Der ultimative Leitfaden zu EHR-Kosten und Budgetplanung

Die Diskussion über die Kosten der Implementierung von EHRs ist unmöglich, ohne die zahlreichen damit verbundenen Vorteile zu berücksichtigen, die die anfänglichen Ausgaben wettmachen.

Klinische Studien deuten beispielsweise darauf hin, dass EHRs die Kommunikation zwischen Klinikern verbessern können. Eine Studie ergab, dass der Anteil der Kliniker, die einer Verbesserung der Kommunikation zustimmten, innerhalb von 12 Monaten nach der Implementierung von 72 % auf 93 % anstieg. Eine andere Studie berichtete, dass 80 % der Ärzte EHRs als eine positive Kraft im Krankheitsmanagement betrachten.

Trotz dieser Vorteile berichten bestimmte Regionen und Länder, wie Äthiopien, von einer Bereitschaft zur Implementierung von EHRs von nur 52,8 %. Dies ist sowohl auf die Besorgnis über die Kosten der Implementierung von EHRs in Krankenhausumgebungen als auch auf mangelndes technisches Know-how zurückzuführen. Der heutige Leitfaden soll Abhilfe schaffen, indem er Wege aufzeigt, Ausgaben zu begrenzen und die Integration für medizinische Zwecke zu vereinfachen.

EHR, oder elektronische Gesundheitsakten, enthalten alle relevanten Patienteninformationen in digitaler Form. Ein EHR-System ist die Software, die es Ärzten ermöglicht, diese Akten zu speichern, zu verwalten und zu sichern.

Wenn wir über die Kosten von EHRs sprechen, meinen wir typischerweise den Preis für die Entwicklung dieser Software oder den Kauf einer Lizenz sowie die laufenden Wartungskosten. Zudem können je nach Infrastruktur Hardware-Updates und Integrationskosten anfallen. Das Verschieben von Daten von einem Altsystem auf eine völlig neue Software kann die Implementierungskosten für EHRs erhöhen.

Bevor wir fortfahren, listen wir die standardmäßigen Ausgabenkategorien auf, die mit EHRs verbunden sind. Dazu gehören:

Systemauswahl und Lizenzierung

Die erste Entscheidung, die Sie treffen, beeinflusst auch die endgültigen Kosten von EHR-Systemen für Krankenhäuser.

Vorgefertigte EHR-Lösungen

Sie können sich für ein „Massenmarkt“-System entscheiden, das Basisfunktionen bietet und eine monatliche Abonnementgebühr erfordert. Dies senkt die anfänglichen Einführungskosten, führt aber nach einigen Jahren der Nutzung zu zusätzlichen Kosten. Es mangelt auch an der Flexibilität von maßgeschneiderter Software und bietet eine verallgemeinerte Funktionalität.

Maßgeschneiderte EHR-Lösungen

Der Aufbau eines eigenen Systems erfordert eine erhebliche Anfangsinvestition, bietet jedoch den Vorteil, präzise zu bestimmen, wie es funktionieren, welcher Tech-Stack verwendet und wie es über die Jahre wachsen wird. Dadurch erhalten Sie ein System mit einer gewissen Langlebigkeit, das keine zusätzlichen Zahlungen erfordert und Ihnen helfen kann, einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Hardwareanforderungen

Einige Krankenhäuser betreiben Altsysteme, die neuere EHR-Software nicht unterstützen, was Investitionen in Hardware erforderlich macht. Andere lassen sich möglicherweise leicht integrieren, könnten aber von dedizierten Geräten profitieren.

Workstations und Tablets

Eine ausreichende Anzahl davon kann die Implementierungskosten für EHRs erhöhen, da Sie möchten, dass jede Abteilung Zugriff auf das System hat und die entsprechenden Geräte dafür vorgesehen sind. Folglich könnten Sie den Kauf dutzender neuer Hardwareteile in Betracht ziehen.

Server und Netzwerkausrüstung

Die Unterstützung eines komplexen EHR-Systems, das Krankenhäuser und Abteilungen verbindet, wird wahrscheinlich mehr Hardware erfordern, als Sie derzeit besitzen. Eine Ausnahme bilden Institutionen, die bereits über große Netzwerke verfügen und die Hardware von beiden Systemen gemeinsam nutzen können.

Kosten für Integration und Datenmigration

Die Verbindung Ihrer bestehenden Software und Datenbanken mit dem neuen EHR-System und die sichere und fehlerfreie Übertragung aller Daten ist ein zeitaufwendiger Prozess. Es erfordert auch einiges an technischen Ressourcen und Kenntnissen, was die Kosten der EHR-Systeme erhöht.

Kosten für Schulung und Support

Sie müssen auch einen Teil Ihres Budgets für die Einarbeitung des Personals einplanen, da der Mangel an standardisierten Lösungen und Supportprogrammen hier eine der größten Herausforderungen darstellt. Wenn Sie eine Standardlösung verwenden, werden Sie zudem einiges für Supportanfragen ausgeben müssen, um die richtige Hilfe zu erhalten.

Laufende Wartung und Upgrades

Sobald Ihr System installiert ist, gibt es noch einen letzten Punkt zu den Gesamtkosten der EHR hinzuzufügen, da die Software unweigerlich Updates benötigt, um neue Technologien und zusätzliche Funktionen zu integrieren. In der Zwischenzeit benötigt die Hardware, auf der sie läuft, Wartung, was die Ausgaben weiter erhöht.

Ihre Kosten für elektronische Gesundheitsakten-Systeme werden immer von einer Reihe sich ändernder Faktoren beeinflusst, die Sie bei Bedarf zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Größe und Komplexität Ihrer Organisation

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Daten und Einstiegspunkte werden Sie bearbeiten und desto widerstandsfähiger muss die Software sein. Infolgedessen steigen die durchschnittlichen Implementierungskosten für EHRs mit zunehmender Unternehmensgröße.

Anpassungsanforderungen

Die Anpassung der Standard-EHR-Systemstruktur an Ihr Unternehmen ist ebenfalls mit zusätzlichen Kosten verbunden, da jede neue Funktion oder Kompatibilitätsanpassung ihren eigenen Preis hat. Wenn Ihre Hauptpriorität also darin besteht, die Implementierungskosten für EHRs niedrig zu halten, sollten Sie ein einfaches System in Betracht ziehen.

Regulatorische Konformität und Industriestandards

Medizinische Software muss strenge regulatorische Regeln einhalten, wie z. B. SaMD-Gesetze, HIPAA und ISO 13485. Daher erfordern maßgeschneiderte Systeme einige Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie vollständig gesetzeskonform sind und zukünftige Probleme vermieden werden.

Integrationen und Partnerschaften mit Drittanbietern

Ein weiterer entscheidender Faktor in der Aufschlüsselung der Implementierungskosten für EHRs ist die Einbeziehung von Drittanbieter-Software und -Datenbanken, die im medizinischen Bereich unerlässlich sind. Sie müssen mit anderen Organisationen zusammenarbeiten, um medizinische Patientendaten zu erhalten. Eine Partnerschaft mit ihnen ist sowohl ein zusätzlicher Kostenfaktor als auch eine potenzielle Möglichkeit, die Ausgaben aufzuteilen oder durch bezahlte Partnerschaften wieder hereinzuholen.

Implementierungszeitplan und Ressourcenzuweisung

Wenn Sie einen engen Zeitrahmen für die Entwicklung und Integration des EHR-Systems haben, müssen Sie das Budget erweitern, um die Überstunden Ihres Teams zu berücksichtigen. Umgekehrt könnte den Entwicklern etwas mehr Zeit zu geben bedeuten, dass Sie die Implementierungskosten für EHRs niedriger halten können.

„Wie viel kostet ein EHR-System im Voraus?“ und „Wie hoch sind seine Gesamtkosten?“ werden zwei unterschiedliche Antworten haben, da Sie alle Wartungskosten berücksichtigen müssen, die die Software verursacht. Dazu gehören:

Regelmäßige Systemwartung

Die Gewährleistung der Datenintegrität, die reibungslose Funktion von API-Interaktionen und die allgemeine Sorge um die Systemstabilität sind alles wesentliche Aspekte der Wartung. Sie fließen direkt in die Aufschlüsselung der EHR-Implementierungskosten ein und sollten in Ihrem Budget berücksichtigt werden.

Updates und Software-Patches

Jede Software wird irgendwann veraltet sein, wenn sie keine neuen Funktionen und Unterstützung für neuere Technologien erhält. Erstellen Sie eine Roadmap für Ihre EHR-System-Updates und nutzen Sie diese, um das dafür benötigte Budget sowie deren potenzielle Inhalte zu bewerten.

Kosten für Benutzer-Support und Helpdesk

EHR-Systeme sind recht komplex, und Beratungen, die den Benutzern helfen, sich an diese neuen Tools zu gewöhnen, sind ein weiterer Posten auf der Ausgabenliste. Bei der Verwendung eines lizenzierten Produkts können die Kosten für den grundlegenden Support in der Abonnementgebühr enthalten sein, dies ist jedoch nicht immer der Fall.

Wir haben ausführlich über die Kosten der EHR-Implementierung gesprochen, daher wollen wir uns nun den Gründen widmen, warum diese Kosten sich absolut lohnen.

Verbesserte Betriebseffizienz

Forschungsergebnisse belegen, dass die Effizienz medizinischer Organisationen nicht nur durch die Personalstärke, sondern auch durch den Einsatz nützlicher Systeme wie EHRs beeinflusst wird. Diese ermöglichen es Ärzten, weniger Zeit mit Verwaltungsarbeiten zu verbringen und Patienten schneller zu versorgen.

Verbesserte Patientensicherheit und Versorgungskoordination

Geschwindigkeit ist nicht das Einzige, was EHRs verbessern, denn sie helfen Ärzten, zusammenzuarbeiten und umfassend über die Bedürfnisse eines Patienten informiert zu bleiben, wodurch Fälle von unerwünschten Arzneimittelwirkungen verhindert werden. Umfassende Daten zur medizinischen Vorgeschichte von Patienten zu haben, ist ein wesentlicher Vorteil von EHR-Systemen.

Bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Risikomanagement

Die Compliance ist Teil der EHR-Kosten, aber auch einer ihrer Vorteile, da sie dazu beiträgt, dass Ihre Datenspeicherung und -verwaltung alle gesetzlichen Bestimmungen einhält. Dies hilft, die typischen Risiken im Gesundheitswesen zu mindern und Fälle von Kunstfehlern zu vermeiden.

Finanzielle Vorteile und ROI von EHR-Systemen

Daten zeigen, dass die Nutzung von EHR-Systemen Krankenhäusern jährlich bis zu 10.000 bis 20.000 US-Dollar pro Bett einbringen kann. Dies erfordert jedoch eine bewusste Anstrengung der Organisation, EHR-Daten zu nutzen und den Arbeitsablauf zu optimieren. Aber diese Art von Rendite ist es mehr als wert.

Hier sind einige nützliche Tipps, wie Sie Ihr Budget im Griff behalten, indem Sie EHR-Systeme mit Bedacht angehen.

Wahl zwischen Cloud-basierten und On-Premise-Lösungen

Die meisten Organisationen werden nicht ohne Weiteres über ausreichend Server-Hardware verfügen, um ein weitläufiges EHR-System zu unterstützen. Daher ist die typische Wahl, und eine, die die EHR-Implementierungskosten moderat hält, die eines Cloud-Anbieters. Zudem bieten sie reichlich Ressourcen und eine einfache Infrastrukturverwaltung, zwei große Vorteile.

Berücksichtigung versteckter Kosten der EHR-Implementierung

Denken Sie daran, dass unvorhergesehene Ausgaben in Ihrem Budget berücksichtigt werden sollten, um Spielraum zu lassen. Dies kann die Aktualisierung Ihrer Altsysteme zur Kompatibilität mit dieser neuen Software, die Aufrüstung von Hardware oder einfach die Arbeit an Datenübertragungen umfassen.

Das Preismodell beliebter EHR-Systeme verstehen

Wenn Sie sich gegen die Entwicklung eines eigenen maßgeschneiderten EHR-Systems entscheiden, sind die zwei typischen Preismodelle, die Sie erwarten können:

• Abonnementbasiert;
• Einmaliger Lizenzkauf.

Ersteres ist eine einfache monatliche oder jährliche Zahlung, die sich jedoch über die Jahre summiert und es zu einer teuren langfristigen Option macht. Ein einmaliger Lizenzkauf kann indes teuer sein und jährliche Wartungszahlungen erfordern, aber er wird sich auf lange Sicht wahrscheinlich zu geringeren Ausgaben summieren.

Die Wahl zwischen vorgefertigten und maßgeschneiderten Lösungen kann angesichts der Vielzahl von Faktoren schwierig sein, daher hier eine Einführung in deren Eigenschaften.

Vorgefertigte EHR-Lösungen

Standardsoftware weist typischerweise dieselben Nachteile auf, unabhängig von der Kategorie. Ihr mangelt es an Flexibilität, sie bindet Sie an einen bestimmten Anbieter und zwingt Sie, einem Drittanbieter die Datensicherheit anzuvertrauen.

Vorteile und Kosten

Bei der Aufschlüsselung der Implementierungskosten für EHRs haben lizenzierte EHR-Systeme den Vorteil, dass die Kosten über einen längeren Zeitraum anstatt als Pauschalbetrag verteilt werden. Sie sind zudem so kompatibel wie möglich konzipiert, was die Einführung erleichtert.

Am besten für kleine bis mittelgroße Praxen

Was sowohl ein Plus als auch ein Minuspunkt für vorgefertigte EHR-Software sein könnte, ist, dass sie typischerweise für eine einfache Nutzung unter standardisierten Bedingungen konzipiert ist. Daher eignet sie sich hauptsächlich für kleinere Unternehmen, in denen innovative oder komplexe Arbeitsabläufe nicht üblich sind.

Maßgeschneiderte EHR-Lösungen

Maßgeschneiderte Lösungen erfordern eine solide Investition sowohl an Ressourcen als auch an Geld und sind möglicherweise keine Option für diejenigen mit einem knappen Budget. Sie bieten jedoch die Möglichkeit, sie nach Belieben zu aktualisieren, Ihren bevorzugten Tech-Stack zu verwenden und die Datenverarbeitung streng zu kontrollieren.

Maßgeschneiderte Lösungen für größere Organisationen

Entscheidend ist, dass Sie maßgeschneiderte EHR-Systeme nahezu unendlich an das zahlende Unternehmen anpassen können. Dies umfasst einzigartige Funktionen, eine maßgeschneiderte Integration mit proprietärer Infrastruktur und verbesserte Sicherheitsfunktionen.

Kostenimplikationen und langfristige Vorteile

Bei diesen Lösungen sind die Kosten der EHR-Implementierung sofort hoch, aber sehr transparent und leicht zu kontrollieren. Sie können die Entwicklung des Systems basierend auf Ihrem Budget begrenzen und einen soliden ROI erzielen, indem Sie eine maßgeschneiderte Lösung anwenden, die Ihre Dienstleistungen verbessert.

Nachdem wir uns nun alle Details der EHR-Implementierungskosten angesehen haben, wollen wir versuchen, die endgültigen Ausgaben zu berechnen.

Direkte vs. indirekte Kosten

Dinge wie Lizenzgebühren oder Entwicklungsbudgets sind recht offensichtliche direkte Ausgaben, aber sie sind nicht die gesamten Kosten für die Installation eines EHR-Systems. Sie müssen auch Supportzahlungen, langfristige Wartung, den Kauf notwendiger Hardware usw. berücksichtigen.

Personalkosten und benötigte Ressourcen

Ein weiterer großer Teil der EHR-Implementierungskosten ist das, was Sie für die Entwicklungs- oder Wartungsteams ausgeben werden. Dies kombiniert sich auch mit den Ausgaben für Hardware- und Speicheroptionen, die in der Regel durch die Wahl von Cloud-Hosting, einem günstigeren Ansatz, eingedämmt werden können.

Bewertung des Return on Investment (ROI)

Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie kein Geld ins Nichts versenken, da EHR-Systeme Ihre Investition durch die Optimierung Ihrer Abläufe und die Steigerung der Servicequalität wieder hereinholen werden. Um zu berechnen, was EHR für Sie geleistet hat, sammeln Sie umfassende Analysedaten und vergleichen Sie das Vorher und Nachher.

Die Implementierung eines völlig neuen EHR-Systems verläuft nicht immer wie geplant, daher möchten wir abschließend die potenziellen Fallstricke besprechen, die Sie vermeiden sollten.

EHR-Kosten effizient verwalten

Sie möchten nicht, dass die EHR-Implementierungskosten aus dem Ruder laufen, was bei schlecht verwalteter Entwicklung oder übermäßig ehrgeizigen Projekten passieren kann. Erstellen Sie einen Plan und halten Sie sich daran, passen Sie die Arbeit an Ihre Fähigkeiten an.

Umgang mit regulatorischen Compliance-Anforderungen

Qualifizierte Entwicklungsteams wissen in der Regel, wie sie Ihre App gesetzeskonform halten, können aber blinde Flecken für bestimmte Regionen und Funktionen haben. Daher ist es am besten, einen Rechtsberater hinzuzuziehen, wenn Sie dies in Ihr Budget einplanen können. Dies stellt sicher, dass Ihr Produkt vollständig den Vorschriften entspricht.

Überwindung technologischer Barrieren und Widerstände gegen Veränderungen

Daten deuten darauf hin, dass die Zurückhaltung des Personals eines der Hindernisse bei der Einführung von EHR-Systemen ist, da einige Fachkräfte möglicherweise an ältere Technologien gewöhnt sind oder nicht bereit sind, von traditionellen Methoden abzuweichen. Dies kann gelöst werden, indem Schulungen und Einarbeitungsvorträge angeboten werden, um die Vorteile von EHR aufzuzeigen.

Herausforderungen bei Schulung und Kompetenzentwicklung

Zugegeben, die Schulung, die das Widerstandsproblem löst, kann an sich schon knifflig sein. Man muss entweder einen Kurs entwickeln, der für alle passt, oder ihn in spezialisierte Schulungspläne aufteilen. Dies ist der bessere Ansatz, da Krankenschwestern und Ärzte verschiedener Spezialisierungen unterschiedliche Erfahrungen mit dem System haben werden.

Damit endet unsere Aufschlüsselung der Implementierungskosten für EHRs, aber unsere Hilfsbereitschaft hört hier nicht auf. Mit über einem Jahrzehnt praktischer Erfahrung in der Entwicklung maßgeschneiderter Software und der Anpassung von Infrastrukturen zur Unterstützung der Optimierung ist JetBase ein führendes Unternehmen in der Softwareentwicklung. Wir haben Erfahrung im medizinischen Bereich, indem wir weitläufige SaaS-Lösungen und flexible Plattformen entwickeln.

Die Zusammenarbeit mit uns bedeutet höchste Qualität, professionelle Kommunikation und die Verwirklichung Ihrer Ideen. Wenn Sie also EHRs benötigen, benötigen Sie JetBase, und wir sind nur eine Nachricht entfernt.