Beyond Code: Hoe Projectmanagers Excellentie Draaien

Soms denken mensen dat een ontwikkelingsproject alleen om coderen draait. In werkelijkheid is er echter een deel waar aandacht voor kan ontbreken — de lijm die alles en de processen bij elkaar houdt — projectmanagement. Mijn naam is Yulia. Ik ben projectmanager bij JetBase, en in dit artikel zal ik proberen mijn visie op de rol van projectmanager te delen op basis van mijn persoonlijke ervaring. Ik zal uitleggen waar je op moet letten bij het aannemen van een projectmanager of een team met een projectmanager, aangezien de kwaliteit van het werk van deze speler rechtstreeks invloed heeft op het succes van jouw product. Je leert ook of het mogelijk is om producten te lanceren zonder een dedicated projectmanager — door gebruik te maken van moderne tools en technologieën en de bestaande menselijke middelen van jouw team. Veel leesplezier!

Ik herinner me dat ik nog gewoon een Quality Assurance specialist was en nog geen projectmanager, en ik kwam op kantoor en zag een nieuw lid — een junior ontwikkelaar die niet veel ervaring had met teamwork. Hij was een aardige jongen, niet zo introvert als de cliches over ontwikkelaars zeggen, dus hij deelde zijn frustratie met mij. Hij zei: Ik begrijp echt niet waarom er deze rol van projectmanager in het team is. Ik kan beter rechtstreeks de technische leider of eigenaar aanspreken om de problemen op te lossen of op mijn vragen te antwoorden. En ik weet wat ik op mijn werk moet doen en hoe ik met het team moet communiceren — dus, waarom is een projectmanager zo noodzakelijk?

Dat was een goede vraag van een junior die zelfs seniors zichzelf niet stellen. Ik begon meer aandacht te besteden aan projectmanagement, het te analyseren en het te vergelijken met en zonder PM-projectcases. Ik realiseerde me dat de rol van projectmanager essentieel is, en die openbaring duwde mij — een QA-specialist — om een PM te worden.

Maar de vraag blijft hier en is redelijk — hebben we een projectmanager nodig? Als we ons losmaken van webontwikkeling en ons een familiebedrijf voorstellen zoals schoenenproductie in de Middeleeuwen, toen communicatie beperkt was tot één dorp en een paar naburige dorpen, kunnen we ons voorstellen dat ze geen dedicated manager nodig hadden — ze zijn een familie met gedeelde waarden en achtergrond.

Overweeg nu je project. Het kan zijn dat je het idee hebt dat jouw team een familie is of zeer dicht bij vakgenoten staat en dat je het idee van een voetstuk en de toezichthoudende blik van de manager niet leuk vindt. Zeker, soms kan een manager meer frustratie brengen als iemand die “niet uit de gemeenschap” komt, maar dit is degene die zijn eigen rol en missie niet begrijpt en micromanagement in plaats van een strategische benadering toepast.

Zoals McKinsey & Company staten: “een professioneel management, wanneer goed geïdentificeerd en gegeven de juiste voorwaarden om te gedijen, kan betere resultaten opleveren dan alleen familie-structuren.”

In webontwikkeling is projectmanagement nog kritischer:

Deze statistieken tonen aan hoeveel projectmanagement wordt gewaardeerd. Maar buiten de cijfers om, wil ik inzichten delen uit mijn eigen ervaring en uitleggen hoe wij bij JetBase projecten met en zonder projectmanager waarderen.

Er zijn zoveel facetten (meer dan 50 zeker) van projectmanagement — afhankelijk van niches, de grootte van het team, het product, de duur van de productie, en nog veel meer. Maar hier zijn enkele cruciale verantwoordelijkheidsgebieden die een PM kan bestrijken:

• Creëer Ongestoorde Communicatie & Naadloze Afstemming

Als je zelfs alle teamleden in dezelfde kamer plaatst, kan het een verhaal zijn van katten samenbrengen wanneer iedereen in hun eigen richting trekt. Het is soms niet duidelijk dat in het ontwikkelingsteam de rollen en gebieden vrij smal zijn en specifieke talen helemaal niet overlappen — backends spreken hun mantra's, frontends in hun dialect, en zelfs dicht bij de laatsten leven de UX/UI jongens in hun niveaus van communicatie. Een projectmanager moet zich bewust zijn van al deze stemmen van waarheid en hen afstemmen op het geheel — zij leggen uit wat er aan de hand is aan de teamleden evenals aan belanghebbenden, dus communicatieve vaardigheden en het “zien van het grotere geheel” moeten op maximaal niveau zijn. Dit helpt om knelpunten, verwarring en tijdverlies (=geld) te vermijden.

• Planning & Budgettering

Tijd is geld! Wist je dat het 14 jaar en $102 miljoen kostte om het Sydney Opera House te bouwen in plaats van de geplande 4 jaar en $7 miljoen? Dat is een voorbeeld van slecht georganiseerde planning. We kunnen ons voorstellen hoe gefrustreerd investeerders en projectautoren waren door overbelaste tijdschema's en budgetten. Dat kan ook gebeuren in webontwikkeling, en de PM is verantwoordelijk daarvoor. Ze stellen realistische tijdschema’s op en volgen de voortgang en passen het project aan indien nodig, zodat niemand verrassingen heeft en het project op schema blijft.

• Risicomanagement & Probleemoplossing

Uitdagingen gebeuren en projectmanagers moeten ze zo vroeg mogelijk identificeren, zij zijn de eersten die erop reageren zodat ze geen echte ramp worden. En zelfs als er problemen zijn, blijven PM's niet aan de zijlijn — ze zijn zich bewust van technieken die kunnen helpen om uit de situatie te komen. Natuurlijk zijn ze geen superhelden die komen redden, maar hun echte kracht is om toezicht te houden en proactief te zijn. Een soort superkrachten, toch?

• Klant- & Belangenbehartiging

Klanten hebben altijd gelijk, dat is zeker, en hun grootste wettelijke recht is om een product te wensen zoals zij het zich voorstellen. Maar hier is de rol van de projectmanager net zo cruciaal als ergens anders — als iemand die zich aan de ontwikkelingszijde bevindt en de communicator met de buitenwereld — de wereld van het bedrijfsleven, de markt, en de klanten. De PM's spreken zowel de ontwikkelings- als de bedrijfsvoeringstaal en ze weten hoe ze enkele extra verwachtingen van de ene of de andere kant kunnen verankeren. Ze zijn bemiddelaars.

• Voortgang volgen & processen verbeteren

De missie van de projectmanager is niet alleen het bewaken van deadlines, maar ook het analyseren van het proces en ervoor zorgen dat het vordert en naar een helderder einde gaat en niet naar de grot. Hun ogen zijn wijd open en ze zien achter zich de waarden, de doelstellingen en de succesvolle lancering van het project, en als er iets misgaat, weten ze hoe ze het kunnen verbeteren.

Hoe we zonder een projectmanager kunnen werken

De rol van een PM is niet zo onmisbaar als het lijkt. Laten we eerlijk zijn: er zijn situaties waarin het project helemaal geen manager nodig heeft.

Een manager in een startup met 3–5 mensen is op dit moment te veel — geen behoefte aan één, gewoon een aangepast projectmanagementtoepassing zoals Asana en een teamchat op Slack kan voldoende zijn. Het kleine team volgt Lean- of Agile-werkwijzen en de flounder of technische leidinggevende beheert de processen.

Maar wanneer een project opschaalt en het aantal taken en deelnemers toeneemt, is het beter om chaos te voorkomen en zo snel mogelijk een projectmanager uit te nodigen. Deze zal de soepelheid van de processen, de eliminatie van communicatiebarrières en een tijdige naleving van deadlines waarborgen.

Zacht of hard, technisch of interpersoonlijk — er is een boeket aan vaardigheden dat een projectmanager moet samenstellen in hun persoonlijkheid. Maar hier zijn mijn favorieten die ik probeer in mij te ontwikkelen om effectieve resultaten voor mijn projecten te brengen en om het vertrouwen van teamgenoten en belanghebbenden te winnen.

1.Niet-Personlijke Communicatievaardigheden

Interpersoonlijke communicatie is belangrijk, maar niet minder dan de capaciteiten om rapporten, notulen van vergaderingen of richtlijnen op te stellen. En dat is wat de PM moet afmaken als noten — de opleveringen na de vergaderingen, brainstormsessies en discussies. Die sporen dienen als de documentatie die overeenkomsten bijhoudt. Zonder de juiste documentatie zal het project gebrek hebben aan richting, als een kamelenprocessie in de woestijn zonder sterren te zien. Als een projectmanager het proces niet goed kan documenteren, zal het project zeker falen.

2. Specifieke Technische Kennis van Stacks

Er is een misverstand dat een projectmanager een taakbeheerapplicatie kan vervangen (bijvoorbeeld Asana of Trello) — helemaal niet! Eerder zal een PM als een vis aan de kust zijn binnen de applicatie, niet alleen voor hun overleving, maar om anderen te begeleiden. Kennis van Figma voor prototyping of Miro voor brainstormen is een grote plus — die hulpmiddelen van een professioneel leven. En er zijn veel meer om aan toe te voegen — het plannen van vergaderingen, AI-assistenten, enz.

3. Diepgaand Begrip van de Fases van Webontwikkeling

Om teams en hun timing te orkestreren, is het bewustzijn van hoe een bepaald type project in de webontwikkeling tot leven komt, zeer nuttig in succesverhalen. Stel je voor dat je een webapp-project bent begonnen en na zes maanden besluit je een mobiel project te lanceren. Je zult de krachten bundelen en dezelfde mensenbronnen gebruiken. Een projectmanager moet weten hoe die krachten van het ene naar het andere te brengen, hoe te mixen en matchen zonder hoofdexplosies en misverstanden en om met succes het ene of andere project op tijd te lanceren in hun hoofd ook.

De kennis van de Software Development Life Cycle (SDLC) is een sleutelelement hierin — het helpt een PM het hele proces te begrijpen, van planning en ontwerp tot ontwikkeling, testen, uitrol en ondersteuning na uitrol. Kennis van SDLC stelt een PM in staat om middelen efficiënt te beheren over meerdere projecten en teams.

4. Aanpassingsvermogen

Betekent aanpassingsvermogen je agenda afstemmen op verschillende tijdzones? Vriendelijk ja! Maar het gaat vooral om je onderdompelen in de context van het project en het bedrijf, de cultuur van klanten en de specifieke klantbehoefte. Zoals bijvoorbeeld, ik ben momenteel bezig met het beheren van een gezondheidszorgproject en een olie- en gasproject. Het schakelen tussen deze twee industrieën was in het begin uitdagend maar behoorlijk cruciaal, dus heb ik deze vaardigheid getraind door een diep begrip van de context voordat het project begon. De openheid voor nieuwe kennis en soms uitdagingen is de sleutel tot het succesvolle portret van een Projectmanager.

5.De Decompositie van Taken

Begrijpen hoe je complexe projecten kunt aanpakken door ze op te splitsen in kleinere, gedetailleerde stappen is de sleutel tot het beheersen van projectmanagement. Deze vaardigheid komt voort uit de QA-ervaring, maar kan projectmanagers echt helpen om succes te behalen. Bij JetBase hebben we een school van technologische leiders waar we de techniek van decompositie leren en lessen daar worden vaak ook bezocht door PM's. We hebben het hier eerder over gehad — decompositieborden spelen een cruciale rol bij budgetplanning en teammanagement. 

6. Aandacht voor Detail

Deze vaardigheid is voor de hand liggend, maar helaas niet gewaardeerd vanwege de hoge aanwezigheid van technologieën en AI. Bijvoorbeeld, sommige projectmanagers vertrouwen robots meer dan zichzelf, en daardoor is er zoveel overlap en overwerk. Het opnieuw verifiëren van documentatie en rapporten kost veel middelen, en het is beter om altijd aandacht te besteden aan details, niet alleen in geval van fouten.

In feite is een van de belangrijkste missies van de PM om de tijd en het geld van de klanten te sparen. Dit wordt niet alleen gedaan door uitgaven bij te houden — het gaat om het identificeren van potentiële risico's in een vroeg stadium en proactief reageren door effectieve oplossingen voor te stellen.

Bijvoorbeeld, eenmaal was onze klant van plan dure apparatuur aan te schaffen. Ik merkte op dat de apparatuur die ze gekozen hadden mogelijk incompatibel was met andere delen van het project — gelukkig, we waren nog in de planningsfase en het was nog niet te laat om te inventariseren. Het probleem lag in de herkomst van de technologische stapel en de technologieapparatuur — ze kwamen van verschillende leveranciers en dat vormde een probleem voor de integratie en kon leiden tot onnodige kosten voor vervangingen in de toekomst. Dus, ik signaleerde op het moment van besluitvorming en stelde een alternatief, kosteneffectief voorstel voor. Deze proactieve actie heeft de klant geld bespaard en onze reputatie gered.

Geld is reputatie — geld besparen voor klanten is een goede manier voor de PM om het team als zijn gezicht te vertegenwoordigen. Aangeven hoe ze om hun klanten geven toont een goed imago, vertrouwen, terugkerende klanten en nieuwe, en nog veel meer voordelen.

Als we teruggaan naar die jongere collega waar ik in het begin van het artikel over sprak, was hij een van de mensen die het belang van de projectmanager verkeerd begreep. Zoals ik ook al eerder zei, is er waarheid in zijn of hun gedachten — soms is overmanagement of micromanagement niet de beste begeleider van efficiënte doelgerichte werkzaamheden.

Mijn doel hier is uit te leggen wat een goede projectmanager zou moeten zijn — niet dat de projectmanager in elke hoek van webontwikkeling moet staan. En hier is nog een richtlijn voor de lezers — een veelvoorkomende misvatting over projectmanagement.

Ongeacht het feit dat de rol van projectmanager vaak wordt gedeeld met andere experts zoals technische leidinggevenden, teamleiders of QA-specialisten (of oprichters en eigenaren) zoals mijn ervaring me leert, is het beter om niet te veel te mengen. Een toegewijde projectmanager met bepaalde vaardigheden zal alleen maar voordelen opleveren, terwijl een zonder speciale vaardigheden of ervaring schade, overbelasting en frustratie kan veroorzaken.

Ik zou nooit zelf projectmanager worden als ik niet geloofde in de kracht van deze rol en niet had gezien hoe mijn aanpassingen, toezicht en proactiviteit werden gewaardeerd door teamleden, evenals miserable resultaten opleverden.

We hopen dat dit artikel je heeft geholpen de onschatbare voordelen van een PM in jouw ontwikkelingsproject te begrijpen. Bij JetBase is een PM geen positie achter de schermen; het is een essentiële, hooggeplaatste rol die nauw verbonden is met onze CEO en CFO. Samen, met ondersteuning van elkaar, zorgen zij ervoor dat het team het beste uit zichzelf haalt, dat doelen worden bereikt en dat het bureau verbetert in het voldoen aan tevreden klanten. Als onze benadering je aanspreekt, aarzel dan niet om contact op te nemen—we zijn enthousiast om met je samen te werken!