram tidsramme for å utvikle og integrere EPJ-systemet, må du strekke budsjettet for å dekke teamets overtidsarbeid. Omvendt kan det å gi utviklerne litt mer tid bety at du kan holde implementeringskostnaden for EPJ lavere.

«Hvor mye koster et EPJ-system i forkant?» og «Hva er den totale kostnaden?» vil ha to forskjellige svar fordi du må ta hensyn til eventuelle vedlikeholdsutgifter programvaren medfører. Disse inkluderer:

Regelmessig systemvedlikehold

Å sikre dataintegritet, holde API-interaksjoner i gang problemfritt og generelt ta vare på systemets stabilitet er alle essensielle aspekter ved vedlikehold. De er en direkte faktor i kostnadsoversikten for EPJ-implementering og bør inkluderes i budsjettet ditt.

Oppdateringer og programvarefeilrettinger

Enhver programvare blir til slutt utdatert hvis den ikke får nye funksjoner og støtte for nyere teknologier. Lag en veikart for dine EPJ-systemoppdateringer og bruk den til å vurdere budsjettet som trengs for dem, samt deres potensielle innhold.

Brukerstøtte og helpdesk-kostnader

EPJ-systemer er ganske komplekse, og å få konsultasjoner som hjelper brukere å venne seg til disse nye verktøyene, er enda en post på utgiftssiden. Når du bruker et lisensiert produkt, kan kostnaden for grunnleggende støtte være inkludert i abonnementsavgiften, men dette er ikke alltid tilfelle.

Vi har snakket mye om kostnadene ved å implementere EPJ, så la oss nå skifte fokus og se på hvorfor denne kostnaden er absolutt verdt det.

Forbedret operasjonell effektivitet

Forskning viser at effektiviteten i medisinske organisasjoner ikke bare påvirkes av antall ansatte, men også av anvendelsen av nyttige systemer, som EPJ. Disse gjør det mulig for leger å bruke mindre tid på administrativt arbeid, og gi raskere behandling til pasienter.

Forbedret pasientsikkerhet og behandlingskoordinering

Hastighet er ikke det eneste EPJ forbedrer, da det hjelper leger å samarbeide og holde seg fullt informert om pasientens behov, og forhindrer tilfeller av uønskede reaksjoner på medisiner. Å ha omfattende data om pasienters medisinske historie er en kjernefordel med EPJ-systemer.

Bedre overholdelse av regelverk og risikostyring

Overholdelse av regelverk er en del av kostnaden for EPJ, men det er også en av fordelene, da det bidrar til å sikre at datalagring og -administrasjon er i tråd med lovbestemmelser. Dette bidrar til å redusere de typiske risikoene innen helsevesenet og unngå saker om uaktsomhet.

Økonomiske fordeler og ROI fra EPJ-systemer

Data viser at bruk av EPJ-systemer kan bidra til å generere så mye som $10,000 til $20,000 per seng årlig for sykehus. Dette krever en bevisst innsats fra organisasjonen for å utnytte EPJ-data og optimalisere arbeidsflyten. Men denne typen avkastning er mer enn verdt det.

Her er noen nyttige tips for å holde budsjettet i sjakk ved å tilnærme deg EPJ-systemer med omhu.

Velge mellom skybaserte og lokale løsninger

De fleste organisasjoner vil ikke umiddelbart ha nok servermaskinvare til å støtte et stort EPJ-system. Derfor er det typiske valget, og et som holder implementeringskostnaden for EPJ moderat, å velge en skyleverandør. I tillegg kommer de med rikelige ressurser og enkel infrastruktursadministrasjon, to store fordeler.

Ta høyde for skjulte kostnader ved EPJ-implementering

Husk at uforutsette utgifter bør inkluderes i budsjettet ditt, noe som gir rom for manøvrering. Dette kan inkludere oppdatering av dine eldre systemer for å være kompatible med denne nye programvaren, oppgradering av maskinvare, eller simpelthen arbeid med dataoverføringer.

Forstå prisene på populære EPJ-systemer

Hvis du bestemmer deg for å ikke utvikle ditt eget tilpassede EPJ-system, er de to typiske prismodellene du kan forvente:

• Abonnementsbasert;
• Kjøp av engangslisens.

Førstnevnte er en enkel månedlig eller årlig betaling, men har en tendens til å summere seg over årene, noe som gjør det til et dyrt langsiktig alternativ. En engangslisens kan derimot være kostbar og kreve årlige vedlikeholdsbetalinger, men det vil sannsynligvis summere seg til lavere utgifter på lang sikt.

Å velge mellom ferdige og tilpassede løsninger kan være vanskelig, gitt mengden av faktorer, så her er en oversikt over deres egenskaper.

Ferdige EPJ-løsninger

Hyllevareprogramvare har vanligvis de samme ulempene uavhengig av kategori. Den mangler fleksibilitet, låser deg til å jobbe med en spesifikk leverandør, og tvinger deg til å stole på en tredjepart med datasikkerheten.

Fordeler og kostnader

Når det gjelder kostnadsoversikten for EPJ-implementering, har lisensierte EPJ-systemer fordelen av at kostnaden fordeles over en lengre periode i stedet for en engangssum. De er også designet for å være så kompatible som mulig, noe som gjør adopsjonen enklere.

Best for små til mellomstore praksiser

Hyllevare EPJ-programvare har både en fordel og en ulempe ved at den vanligvis er designet for enkel bruk under standardiserte forhold. Derfor er den mest egnet for mindre bedrifter, der innovative eller komplekse arbeidsflyter ikke er vanlige.

Tilpassede EPJ-løsninger

Tilpassede løsninger krever en solid investering av både ressurser og penger, og er kanskje ikke et alternativ for de med begrenset budsjett. De tilbyr imidlertid muligheten til å oppdatere dem etter behov, bruke din foretrukne teknologistakk og ha stram kontroll over databehandlingen.

Skreddersydde løsninger for større organisasjoner

Avgjørende er at du kan tilpasse egne EPJ-systemer nesten i det uendelige for å passe virksomheten som betaler for dem. Dette inkluderer unike funksjoner, skreddersydd integrasjon med proprietær infrastruktur og forbedrede sikkerhetsfunksjoner.

Kostnadsimplikasjoner og langsiktige fordeler

Med disse er kostnaden for EPJ-implementering høy med en gang, men veldig transparent og enkel å kontrollere. Du vil kunne begrense systemets utvikling basert på budsjettets tilgjengelighet og generere solid avkastning ved å anvende en skreddersydd løsning som forbedrer tjenestene dine.

Nå som vi har sett på alle detaljene rundt kostnadene for EPJ-implementering, la oss prøve å beregne hvordan de endelige utgiftene vil se ut.

Direkte vs. indirekte kostnader

Ting som lisensavgifter eller utviklingsbudsjetter er ganske åpenbare direkte utgifter, men de utgjør ikke hele kostnaden ved å installere et EPJ-system. Du må også ta hensyn til supportbetalinger, langsiktig vedlikehold, innkjøp av nødvendig maskinvare, osv.

Arbeidskraftkostnader og nødvendige ressurser

En annen stor del av kostnaden ved EPJ-implementering er det du vil bruke på utviklings- eller vedlikeholdsteamene. Dette kombineres også med utgiftene til maskinvare og lagringsalternativer, som vanligvis kan reduseres ved å velge skytjenester, en billigere tilnærming.

Evaluering av avkastning på investeringen (ROI)

Det er viktig å forstå at du ikke kaster bort penger, da EPJ-systemer vil dekke investeringen din ved å optimalisere driften og øke kvaliteten på tjenestene. For å beregne hva EPJ har gjort for deg, samle omfattende analysedata og sammenligne før og etter.

Implementering av et helt nytt EPJ-system går ikke alltid som planlagt, så la oss avslutte med å diskutere potensielle hindringer du bør unngå.

Effektiv håndtering av EPJ-kostnader

Du ønsker ikke å la implementeringskostnadene for EPJ komme ut av kontroll, noe som kan skje med dårlig administrert utvikling eller overambisiøse prosjekter. Lag en plan og hold deg til den, tilpass arbeidet til dine evner.

Navigere i krav til forskriftsoverholdelse

Selv om kvalifiserte utviklingsteam vanligvis vil vite hvordan de skal holde appen din i samsvar med relevant lovgivning, kan de ha blindsoner for spesifikke regioner og funksjoner. Derfor er det best å rekruttere en juridisk konsulent hvis du kan passe det inn i budsjettet ditt. Dette vil sikre at produktet ditt er fullt i tråd med regelverket.

Overvinne teknologiske barrierer og motstand mot endring

Data antyder at ansattes nøling er en av barrierene for å ta i bruk EPJ-systemer, da noen fagfolk kan være mer vant til eldre teknologi eller uvillige til å endre fra tradisjonelle metoder. Dette kan løses ved å tilby opplæring og onboarding-forelesninger for å vise fordelene med EPJ.

Utfordringer med opplæring og kompetanseutvikling

Riktignok kan opplæringen som løser motstandsproblemet være vanskelig i seg selv. Du må enten utvikle ett kurs som passer for alle, eller dele det inn i spesialiserte opplæringsplaner. Dette er den bedre tilnærmingen, da sykepleiere og leger med ulike spesialiseringer vil ha varierte erfaringer med systemet.

Dette avslutter vår kostnadsoversikt for EPJ-implementering, men vår evne til å hjelpe stopper ikke der. Med over et tiår med praktisk erfaring i å lage tilpasset programvare og tilpasse infrastruktur for å støtte optimalisering, er JetBase en leder innen programvareutvikling. Vi har erfaring innen det medisinske feltet, og har skapt omfattende SaaS-løsninger og fleksible plattformer.

Å jobbe med oss betyr å få førsteklasses kvalitet, profesjonell kommunikasjon og realisering av dine ideer. Så hvis du trenger EPJ, trenger du JetBase, og vi er bare en melding unna.