Discuter du coût de l'implémentation des DME est impossible sans prendre en compte les nombreux avantages qui y sont associés et qui compensent les dépenses initiales.
Par exemple, la recherche clinique suggère que les DME peuvent améliorer la communication entre les cliniciens. Une étude a révélé que la proportion de cliniciens ayant déclaré que la communication s'était améliorée est passée de 72 % à 93 % sur 12 mois après l'implémentation. Une autre étude a rapporté que 80 % des médecins considèrent les DME comme une force positive dans la gestion des maladies.
Malgré ces avantages, certaines régions et certains pays, comme l'Éthiopie, rapportent une volonté d'implémenter les DME à seulement 52,8 %. Cela résulte à la fois d'une appréhension concernant le coût de l'implémentation des DME dans les environnements hospitaliers et d'un manque de savoir-faire technique. Le guide d'aujourd'hui vise à remédier à cela, en montrant des moyens de limiter les dépenses et de simplifier l'intégration à des fins médicales.
Qu'est-ce qu'un système de DME et quels sont les coûts impliqués ?
Les DME, ou Dossiers Médicaux Électroniques, contiennent toutes les informations pertinentes sur les patients au format numérique. Un système de DME est le logiciel qui permet aux médecins de stocker, gérer et sécuriser ces dossiers.
Lorsque l'on parle du coût des DME, on entend généralement le prix de la création de ce logiciel ou de l'achat d'une licence, ainsi que les coûts de maintenance continue. De plus, selon votre infrastructure, cela pourrait inclure des mises à jour matérielles et des dépenses d'intégration. Le déplacement des données d'un système hérité vers un tout nouveau logiciel peut augmenter le coût de l'implémentation des DME.
Détail des coûts d'implémentation des DME
Avant de poursuivre, listons les catégories de dépenses standard associées aux DME. Cela comprend :
- Licences/création de logiciels
- Achats de matériel
- Intégration et migration
- Formation du personnel
- Maintenance
Sélection du système et licences
Le premier choix que vous faites influence également le coût final des systèmes de DME pour les hôpitaux.
Solutions DME prêtes à l'emploi
Vous pouvez opter pour un système « grand public » doté de fonctionnalités de base et nécessitant le paiement d'un abonnement mensuel. Cela réduit le coût d'adoption initial mais finit par coûter plus cher après quelques années d'utilisation. Il manque également de la flexibilité des logiciels personnalisés, offrant des fonctionnalités généralisées.
Solutions DME personnalisées
La création de votre propre système nécessite un investissement initial considérable, mais présente l'avantage de choisir précisément son fonctionnement, sa pile technologique et son évolution au fil des ans. En conséquence, vous disposez d'un système doté d'une certaine longévité qui ne nécessite pas de paiements supplémentaires et peut vous aider à prendre l'avantage sur la concurrence.
Exigences matérielles
Certains hôpitaux utilisent des systèmes hérités qui ne prendront pas en charge les logiciels DME plus récents, nécessitant des investissements matériels. D'autres peuvent être faciles à intégrer, mais pourraient bénéficier de dispositifs dédiés.
Postes de travail et tablettes
En disposer en nombre suffisant peut augmenter le coût de l'implémentation des DME, car vous souhaitez que chaque service ait accès au système, avec les dispositifs pertinents réservés à cet usage. En conséquence, vous pourriez envisager d'acheter des dizaines de nouveaux équipements matériels.
Serveurs et équipement réseau
Le support d'un système DME complexe qui connecte les hôpitaux et les services nécessitera probablement plus de matériel que vous n'en avez actuellement. L'exception à cela serait les institutions qui disposent déjà de réseaux majeurs et peuvent faire partager le matériel aux deux systèmes.
Coûts d'intégration et de migration de données
Connecter vos logiciels et bases de données existants au nouveau système DME et transférer toutes les données de manière sécurisée et sans erreur est un processus chronophage. Cela nécessite également pas mal de ressources techniques et de connaissances, augmentant le coût des systèmes DME.
Frais de formation et de support
Vous devrez également consacrer une partie de votre budget à l'intégration du personnel, car le manque de solutions standardisées et de programmes de support est l'un des principaux défis ici. De plus, si vous utilisez une solution prête à l'emploi, vous dépenserez un peu pour les demandes de support afin d'obtenir une aide appropriée.
Maintenance continue et mises à niveau
Une fois votre système en place, il y a un dernier point à ajouter au coût total des DME, car le logiciel nécessitera inévitablement des mises à jour pour intégrer de nouvelles technologies et des fonctionnalités supplémentaires. Pendant ce temps, le matériel sur lequel il fonctionne nécessitera une maintenance, ce qui augmente encore les dépenses.
| Catégorie (pour logiciel personnalisé) | Coût moyen |
|---|---|
| Dépenses de développement | $150,000 - $500,000 |
| Coût matériel | $5,000 - $50,000 annuellement |
| Coût d'implémentation des DME | $10,000 - $50,000 |
| Coût d'intégration | $3,000 - $15,000 |
| Coût des mises à jour logicielles | $1,500 - $5,000 annuellement |
| Coût de maintenance des DME | $24,000 - $60,000 annuellement |
Facteurs influençant le coût d'implémentation des DME
Le coût de vos systèmes de Dossiers Médicaux Électroniques sera toujours affecté par une certaine gamme de facteurs changeants, qui peuvent être utilisés à votre avantage si nécessaire.
Taille et complexité de votre organisation
Plus votre entreprise est grande, plus vous travaillerez avec de données et de points d'entrée, et plus le logiciel devra être résilient. Par conséquent, le coût moyen d'implémentation des DME augmente à mesure que la taille de l'entreprise croît.
Exigences de personnalisation
Ajuster la structure standard du système DME pour l'adapter à votre entreprise entraînera également des dépenses supplémentaires, car chaque nouvelle fonctionnalité ou ajustement de compatibilité a son propre coût. Donc, si votre priorité principale est de maintenir le coût d'implémentation des DME bas, envisagez d'opter pour un système simple.
Conformité réglementaire et normes de l'industrie
Les logiciels médicaux sont soumis à des règles réglementaires strictes à respecter, telles que les lois SaMD, HIPAA et ISO 13485. Par conséquent, les systèmes personnalisés nécessitent des dépenses pour s'assurer qu'ils sont entièrement conformes légalement, évitant ainsi tout problème futur.
Intégrations et partenariats tiers
Un autre facteur crucial dans le détail des coûts d'implémentation des DME est l'inclusion de logiciels et de bases de données tiers, indispensables dans le domaine médical. Vous devrez travailler avec d'autres organisations pour obtenir les données médicales des patients. Un partenariat avec elles représente à la fois un coût supplémentaire et un moyen potentiel de partager les dépenses ou de les récupérer grâce à des partenariats rémunérés.
Calendrier d'implémentation et allocation des ressources
Si vous avez un délai serré pour développer et intégrer le système DME, vous devrez étirer le budget pour faire face au travail supplémentaire de votre équipe. Inversement, donner un peu plus de temps aux développeurs pourrait signifier que vous êtes en mesure de maintenir le coût d'implémentation des DME plus bas.
Coûts de maintenance des DME
« Combien coûte un système DME à l'avance ? » et « Quel est son coût global ? » auront deux réponses différentes, car vous devez tenir compte des dépenses de maintenance que le logiciel occasionne. Celles-ci incluent :
- Travaux système de routine
- Mises à jour et correctifs
- Support
Maintenance régulière du système
Assurer l'intégrité des données, maintenir le bon fonctionnement des interactions API et, d'une manière générale, veiller à la stabilité de votre système sont des aspects essentiels de la maintenance. Ils sont directement pris en compte dans le détail des coûts d'implémentation des DME et devraient figurer dans votre budget.
Mises à jour et correctifs logiciels
Tout logiciel finit par devenir obsolète s'il n'obtient pas de nouvelles fonctionnalités et de support pour les technologies plus récentes. Créez une feuille de route pour les mises à jour de votre système DME et utilisez-la pour évaluer le budget nécessaire ainsi que leur contenu potentiel.
Coûts du support utilisateur et du service d'assistance
Les systèmes DME sont plutôt complexes, et obtenir des consultations qui aident les utilisateurs à s'adapter à ces nouveaux outils est une autre ligne du tableau des dépenses. Lorsque vous utilisez un produit sous licence, le coût du support de base peut être inclus dans les frais d'abonnement, mais ce n'est pas toujours le cas.
| Type de coût | Dépenses moyennes |
|---|---|
| Maintenance régulière | $6,000 - $15,000 annuellement |
| Mises à jour et correctifs | $12,000 - $30,000 annuellement |
| Support utilisateur | $6,000 - $15,000 annuellement |
Avantages pour justifier les coûts d'implémentation des DME
Nous avons longuement parlé du coût d'implémentation des DME, alors changeons de sujet et concentrons-nous sur les raisons pour lesquelles ce coût en vaut absolument la peine.
Amélioration de l'efficacité opérationnelle
La recherche prouve que l'efficacité des organisations médicales est influencée non seulement par le nombre de membres du personnel, mais aussi par l'application de systèmes utiles, tels que les DME. Ceux-ci permettent aux médecins de consacrer moins de temps au travail administratif, offrant des soins plus rapides aux patients.
Sécurité des patients et coordination des soins améliorées
La rapidité n'est pas la seule chose que les DME améliorent, car ils aident les médecins à collaborer et à rester pleinement informés des besoins d'un patient, prévenant ainsi les cas de réactions indésirables aux médicaments. Disposer de données complètes sur l'historique médical des patients est un avantage essentiel des systèmes DME.
Meilleure conformité réglementaire et gestion des risques
La conformité fait partie du coût des DME, mais c'est aussi l'un de leurs avantages, car elle contribue à garantir que votre stockage et votre gestion des données sont entièrement conformes aux réglementations légales. Cela aide à atténuer les risques typiques dans le domaine de la santé et à éviter les cas de faute professionnelle.
Avantages financiers et ROI des systèmes DME
Les données montrent que l'utilisation de systèmes DME peut aider à générer jusqu'à 10 000 à 20 000 dollars par lit annuellement pour les hôpitaux. Cela nécessite un effort conscient de l'organisation pour utiliser les données des DME et optimiser son flux de travail. Mais ce genre de retour est plus que rentable.
Comment élaborer votre budget DME
Voici quelques conseils utiles pour maîtriser votre budget en abordant les systèmes DME avec précaution.
Choisir entre les solutions basées sur le cloud et sur site
La plupart des organisations n'auront pas facilement suffisamment de matériel serveur pour prendre en charge un système DME étendu. Par conséquent, le choix typique, et celui qui maintient le coût d'implémentation des DME modéré, est d'opter pour un fournisseur de cloud. De plus, ils offrent de nombreuses ressources et une gestion d'infrastructure facile, deux avantages majeurs.
Tenir compte des coûts cachés de l'implémentation des DME
N'oubliez pas que les dépenses imprévues doivent être intégrées à votre budget, laissant une marge de manœuvre. Cela peut inclure la mise à jour de vos systèmes hérités pour les rendre compatibles avec ce nouveau logiciel, la mise à niveau du matériel ou simplement le travail sur les transferts de données.
Comprendre la tarification des systèmes DME populaires
Si vous décidez de ne pas développer votre propre système DME personnalisé, les deux modèles de prix typiques auxquels vous pouvez vous attendre sont :
- Basé sur l'abonnement ;
- Achat de licence initiale.
Le premier est un simple paiement mensuel ou annuel, mais il a tendance à s'accumuler au fil des ans, en faisant une option coûteuse à long terme. Pendant ce temps, une licence initiale peut être coûteuse et nécessiter des paiements de maintenance annuels, mais elle finira probablement par réduire les dépenses à long terme.
Solutions DME populaires et leurs modèles de tarification
Choisir entre une solution prête à l'emploi et une solution personnalisée peut être difficile, compte tenu de la multitude de facteurs. Voici donc un aperçu de leurs qualités.
Solutions DME prêtes à l'emploi
Les logiciels prêts à l'emploi présentent généralement les mêmes inconvénients, quelle que soit la catégorie. Ils manquent de flexibilité, vous lient à un fournisseur spécifique et vous obligent à faire confiance à un tiers pour la sécurité des données.
Avantages et coûts
En ce qui concerne le détail des coûts d'implémentation des DME, les systèmes DME sous licence ont l'avantage d'avoir le coût réparti sur une période prolongée au lieu d'une somme forfaitaire. Ils sont également conçus pour être aussi compatibles que possible, facilitant ainsi l'adoption.
Idéal pour les cabinets de petite à moyenne taille
Ce qui pourrait être à la fois un avantage et un inconvénient pour les logiciels DME prêts à l'emploi est qu'ils sont généralement conçus pour une utilisation simpliste dans des conditions standardisées. Par conséquent, ils conviennent principalement aux petites entreprises, où les flux de travail innovants ou complexes ne sont pas courants.
Solutions DME personnalisées
Nécessitant un investissement solide en ressources et en argent, les solutions personnalisées peuvent ne pas être une option pour ceux qui ont un budget limité. Elles offrent cependant la possibilité de les mettre à jour comme bon vous semble, d'utiliser votre pile technologique préférée et de contrôler étroitement le traitement des données.
Solutions sur mesure pour les grandes organisations
De manière cruciale, vous pouvez ajuster les systèmes DME personnalisés presque à l'infini pour qu'ils correspondent à l'entreprise qui les finance. Cela inclut des fonctionnalités uniques, une intégration sur mesure avec l'infrastructure propriétaire et des fonctionnalités de sécurité améliorées.
Implications financières et avantages à long terme
Avec celles-ci, le coût d'implémentation des DME est élevé d'emblée, mais très transparent et facile à contrôler. Vous pourrez limiter le développement du système en fonction de la disponibilité de votre budget et générer un ROI solide en appliquant une solution sur mesure qui améliore vos services.
Calcul du coût total d'implémentation des DME
Maintenant que nous avons examiné tous les détails du coût d'implémentation des DME, essayons de calculer à quoi ressembleront les dépenses finales.
Coûts directs vs coûts indirects
Des éléments tels que les frais de licence ou les budgets de développement sont des dépenses directes assez évidentes, mais ils ne représentent pas le coût total de l'installation d'un système DME. Vous devrez également tenir compte des paiements de support, de la maintenance à long terme, de l'achat du matériel nécessaire, etc.
Coûts de la main-d'œuvre et ressources nécessaires
Une autre part importante du coût d'implémentation des DME est ce que vous dépenserez pour les équipes de développement ou de maintenance. Cela se combine également avec les dépenses pour le matériel et les options de stockage, qui peuvent généralement être réduites en optant pour l'hébergement cloud, une approche moins coûteuse.
Évaluation du retour sur investissement (ROI)
Il est important de comprendre que vous n'investissez pas à perte, car les systèmes DME amortiront votre investissement en optimisant vos opérations et en augmentant la qualité des services. Pour calculer ce que les DME vous ont apporté, recueillez des données analytiques complètes et comparez l'avant et l'après.
Défis et obstacles clés dans l'implémentation des DME
L'implémentation d'un tout nouveau système DME ne se déroule pas toujours comme prévu, alors terminons en discutant des obstacles potentiels que vous devriez éviter.
Gérer efficacement les coûts des DME
Vous ne voulez pas que le coût d'implémentation des DME devienne incontrôlable, ce qui peut arriver avec un développement mal géré ou des projets trop ambitieux. Établissez un plan et respectez-le, en adaptant le travail à vos capacités.
Naviguer dans les exigences de conformité réglementaire
Bien que les équipes de développement qualifiées sachent généralement comment maintenir votre application conforme à la législation pertinente, elles peuvent avoir des angles morts pour des régions et des fonctionnalités spécifiques. Par conséquent, il est préférable de recruter un consultant juridique si vous pouvez l'intégrer à votre budget. Cela garantira que votre produit est entièrement conforme aux réglementations.
Surmonter les barrières technologiques et la résistance au changement
Les données suggèrent que l'hésitation du personnel est l'un des obstacles à l'adoption des systèmes DME, car certains professionnels peuvent être plus habitués aux technologies plus anciennes ou peu disposés à changer leurs méthodes traditionnelles. Cela peut être résolu en proposant des formations et des séances d'intégration pour montrer les avantages des DME.
Défis de formation et de développement des compétences
Certes, la formation qui résout le problème de résistance peut être délicate en soi. Vous devez soit développer un cours qui convient à tous, soit le diviser en plans de formation spécialisés. C'est la meilleure approche, car les infirmières et les médecins de différentes spécialisations auront des expériences variées avec le système.
Besoin d'aide pour l'implémentation des DME ?
Ceci conclut notre détail des coûts d'implémentation des DME, mais notre capacité d'aide ne s'arrête pas là. Avec plus d'une décennie d'expérience pratique dans la création de logiciels personnalisés et l'adaptation d'infrastructures pour soutenir l'optimisation, JetBase est un leader en développement de logiciels. Nous avons de l'expérience dans le domaine médical, en créant des solutions SaaS étendues et des plateformes flexibles.
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