De Ultieme Gids voor EHR-kosten en Hoe u uw Budget Kunt Vaststellen

Het bespreken van de kosten van het implementeren van EHR is onmogelijk zonder rekening te houden met de talrijke voordelen die ermee gepaard gaan, die de initiële kosten compenseren.

Bijvoorbeeld, klinisch onderzoek suggereert dat EHR's de communicatie tussen clinici kunnen verbeteren. Een studie vond dat het percentage clinici dat het eens was dat de communicatie verbeterde, steeg van 72% naar 93% binnen 12 maanden na implementatie. Een andere studie meldde dat 80% van de artsen EHR's als een positieve kracht in ziektebeheer beschouwt.

Ondanks deze voordelen rapporteren bepaalde regio's en landen, zoals Ethiopië, een bereidheid om EHR te implementeren van slechts 52,8%. Dit is het gevolg van zowel angst over de kosten van het implementeren van EHR in ziekenhuisomgevingen als een gebrek aan technische kennis. De gids van vandaag heeft als doel dat te verhelpen, door manieren te tonen om de uitgaven te beperken en de integratie voor medische doeleinden te vereenvoudigen.

EHR, of Elektronische Gezondheidsdossiers, bevatten alle relevante patiëntinformatie in een digitaal formaat. Een EHR-systeem is de software die artsen in staat stelt deze dossiers op te slaan, te beheren en te beveiligen.

Als we het hebben over de kosten van EHR, bedoelen we doorgaans de prijs voor het bouwen van deze software of het kopen van een licentie, evenals de doorlopende onderhoudskosten. Daarnaast, afhankelijk van uw infrastructuur, kan het nodig zijn om hardware-updates en integratie-uitgaven mee te nemen. Het verplaatsen van gegevens van een legacy-systeem naar een geheel nieuwe software kan de kosten van EHR-implementatie verhogen.

Voordat we verder gaan, laten we de standaard kostencategorieën samenvatten die samenhangen met EHR. Dit omvat:

Systeemselectie en licenties

De eerste keuze die u maakt, beïnvloedt ook de uiteindelijke kosten van EHR-systemen voor ziekenhuizen.

Kant-en-klare EHR-oplossingen

U kunt kiezen voor een "massamarkt"-systeem dat basisfuncties heeft en waarvoor u elke maand een abonnementsprijs moet betalen. Dit verlaagd de kosten voor initiële adoptie, maar kost uiteindelijk extra na enkele jaren gebruik. Het mist ook de flexibiliteit van maatwerksoftware en biedt algemene functionaliteit.

Op maat gemaakte EHR-oplossingen

Het bouwen van uw eigen systeem vereist een aanzienlijke initiële investering, maar biedt het voordeel dat u precies kunt kiezen hoe het zal werken, welke technologieën gebruikt zullen worden en hoe het in de loop der jaren zal groeien. Als gevolg hiervan heeft u een systeem met enige duurzaamheid dat geen extra betalingen vereist en u mogelijk een voorsprong op de concurrentie geeft.

Hardwarevereisten

Sommige ziekenhuizen draaien op legacy-systemen die nieuwere EHR-software niet zullen ondersteunen, wat investeringen in hardware vereist.

Anderen kunnen makkelijk te integreren zijn, maar zouden kunnen profiteren van speciale apparaten.

Werkstations en Tablets

Een voldoende aantal hiervan kan de kosten voor de implementatie van EHR verhogen, aangezien je wilt dat elke afdeling toegang heeft tot het systeem, met de relevante apparaten die voor dat doel zijn gereserveerd. Als gevolg hiervan kun je kijken naar het kopen van tientallen nieuwe hardwarecomponenten.

Servers en Netwerkapparatuur

Het ondersteunen van een ingewikkeld EHR-systeem dat ziekenhuizen en afdelingen met elkaar verbindt, zal waarschijnlijk meer hardware vereisen dan je nu hebt. De uitzondering hierop zijn instellingen die al belangrijke netwerken hebben en de twee systemen hun hardware laten delen.

Integratie- en Gegevensmigratiekosten

Het verbinden van je bestaande software en databases met het nieuwe EHR-systeem en het veilig en foutloos overdragen van alle gegevens is een tijdrovend proces. Het vereist ook behoorlijk wat technische middelen en kennis, wat de kosten van EHR-systemen verhoogt.

Training- en Ondersteuningskosten

Je zult ook een deel van je budget moeten reserveren om het personeel in te werken, aangezien het gebrek aan genormaliseerde oplossingen en ondersteuning programma's een van de belangrijkste uitdagingen hier is. Bovendien, als je een kant-en-klare oplossing gaat gebruiken, zul je wat uitgeven aan ondersteuningsvragen om de juiste hulp te krijgen.

Lopende Onderhouds- en Upgradekosten

Zodra je systeem actief is, is er nog één laatste punt om aan de totale kosten van EHR toe te voegen, aangezien de software onvermijdelijk updates zal vereisen om nieuwe technologie en extra functies te integreren. Ondertussen zal de hardware waarop het draait onderhoud vereisen, wat de kosten verder verhoogt.

De kosten van systemen voor elektronische gezondheidsdossiers zullen altijd worden beïnvloed door een bepaald aantal veranderlijke factoren, die wanneer nodig in jouw voordeel kunnen worden gebruikt.

Grootte en Complexiteit van Jouw Organisatie

Hoe groter jouw bedrijf, hoe meer gegevens en toegangspunten je zult moeten verwerken, en hoe veerkrachtiger de software moet zijn. Als gevolg hiervan stijgen de gemiddelde kosten van EHR-implementatie naarmate de omvang van het bedrijf toeneemt.

Aanpassingsvereisten

Het aanpassen van de standaard EHR-systeemstructuur om deze aan uw bedrijf aan te passen, brengt ook extra kosten met zich mee, aangezien elke nieuwe functie of compatibiliteitsaanpassing zijn eigen prijskaartje heeft. Dus als uw belangrijkste prioriteit is om de kosten van EHR-implementatie laag te houden, overweeg dan om met een eenvoudig systeem te werken.

Regelgeving en Industriaale Normen

Medische software heeft strikte regelgevende regels om te volgen, zoals SaMD-wetten, HIPAA en ISO 13485. Hierdoor vereisen op maat gemaakte systemen bepaalde uitgaven om ervoor te zorgen dat ze volledig wettelijk compliant zijn, en om eventuele problemen in de toekomst te vermijden.

Integraties en Partnerschappen van Derden

Een andere cruciale factor in de kostenstructuur van EHR-implementatie is de opname van software en databases van derden, die essentieel zijn in de medische sector. U moet samenwerken met andere organisaties om de medische gegevens van patiënten te verzamelen. Het aangaan van een partnerschap met hen betekent zowel extra kosten als een mogelijke manier om de uitgaven te splitsen of deze terug te winnen via betaalde partnerschappen.

Implementatietijdlijn en Middelen Allocatie

Als u een strakke tijdslijn heeft om het EHR-systeem te ontwikkelen en integreren, moet u het budget uitbreiden om het overurenwerk van uw team te dekken. Aan de andere kant kan het geven van iets meer tijd aan de ontwikkelaars betekenen dat u de kosten van EHR-implementatie lager kunt houden.

“Hoeveel kost een EHR-systeem vooraf?” en “Wat zijn de totale kosten?” zullen twee verschillende antwoorden hebben omdat u rekening moet houden met eventuele onderhoudskosten die de software met zich meebrengt. Deze omvatten:

Regulier Systeemonderhoud

Zorgen voor data-integriteit, het soepel laten verlopen van API-interacties en over het algemeen zorgen voor de stabiliteit van uw systeem zijn essentiële aspecten van onderhoud. Ze hebben directe invloed op de kostenstructuur van EHR-implementatie en dienen in uw budget te worden opgenomen.

Updates en Softwarepatches

Elke software wordt op een gegeven moment verouderd als deze geen nieuwe functies en ondersteuning voor nieuwere technologieën krijgt. Maak een roadmap voor uw EHR-systeemupdates en gebruik deze om het benodigde budget voor hen te beoordelen, evenals hun potentiële inhoud.

Gebruikersondersteuning en Helpdesk Kosten

EHR-systemen zijn vrij complex, en het verkrijgen van consultaties die gebruikers helpen zich aan te passen aan deze nieuwe tools is weer een andere regel op de uitgavenlijst. Wanneer u een gelicentieerd product gebruikt, heeft u mogelijk de kosten voor basisondersteuning in de abonnementsprijs inbegrepen, maar dit is niet altijd het geval.

We hebben uitgebreid gesproken over de kosten van het implementeren van EHR, laten we nu van koers veranderen en ons richten op de redenen waarom die kosten absoluut de moeite waard zijn.

Verbeterde operationele efficiëntie

Onderzoek toont aan dat de efficiëntie van medische organisaties niet alleen wordt beïnvloed door het aantal medewerkers, maar ook door de toepassing van nuttige systemen, zoals EHR. Deze stellen artsen in staat om minder tijd aan administratief werk te besteden, zodat ze sneller zorg aan patiënten kunnen bieden.

Verbeterde patiëntveiligheid en zorgcoördinatie

Snelheid is niet het enige dat EHR verbetert, het helpt artsen ook om samen te werken en volledig geïnformeerd te blijven over de behoeften van een patiënt, waardoor gevallen van ongewenste reacties op medicijnen worden voorkomen. Het hebben van uitgebreide gegevens over de medische geschiedenis van patiënten is een belangrijke voordelen van EHR-systemen.

Betere naleving van regelgeving en risicobeheer

Naleving maakt deel uit van de kosten van EHR, maar het is ook een van de voordelen, omdat het helpt ervoor te zorgen dat uw gegevensopslag en -beheer in overeenstemming zijn met wettelijke voorschriften. Dit helpt de typische risico's in de gezondheidszorg te beperken en rechtszaken wegens wanpraktijken te voorkomen.

Financiële voordelen en ROI van EHR-systemen

Gegevens tonen aan dat het gebruik van EHR-systemen kan helpen om tot $10.000 tot $20.000 per bed per jaar voor ziekenhuizen te genereren. Dit vereist echter een bewuste inspanning van de organisatie om EHR-gegevens te gebruiken en de workflow te optimaliseren. Maar dit soort rendement is meer dan de moeite waard.

Hier zijn enkele nuttige tips om uw budget onder controle te houden door zorgvuldig om te gaan met EHR-systemen.

Kiezen tussen cloudgebaseerde en on-premise oplossingen

De meeste organisaties hebben meestal niet voldoende serverhardware om een uitgestrekt EHR-systeem te ondersteunen. Daarom is de typische keuze, en een die de kosten van EHR-implementatie gematigder houdt, om te kiezen voor een cloudprovider. Bovendien beschikken zij over overvloedige middelen en eenvoudig infrastructuurbeheer, twee belangrijke pluspunten.

Verborgen kosten van EHR-implementatie

Vergeet niet dat onvoorziene uitgaven in uw budget moeten worden opgenomen, zodat er enige ruimte is voor manoeuvres. Dit kan het bijwerken van uw verouderde systemen omvatten om compatibel te zijn met deze nieuwe software, het upgraden van hardware of eenvoudigweg het werken aan gegevensoverdrachten.

Het begrijpen van de prijzen van populaire EHR-systemen

Als u besluit tegen het ontwikkelen van uw eigen op maat gemaakte EHR-systeem, kunt u de volgende twee typische prijsmodellen verwachten:

• Abonnementsbasis;
• Vooruitbetaling voor licentie-aankoop.

Het eerste is een eenvoudige maandelijkse of jaarlijkse betaling, maar het kan na verloop van jaren oplopen, waardoor het een steile optie op lange termijn is. Ondertussen kan een vooruitbetalingslicentie prijzig zijn en jaarlijkse onderhoudskosten vereisen, maar het zal waarschijnlijk oplopen tot lagere uitgaven op de lange termijn.

Kiezen tussen kant-en-klare en op maat gemaakte oplossingen kan moeilijk zijn, gezien de vele factoren, dus hier is een primer op hun kwaliteiten.

Kant-en-klare EHR-oplossingen

Kant-en-klare software heeft meestal dezelfde nadelen, ongeacht de categorie. Het mist flexibiliteit, bindt u aan het werken met een specifieke leverancier en dwingt u een derde partij te vertrouwen voor gegevensbeveiliging.

Voordelen en kosten

Als het gaat om de kostenstructuur van EHR-implementatie, hebben gelicentieerde EHR-systemen het voordeel dat de kosten over een langere periode worden verdeeld in plaats van in één keer. Ze zijn ook ontworpen om zo compatibel mogelijk te zijn, waardoor adoptie gemakkelijker wordt.

Het beste voor kleine tot middelgrote praktijken

Wat zowel een plus als een minpunt kan zijn voor kant-en-klare EHR-software, is dat deze doorgaans is ontworpen voor eenvoudig gebruik in gestandaardiseerde omstandigheden. Daarom is het vooral geschikt voor kleinere bedrijven, waar innovatieve of complexe workflows niet gebruikelijk zijn.

Op maat gemaakte EHR-oplossingen

Vereist een solide investering van zowel middelen als geld, op maat gemaakte oplossingen zijn misschien geen optie voor degenen met een beperkt budget. Ze bieden echter de mogelijkheid om ze aan te passen zoals u wilt, uw voorkeurstechnologiestack te gebruiken en de gegevensverwerking nauwkeurig te controleren.

Aangepaste oplossingen voor grotere organisaties

Cruciaal is dat u op maat gemaakte EHR-systemen bijna eindeloos kunt aanpassen aan het bedrijf dat ervoor betaalt. Dit omvat unieke functies, aangepaste integratie met propriëtaire infrastructuur en verbeterde beveiligingsfuncties.

Kostenimplicaties en voordelen op lange termijn

Met deze systemen zijn de kosten van EHR-implementatie meteen hoog, maar zeer transparant en gemakkelijk te beheersen. U kunt de ontwikkeling van het systeem beperken op basis van uw beschikbare budget en een solide ROI genereren door een op maat gemaakte oplossing toe te passen die uw diensten verbetert.

Nu we naar alle details van de kosten voor EHR-implementatie hebben gekeken, laten we proberen te berekenen hoe de uiteindelijke uitgaven eruit zullen zien.

Directe vs Indirecte Kosten

Dingen zoals licentiekosten of ontwikkelingsbudgetten zijn vrij duidelijke directe uitgaven, maar ze vormen niet de totale kosten van het installeren van een EHR-systeem. Je moet ook rekening houden met ondersteuningsbetalingen, langdurig onderhoud, de aanschaf van noodzakelijke hardware, enz.

Personeelskosten en Benodigde Middelen

Een ander groot deel van de kosten van EHR-implementatie is wat je zult uitgeven aan de ontwikkelings- of onderhoudsteams. Dit combineert ook met de uitgaven voor hardware en opslagopties, die meestal beperkt kunnen worden door te kiezen voor cloudhosting, een goedkopere benadering.

Het Evalueren van de Rendement op Investering (ROI)

Het is belangrijk te begrijpen dat je niet zomaar geld in het niets steekt, aangezien EHR-systemen je investering zullen terugverdienen door je operaties te optimaliseren en de kwaliteit van de diensten te verhogen. Om te berekenen wat EHR voor jou heeft gedaan, verzamel uitgebreide analytische data en vergelijk de situatie voor en na.

Het implementeren van een volledig nieuw EHR-systeem verloopt niet altijd zoals gepland, dus laten we eindigen met het bespreken van de potentiële obstakels die je moet vermijden.

EHR-kosten Efficiënt Beheren

Je wilt niet dat de kosten van de EHR-implementatie uit de hand lopen, wat kan gebeuren bij slecht beheerde ontwikkeling of te ambitieuze projecten. Maak een plan en houd je eraan, pas het werk aan jouw capaciteiten aan.

Regelgevende Compliance Vereisten Navigeren

Hoewel gekwalificeerde ontwikkelingsteams doorgaans weten hoe ze je app compliant kunnen houden met relevante wetgeving, kunnen ze blinde vlekken hebben voor specifieke regio's en kenmerken. Daarom is het het beste om een juridisch consultant in te huren als je dat in je budget kunt passen. Dit zorgt ervoor dat je product volledig in overeenstemming is met de regelgevingen.

Technologische Obstakels en Weerstand tegen Verandering Overwinnen

Data suggereert dat de aarzeling van het personeel een van de obstakels is voor de adoptie van EHR-systemen, aangezien sommige professionals meer gewend kunnen zijn aan oudere technologie of niet bereid zijn om over te stappen van traditionele methoden. Dit kan worden opgelost door training en onboarding lezingen aan te bieden om de voordelen van EHR te laten zien.

Uitdagingen bij Training en Vaardigheidsontwikkeling

Toegeven, de training die het probleem van weerstand oplost kan op zichzelf al lastig zijn. Je moet ofwel een cursus ontwikkelen die voor iedereen geschikt is of het splitsen in gespecialiseerde trainingsplannen. Dit is de betere aanpak, aangezien verpleegkundigen en artsen van verschillende specialisaties uiteenlopende ervaringen met het systeem zullen hebben.

Dit is het einde van onze kostenanalyse voor EHR-implementatie, maar onze bereidheid om te helpen stopt daar niet. Met meer dan tien jaar praktische ervaring in het creëren van op maat gemaakte software en het aanpassen van infrastructuur ter ondersteuning van optimalisatie, is JetBase een leider in softwareontwikkeling.We hebben ervaring in de medische sector, het creëren van uitgebreide SaaS-oplossingen en flexibele platforms.

Werken met ons betekent zorgen voor topkwaliteit, professionele communicatie en de realisatie van uw ideeën. Dus als u EHR nodig heeft, heeft u JetBase nodig, en we zijn slechts een bericht verwijderd.