Den ultimative guide til EHR-omkostninger og hvordan du lægger dit budget

Det er umuligt at diskutere omkostningerne ved implementering af et EPJ-system uden at overveje de mange fordele, der er forbundet hermed, og som opvejer de indledende udgifter.

Klinisk forskning tyder for eksempel på, at EPJ-systemer kan forbedre kommunikationen mellem klinikere. En undersøgelse viste, at andelen af klinikere, der var enige i, at kommunikationen blev forbedret, steg fra 72 % til 93 % i løbet af 12 måneder efter implementeringen. En anden undersøgelse rapporterede, at 80 % af lægerne ser EPJ-systemer som en positiv kraft i sygdomsbehandlingen.

På trods af disse fordele rapporterer visse regioner og lande, som f.eks. Etiopien, en implementeringsparathed for EPJ på kun 52,8 %. Dette skyldes både betænkeligheder ved omkostningerne ved implementering af EPJ i hospitalsmiljøer og mangel på teknisk knowhow. Dagens guide har til formål at afhjælpe dette ved at vise måder at begrænse udgifterne og forenkle integrationen til medicinske formål.

EPJ, eller Elektronisk Patientjournal, indeholder al relevant patientinformation i digitalt format. Et EPJ-system er den software, der gør det muligt for læger at lagre, administrere og sikre disse journaler.

Når vi taler om omkostningerne ved EPJ, mener vi typisk prisen for at bygge denne software eller købe en licens, samt løbende vedligeholdelsesomkostninger. Derudover, afhængigt af din infrastruktur, kan det være nødvendigt at inkludere hardwareopdateringer og integrationsudgifter. Flytning af data fra et ældre system til en helt ny software kan øge omkostningerne ved EPJ-implementering.

Før vi fortsætter, lad os liste de standardudgiftskategorier, der er forbundet med EPJ. Dette inkluderer:

Systemvalg og licensering

Det første valg, du træffer, påvirker også de endelige omkostninger for EPJ-systemer til hospitaler.

Færdige EPJ-løsninger

Du kan vælge et "massemarkeds"-system, der har grundlæggende funktioner og kræver et månedligt abonnementsgebyr. Dette reducerer omkostningerne ved den indledende adoption, men ender med at koste ekstra efter nogle års brug. Det mangler også den fleksibilitet, som tilpasset software tilbyder, og giver generaliseret funktionalitet.

Tilpassede EPJ-løsninger

At bygge dit eget system kræver en betydelig forudgående investering, men kommer med den fordel, at du præcist kan vælge, hvordan det skal fungere, hvilken teknologistak der skal bruges, og hvordan det skal vokse over årene. Som et resultat får du et system med lang levetid, der ikke kræver ekstra betalinger og kan give dig en fordel i forhold til konkurrenterne.

Hardwarekrav

Nogle hospitaler kører ældre systemer, der ikke understøtter nyere EPJ-software, hvilket kræver investeringer i hardware. Andre kan være nemme at integrere med, men kunne drage fordel af at have dedikerede enheder.

Arbejdsstationer og tablets

At have tilstrækkeligt mange af disse kan øge omkostningerne ved implementering af EPJ, da du ønsker, at alle afdelinger skal have adgang til systemet, med de relevante enheder reserveret til dette formål. Som et resultat kan du komme til at købe dusinvis af nye stykker hardware.

Servere og netværksudstyr

At understøtte et komplekst EPJ-system, der forbinder hospitaler og afdelinger, vil sandsynligvis kræve mere hardware, end du har nu. Undtagelsen herfra ville være institutioner, der allerede har store netværk på plads og kan lade de to systemer dele hardwaren.

Omkostninger til integration og datamigrering

At forbinde din eksisterende software og databaser til det nye EPJ-system og overføre alle data til det sikkert og fejlfrit er en tidskrævende proces. Det kræver også en hel del tekniske ressourcer og viden, hvilket øger omkostningerne ved EPJ-systemer.

Uddannelses- og supportudgifter

Du skal også afsætte en del af dit budget til at onboarde personalet, da manglen på standardiserede løsninger og supportprogrammer er en af de største udfordringer her. Derudover, hvis du vil bruge en hyldevare-løsning, vil du bruge lidt på supporthenvendelser for at få ordentlig hjælp.

Løbende vedligeholdelse og opgraderinger

Når dit system er på plads, er der et sidste punkt at tilføje til de samlede omkostninger ved EPJ, da softwaren uundgåeligt vil kræve opdateringer for at inkorporere ny teknologi og yderligere funktioner. Samtidig vil den hardware, det kører på, kræve vedligeholdelse, hvilket yderligere øger udgifterne.

Dine omkostninger til Elektronisk Patientjournal-systemer vil altid blive påvirket af en række skiftende faktorer, som kan bruges til din fordel, når det er nødvendigt.

Størrelsen og kompleksiteten af din organisation

Jo større din virksomhed er, jo flere data og adgangspunkter skal du arbejde med, og jo mere robust skal softwaren være. Som et resultat stiger de gennemsnitlige omkostninger ved EPJ-implementering i takt med virksomhedens størrelse.

Krav til tilpasning

At tilpasse den standard EPJ-systemstruktur til din virksomhed vil også medføre ekstra udgifter, da hver ny funktion eller kompatibilitetsjustering kommer med sin egen pris. Så hvis din hovedprioritet er at holde omkostningerne ved EPJ-implementering lave, bør du overveje et simpelt system.

Lovgivningsmæssig overholdelse og branchestandarder

Medicinsk software har strenge lovgivningsmæssige regler, der skal følges, såsom SaMD-love, HIPAA og ISO 13485. Som et resultat kræver tilpassede systemer nogle udgifter for at sikre, at de er fuldt lovligt kompatible og undgår fremtidige problemer.

Tredjepartsintegrationer og partnerskaber

En anden afgørende faktor i omkostningsfordelingen ved EPJ-implementering er inklusionen af tredjepartssoftware og databaser, hvilket er et must inden for det medicinske felt. Du skal samarbejde med andre organisationer for at få patienternes medicinske data. Et partnerskab med dem er både en ekstra omkostning og en potentiel måde at dele udgifterne på eller indhente dem gennem betalte partnerskaber.

Implementeringstidslinje og ressourceallokering

Hvis du har en stram tidsramme for at udvikle og integrere EPJ-systemet, skal du udvide budgettet for at dække dit teams overarbejde. Omvendt kan det at give udviklerne lidt mere tid betyde, at du er i stand til at holde omkostningerne ved EPJ-implementering lavere.

"Hvad koster et EPJ-system i forvejen?" og "Hvad er dets samlede omkostninger?" vil have to forskellige svar, fordi du skal tage højde for eventuelle vedligeholdelsesudgifter, som softwaren medfører. Disse inkluderer:

Regelmæssig systemvedligeholdelse

Sikring af dataintegritet, opretholdelse af problemfri API-interaktioner og generel pasning af dit systems stabilitet er alle væsentlige aspekter af vedligeholdelse. De indgår direkte i omkostningsfordelingen for EPJ-implementering og bør være med i dit budget.

Opdateringer og software-patches

Enhver software bliver til sidst forældet, hvis den ikke får nye funktioner og understøttelse af nyere teknologier. Opret en køreplan for dine EPJ-systemopdateringer og brug den til at vurdere det nødvendige budget for dem samt deres potentielle indhold.

Omkostninger til brugersupport og helpdesk

EPJ-systemer er ret komplekse, og konsultationer, der hjælper brugere med at vænne sig til disse nye værktøjer, er endnu en post på udgiftslisten. Når du bruger et licenseret produkt, kan omkostningerne til grundlæggende support være indbygget i abonnementsgebyret, men dette er ikke altid tilfældet.

Vi har talt udførligt om omkostningerne ved at implementere EPJ, så lad os skifte fokus og koncentrere os om, hvorfor disse omkostninger er absolut det værd.

Forbedret operationel effektivitet

Forskning viser, at effektiviteten i medicinske organisationer ikke kun påvirkes af antallet af medarbejdere, men også af anvendelsen af nyttige systemer, såsom EPJ. Disse gør det muligt for læger at bruge mindre tid på administrativt arbejde og yde hurtigere pleje til patienter.

Forbedret patientsikkerhed og plejekoordinering

Hastighed er ikke det eneste, EPJ forbedrer, da det hjælper læger med at samarbejde og holde sig fuldt informeret om en patients behov, hvilket forebygger tilfælde af bivirkninger fra medicin. At have omfattende data om patienters medicinske historie er en central fordel ved EPJ-systemer.

Bedre overholdelse af lovgivning og risikostyring

Overholdelse af regler er en del af omkostningerne ved EPJ, men det er også en af fordelene, da det hjælper med at sikre, at din datalagring og -administration er i overensstemmelse med lovgivningen. Dette hjælper med at mindske de typiske risici inden for sundhedssektoren og undgå sager om uagtsomhed.

Finansielle fordele og ROI fra EPJ-systemer

Data viser, at brugen af EPJ-systemer kan hjælpe med at generere så meget som $10.000 til $20.000 per seng årligt for hospitaler. Dette kræver en bevidst indsats fra organisationen for at udnytte EPJ-data og optimere arbejdsgangen. Men denne form for afkast er mere end det værd.

Her er nogle nyttige tips til at holde dit budget under kontrol ved at tilgå EPJ-systemer med omhu.

Valg mellem skybaserede vs. on-premise løsninger

De fleste organisationer vil ikke umiddelbart have nok serverhardware til at understøtte et omfattende EPJ-system. Derfor er det typiske valg, og et der holder EPJ-implementeringsomkostningerne moderate, at vælge en cloud-udbyder. Desuden kommer de med rigelige ressourcer og nem infrastrukturstyring, to store plusser.

Inkludering af skjulte omkostninger ved EPJ-implementering

Husk, at uforudsete udgifter bør indregnes i dit budget, så der er plads til manøvrering. Dette kan omfatte opdatering af dine ældre systemer, så de er kompatible med den nye software, opgradering af hardware eller simpelthen arbejde med dataoverførsler.

Forståelse af prissætningen for populære EPJ-systemer

Hvis du beslutter dig for ikke at udvikle dit eget tilpassede EPJ-system, er de to typiske prismodeller, du kan forvente:

• Abonnementsbaseret;
• Engangslicenskøb.

Førstnævnte er en simpel månedlig eller årlig betaling, men har en tendens til at akkumulere over årene, hvilket gør det til en dyr langsigtet løsning. En engangslicens kan derimod være dyr og kræve årlige vedligeholdelsesbetalinger, men det vil sandsynligvis resultere i lavere udgifter på lang sigt.

At vælge mellem færdige og tilpassede løsninger kan være svært, i betragtning af de mange faktorer, så her er en introduktion til deres egenskaber.

Færdige EPJ-løsninger

Hyldevare-software har typisk de samme ulemper uanset kategori. Det mangler fleksibilitet, det binder dig til at arbejde med en specifik leverandør, og det tvinger dig til at stole på en tredjepart med datasikkerheden.

Fordele og omkostninger

Når det kommer til omkostningsfordelingen ved EPJ-implementering, har licenserede EPJ-systemer den fordel, at omkostningerne er fordelt over en længere periode i stedet for et engangsbeløb. De er også designet til at være så kompatible som muligt, hvilket gør adoption lettere.

Bedst til små til mellemstore praksisser

Hvad der både kan være et plus og et minus ved færdiglavet EPJ-software er, at det typisk er designet til simpel brug under standardiserede forhold. Derfor er det primært velegnet til mindre virksomheder, hvor innovative eller komplekse arbejdsgange ikke er almindelige.

Tilpassede EPJ-løsninger

Tilpassede løsninger kræver en solid investering af både ressourcer og penge og er måske ikke en mulighed for dem med et stramt budget. De tilbyder dog mulighed for at opdatere dem efter behov, bruge din foretrukne teknologistak og stramt kontrollere databehandlingen.

Skræddersyede løsninger til større organisationer

Det er afgørende, at du kan tilpasse EPJ-systemer næsten uendeligt for at passe til den virksomhed, der betaler for dem. Dette inkluderer unikke funktioner, skræddersyet integration med proprietær infrastruktur, og forbedrede sikkerhedsfunktioner.

Omkostningsmæssige konsekvenser og langsigtede fordele

Med disse er omkostningerne ved EPJ-implementering høje med det samme, men meget gennemsigtige og nemme at kontrollere. Du vil være i stand til at begrænse systemets udvikling baseret på dit budget og generere en solid ROI ved at anvende en skræddersyet løsning, der forbedrer dine tjenester.

Nu hvor vi har gennemgået alle detaljerne om omkostningerne ved EPJ-implementering, lad os prøve at beregne, hvordan de endelige udgifter vil se ud.

Direkte vs. indirekte omkostninger

Ting som licensgebyrer eller udviklingsbudgetter er ret åbenlyse direkte udgifter, men de udgør ikke hele omkostningen ved at installere et EPJ-system. Du skal også tage højde for supportbetalinger, langsigtet vedligeholdelse, indkøb af nødvendig hardware osv.

Omkostninger til arbejdsstyrke og nødvendige ressourcer

En anden stor del af omkostningerne ved EPJ-implementering er, hvad du vil bruge på udviklings- eller vedligeholdelsesteamene. Dette kombineres også med udgifterne til hardware og lagringsmuligheder, som normalt kan begrænses ved at vælge cloud-hosting, en billigere tilgang.

Evaluering af investeringsafkast (ROI)

Det er vigtigt at forstå, at du ikke spilder penge, da EPJ-systemer vil tjene din investering hjem igen ved at optimere dine operationer og øge kvaliteten af tjenesterne. For at beregne, hvad EPJ har gjort for dig, skal du indsamle omfattende analysedata og sammenligne før og efter.

Implementering af et helt nyt EPJ-system går ikke altid som planlagt, så lad os afslutte med at diskutere de potentielle forhindringer, du bør undgå.

Effektiv styring af EPJ-omkostninger

Du ønsker ikke at lade omkostningerne ved EPJ-implementeringen løbe løbsk, hvilket kan ske med dårligt styret udvikling eller alt for ambitiøse projekter. Udvikl en plan og hold dig til den, tilpas arbejdet til dine evner.

Navigation i lovgivningsmæssige overholdelseskrav

Mens kvalificerede udviklingsteams typisk vil vide, hvordan de holder din app i overensstemmelse med relevant lovgivning, kan de have blinde vinkler for specifikke regioner og funktioner. Derfor er det bedst at rekruttere en juridisk konsulent, hvis du kan passe det ind i dit budget. Dette vil sikre, at dit produkt er fuldt ud i overensstemmelse med reglerne.

Overvindelse af teknologiske barrierer og modstand mod forandring

Data antyder, at personalets tøven er en af barriererne for at indføre EPJ-systemer, da nogle fagfolk måske er mere vant til ældre teknologi eller uvillige til at skifte fra traditionelle metoder. Dette kan løses ved at tilbyde træning og onboarding-forelæsninger for at vise fordelene ved EPJ.

Udfordringer inden for træning og kompetenceudvikling

Godt nok kan den træning, der løser modstandsproblemet, være vanskelig i sig selv. Du skal enten udvikle ét kursus, der passer til alle, eller opdele det i specialiserede træningsplaner. Dette er den bedre tilgang, da sygeplejersker og læger med forskellige specialiseringer vil have varierende erfaringer med systemet.

Dette afslutter vores omkostningsfordeling for EPJ-implementering, men vores evne til at hjælpe stopper ikke her. Med over et årtis praktisk erfaring i at skabe tilpasset software og tilpasse infrastruktur for at understøtte optimering, er JetBase førende inden for softwareudvikling. Vi har erfaring inden for det medicinske felt, med at skabe omfattende SaaS-løsninger og fleksible platforme.

At arbejde med os betyder at få topkvalitet, professionel kommunikation og realisering af dine ideer. Så hvis du har brug for EPJ, har du brug for JetBase, og vi er kun en besked væk.