Den Ultimata Guiden om EHR-kostnader och Hur man sätter sin budget

Att diskutera kostnaden för att implementera EHR är omöjligt utan att beakta de många fördelar som är förknippade med det, vilka kompenserar för de initiala utgifterna.

Klinisk forskning tyder till exempel på att EHR kan förbättra kommunikationen bland kliniker. En studie fann att andelen kliniker som ansåg att kommunikationen förbättrades steg från 72 % till 93 % under 12 månader efter implementeringen. En annan studie rapporterade att 80 % av läkarna ser EHR som en positiv kraft inom sjukdomshantering.

Trots dessa fördelar rapporterar vissa regioner och länder, som Etiopien, en beredskap att implementera EHR på endast 52,8 %. Detta är ett resultat av både oro för kostnaden för att implementera EHR i sjukhusmiljöer och brist på teknisk kompetens. Dagens guide syftar till att råda bot på detta genom att visa sätt att begränsa utgifter och förenkla integration för medicinska ändamål.

EHR, eller elektroniska hälsojournaler, innehåller all relevant patientinformation i digitalt format. Ett EHR-system är programvaran som gör det möjligt för läkare att lagra, hantera och säkra dessa journaler.

När vi talar om kostnaden för EHR menar vi vanligtvis priset för att utveckla denna programvara eller köpa en licens, samt löpande underhållskostnader. Dessutom, beroende på din infrastruktur, kan det behövas uppgraderingar av hårdvara och integrationskostnader. Att flytta data från ett äldre system till en helt ny programvara kan öka implementeringskostnaden för EHR.

Innan vi går vidare, låt oss lista de standardkostnadskategorier som är förknippade med EHR. Detta inkluderar:

Systemval och licensiering

Det första val du gör påverkar också den slutliga kostnaden för EHR-system för sjukhus.

Färdiga EHR-lösningar

Du kan välja ett ”massmarknadssystem” som har grundläggande funktioner och kräver en månatlig prenumerationsavgift. Detta sänker kostnaden för initialt införande men blir dyrare efter några års användning. Det saknar också flexibiliteten hos anpassad programvara och erbjuder generaliserad funktionalitet.

Anpassade EHR-lösningar

Att bygga ett eget system kräver en betydande initial investering men medför fördelen att du exakt kan välja hur det ska fungera, vilken teknikstack som ska användas och hur det ska utvecklas över åren. Som ett resultat får du ett system med lång livslängd som inte kräver extra betalningar och som kan ge dig en fördel gentemot konkurrenterna.

Hårdvarukrav

Vissa sjukhus använder äldre system som inte stöder nyare EHR-programvara, vilket kräver investeringar i hårdvara. Andra kan vara lätta att integrera med, men skulle kunna dra nytta av att ha dedikerade enheter.

Arbetsstationer och surfplattor

Att ha dessa i tillräckligt antal kan öka kostnaden för att implementera EHR, eftersom du vill att varje avdelning ska ha tillgång till systemet, med relevanta enheter reserverade för detta ändamål. Som ett resultat kan du behöva köpa dussintals nya hårdvaruenheter.

Servrar och nätverksutrustning

Att stödja ett intrikat EHR-system som kopplar samman sjukhus och avdelningar kommer sannolikt att kräva mer hårdvara än du har idag. Undantaget skulle vara institutioner som redan har stora nätverk på plats och kan låta de två systemen dela hårdvaran.

Integrations- och datamigreringskostnader

Att ansluta din befintliga programvara och databaser till det nya EHR-systemet och överföra all data till det på ett säkert och felfritt sätt är en tidskrävande process. Det kräver också en hel del tekniska resurser och kunskap, vilket ökar kostnaden för EHR-system.

Utbildnings- och supportkostnader

Du kommer också att behöva avsätta en del av din budget för att introducera personalen, eftersom bristen på standardiserade lösningar och supportprogram är en av de största utmaningarna här. Dessutom, om du ska använda en färdig lösning, kommer du att spendera en del på supportförfrågningar för att få rätt hjälp.

Löpande underhåll och uppgraderingar

När ditt system väl är på plats finns det en sista punkt att lägga till den totala kostnaden för EHR, eftersom programvaran oundvikligen kommer att kräva uppdateringar för att inkludera ny teknik och ytterligare funktioner. Samtidigt kommer hårdvaran den körs på att kräva underhåll, vilket ytterligare ökar kostnaderna.

Kostnaden för dina system för elektroniska hälsojournaler kommer alltid att påverkas av ett visst antal föränderliga faktorer, vilka kan användas till din fördel vid behov.

Storleken och komplexiteten hos din organisation

Ju större ditt företag är, desto mer data och ingångspunkter kommer du att arbeta med, och desto mer robust måste programvaran vara. Som ett resultat ökar den genomsnittliga kostnaden för EHR-implementering i takt med att företaget växer.

Anpassningskrav

Att anpassa standardstrukturen för EHR-systemet för att skräddarsy det efter din verksamhet kommer också med extra kostnader, eftersom varje ny funktion eller kompatibilitetsjustering har sin egen prislapp. Så om din huvudprioritet är att hålla nere kostnaden för EHR-implementering, överväg att välja ett enkelt system.

Regelefterlevnad och branschstandarder

Medicinsk programvara har strikta regler att följa, såsom SaMD-lagar, HIPAA och ISO 13485. Som ett resultat kräver anpassade system vissa utgifter för att säkerställa att de är fullt lagligt kompatibla, vilket undviker problem i framtiden.

Tredjepartsintegrationer och partnerskap

En annan avgörande faktor i uppdelningen av implementeringskostnaden för EHR är inkludering av tredjepartsprogramvara och databaser, vilket är ett måste inom det medicinska området. Du kommer att behöva samarbeta med andra organisationer för att få patienters medicinska data. Att samarbeta med dem är både en extra kostnad och ett potentiellt sätt att dela utgifterna eller få tillbaka dem genom betalda partnerskap.

Implementeringstidslinje och resursfördelning

Om du har en snäv tidsram för att utveckla och integrera EHR-systemet, måste du utöka budgeten för att rymma det övertidsarbete ditt team kommer att utföra. Omvänt kan att ge utvecklarna lite mer tid innebära att du kan hålla kostnaden för EHR-implementering lägre.

”Vad kostar ett EHR-system initialt?” och ”Vad är dess totala kostnad?” kommer att ha två olika svar eftersom du måste ta hänsyn till alla underhållskostnader som programvaran medför. Dessa inkluderar:

Regelbundet systemunderhåll

Att säkerställa dataintegritet, hålla API-interaktioner smidiga och generellt sett ta hand om systemets stabilitet är alla väsentliga aspekter av underhåll. De påverkar direkt uppdelningen av implementeringskostnaden för EHR och bör finnas med i din budget.

Uppdateringar och programvarupatchar

All programvara blir så småningom föråldrad om den inte får nya funktioner och stöd för nyare teknologier. Skapa en färdplan för dina EHR-systemuppdateringar och använd den för att bedöma den budget som behövs för dem samt deras potentiella innehåll.

Användarsupport och helpdesk-kostnader

EHR-system är ganska komplexa, och att få konsultationer som hjälper användare att vänja sig vid dessa nya verktyg är ytterligare en post på utgiftslistan. När du använder en licensierad produkt kan kostnaden för grundläggande support vara inbakad i prenumerationsavgiften, men detta är inte alltid fallet.

Vi har talat utförligt om kostnaden för att implementera EHR, så låt oss byta fokus och titta på varför den kostnaden är absolut värd det.

Förbättrad operativ effektivitet

Forskning visar att medicinska organisationers effektivitet påverkas inte bara av personalstyrkan utan också av tillämpningen av användbara system, som EHR. Dessa gör det möjligt för läkare att spendera mindre tid på administrativt arbete och ge snabbare vård till patienter.

Förbättrad patientsäkerhet och vårdkoordinering

Hastighet är inte det enda som EHR förbättrar, då det hjälper läkare att samarbeta och hålla sig fullt informerade om en patients behov, vilket förebygger fall av biverkningar från läkemedel. Att ha omfattande data om patienters medicinska historia är en central fördel med EHR-system.

Bättre regelefterlevnad och riskhantering

Efterlevnad är en del av kostnaden för EHR, men det är också en av dess fördelar, eftersom det hjälper till att säkerställa att din datalagring och hantering är i linje med lagliga bestämmelser. Detta bidrar till att mildra de typiska riskerna inom hälso- och sjukvårdsområdet och undvika fall av felbehandling.

Finansiella fördelar och ROI från EHR-system

Data visar att användning av EHR-system kan bidra till att generera så mycket som 10 000 till 20 000 dollar per säng årligen för sjukhus. Detta kräver dock en medveten insats från organisationen för att utnyttja EHR-data och optimera sitt arbetsflöde. Men denna typ av avkastning är mer än värd det.

Här är några användbara tips för att hålla din budget under kontroll genom att noggrant hantera EHR-system.

Att välja mellan molnbaserade lösningar och lokalt installerade lösningar

De flesta organisationer kommer inte att ha tillräckligt med serverhårdvara för att stödja ett omfattande EHR-system. Därför är det typiska valet, och ett som håller implementeringskostnaden för EHR måttlig, att välja en molnleverantör. Dessutom erbjuder de rikliga resurser och enkel infrastrukturhantering, två stora fördelar.

Inkludera dolda kostnader för EHR-implementering

Kom ihåg att oförutsedda utgifter bör bakas in i din budget, vilket lämnar utrymme för manövrering. Detta kan inkludera att uppdatera dina äldre system för att vara kompatibla med den nya programvaran, uppgradera hårdvara eller helt enkelt arbeta med dataöverföringar.

Att förstå prissättningen för populära EHR-system

Om du bestämmer dig för att inte utveckla ett eget anpassat EHR-system, är de två typiska prismodellerna du kan förvänta dig:

• Prenumerationsbaserat;
• Engångsköp av licens.

Den förstnämnda är en enkel månads- eller årsbetalning, men tenderar att ackumuleras över åren, vilket gör den till ett dyrt långsiktigt alternativ. Under tiden kan en engångslicens vara kostsam och kräva årliga underhållsbetalningar, men den kommer sannolikt att resultera i lägre utgifter på lång sikt.

Att välja mellan färdiga och anpassade lösningar kan vara svårt, med tanke på de många faktorerna, så här är en introduktion till deras egenskaper.

Färdiga EHR-lösningar

Färdig programvara har vanligtvis samma nackdelar oavsett kategori. Den saknar flexibilitet, låser dig till att arbeta med en specifik leverantör och tvingar dig att lita på en tredje part med datasäkerheten.

Fördelar och kostnader

När det gäller uppdelningen av implementeringskostnaden för EHR har licensierade EHR-system fördelen att kostnaden fördelas över en längre period istället för en klumpsumma. De är också utformade för att vara så kompatibla som möjligt, vilket underlättar införandet.

Bäst för små till medelstora praktiker

Vad som kan vara både ett plus och ett minus med färdig EHR-programvara är att den typiskt är utformad för enkel användning under standardiserade förhållanden. Därför passar den mestadels för mindre företag, där innovativa eller komplexa arbetsflöden inte är vanliga.

Anpassade EHR-lösningar

Anpassade lösningar kräver en gedigen investering av både resurser och pengar, och kanske inte är ett alternativ för dem med en begränsad budget. De erbjuder dock möjligheten att uppdatera dem efter eget tycke, använda din föredragna teknikstack och noggrant kontrollera databehandlingen.

Skräddarsydda lösningar för större organisationer

Avgörande är att du kan anpassa anpassade EHR-system nästan i oändlighet för att passa det företag som betalar för dem. Detta inkluderar unika funktioner, skräddarsydd integration med egen infrastruktur och förbättrade säkerhetsfunktioner.

Kostnadskonsekvenser och långsiktiga fördelar

Med dessa är kostnaden för EHR-implementering hög direkt, men mycket transparent och lätt att kontrollera. Du kommer att kunna begränsa systemets utveckling baserat på din budgettillgänglighet och generera en solid ROI genom att tillämpa en skräddarsydd lösning som förbättrar dina tjänster.

Nu när vi har tittat på alla detaljer om kostnaden för EHR-implementering, låt oss försöka beräkna hur de slutliga utgifterna kommer att se ut.

Direkta vs. indirekta kostnader

Saker som licensavgifter eller utvecklingsbudgetar är ganska uppenbara direkta kostnader, men de utgör inte hela kostnaden för att installera ett EHR-system. Du måste också ta hänsyn till supportbetalningar, långsiktigt underhåll, inköp av nödvändig hårdvara, etc.

Personalkostnader och nödvändiga resurser

En annan stor del av kostnaden för EHR-implementering är vad du spenderar på utvecklings- eller underhållsteam. Detta kombineras också med utgifterna för hårdvara och lagringsalternativ, vilket vanligtvis kan begränsas genom att välja molnhosting, ett billigare tillvägagångssätt.

Utvärdering av avkastning på investeringen (ROI)

Det är viktigt att förstå att du inte kastar pengar i sjön, eftersom EHR-system kommer att återbetala din investering genom att optimera din verksamhet och öka kvaliteten på tjänsterna. För att beräkna vad EHR har gjort för dig, samla omfattande analysdata och jämför före och efter.

Att implementera ett helt nytt EHR-system går inte alltid som planerat, så låt oss avsluta med att diskutera de potentiella hinder som du bör undvika.

Effektiv hantering av EHR-kostnader

Du vill inte låta kostnaden för EHR-implementering skena iväg, vilket kan hända med dåligt hanterad utveckling eller alltför ambitiösa projekt. Upprätta en plan och håll dig till den, anpassa arbetet efter dina möjligheter.

Att navigera bland krav på regelefterlevnad

Även om kvalificerade utvecklingsteam vanligtvis vet hur man håller din app kompatibel med relevant lagstiftning, kan de ha blinda fläckar för specifika regioner och funktioner. Därför är det bäst att anlita en juridisk konsult om du kan få plats med det i din budget. Detta säkerställer att din produkt är helt i linje med bestämmelserna.

Att övervinna tekniska hinder och motstånd mot förändring

Data tyder på att tveksamhet bland personalen är ett av hindren för att anta EHR-system, eftersom vissa yrkesverksamma kan vara mer vana vid äldre teknik eller ovilliga att byta från traditionella metoder. Detta kan lösas genom att erbjuda utbildning och introduktionsföreläsningar för att visa fördelarna med EHR.

Utmaningar inom utbildning och kompetensutveckling

Visst, den utbildning som löser motståndsproblemet kan vara knepig i sig. Du måste antingen utveckla en kurs som passar alla eller dela upp den i specialiserade utbildningsplaner. Detta är det bättre tillvägagångssättet eftersom sjuksköterskor och läkare inom olika specialiseringar kommer att ha varierande erfarenheter av systemet.

Här avslutas vår kostnadsöversikt för EHR-implementering, men vår förmåga att hjälpa till slutar inte där. Med över ett decenniums praktisk erfarenhet av att skapa anpassad programvara och anpassa infrastruktur för att stödja optimering, är JetBase en ledare inom programvaruutveckling. Vi har erfarenhet inom det medicinska området, med att skapa omfattande SaaS-lösningar och flexibla plattformar.

Att arbeta med oss innebär att få förstklassig kvalitet, professionell kommunikation och förverkligandet av dina idéer. Så om du behöver EHR, behöver du JetBase, och vi är bara ett meddelande bort.